6 arbeidsplassforhold som krever at du oppretter en ny bedriftspolicy
Du vil ha de nødvendige retningslinjene og prosedyrene på plass for å sikre en trygg, organisert, koselig, bemyndigende, ikke-diskriminerende arbeidsplass. Likevel ønsker du ikke å skrive en policy for hvert unntak fra akseptert og forventet oppførsel. Policyutvikling er for de mange ansatte ikke for få unntak.
Du ønsker ikke å skape en rekke politikker som styrer de mange medarbeiderens handlinger. Når alt du trenger, er tilstrekkelig politikk for å kontrollere noen få handlinger.
Derfor ønsker du ikke å opprette politikker for hver uforutsetning, slik at det er svært lite ledelsesgrad i å takle individuelle ansattes behov. Omvendt vil du ha de nødvendige retningslinjene, slik at ansatte aldri føler seg som om de bor i et fritt for alle miljø av favoritisme og urettferdig behandling.
Hvis du har for mange politikker er gitt, øker du også sannsynligheten for at lederne dine vil bruke dem ulik og urettferdig. Du øker behovet for å utvikle retningslinjer og kommunikasjonsverktøy for å sikre at retningslinjene er rettferdige, konsekvente brukt og godt administrert.
Du må oppnå en sunn balanse når du utvikler en ny selskapspolitikk. For det meste trenger du ikke å utvikle en ny bedriftspolicy så lenge du adresserer de ansatte som oppfører seg på måter som er upassende for din arbeidsplass.
Disse ti trinnene tar deg fra å bestemme behovet for en policy gjennom å distribuere og integrere en policy.
Sjekk ut disse retningslinjene for å se om det er behov for en policy
For hver av årsakene som er oppgitt om hvorfor det kan være behov for en politikk, er det gitt eksempler på politikk som kan falle inn i den kategorien av behov for politikk. En politikk er nødvendig:
- hvis handlinger av ansatte indikerer forvirring om den mest hensiktsmessige måten å oppføre seg på ( kleskoder , e-post og Internett-politikk , bruk av smarttelefon )
- hvis det er behov for veiledning om den mest hensiktsmessige måten å håndtere ulike situasjoner (oppførselsstandarder, reiseutgifter, kjøp av firmaprodukter),
- når det er nødvendig for å beskytte selskapet juridisk (konsekvent etterforskning av anklager om trakassering , ikke-diskriminerende ansettelse og forfremmelse )
- for å holde selskapet i samsvar med statlige retningslinjer og lover (FMLA, ADA, EEOC, minimumslønn ),
- å etablere konsistente arbeidsstandarder, regler og forskrifter ( progressiv disiplin , sikkerhetsregler, bruddregler , røykeregler) , og
- å gi konsistent og rettferdig behandling for ansatte (fordelerberettigelse, betalt tidsavbrudd, opplæringshjelp , forsinkelsestid , juryplikt ).
Det kan være andre grunner, i tillegg til hvorfor du vil utvikle en policy. Husk at den ene arbeidstakerens dårlige oppførsel ikke bør kreve en politikk som vil påvirke alle andre ansatte.
Formuler politikkens mål
Når du har fastslått at en policy er nødvendig, må du bestemme målet du vil oppnå når du skriver den aktuelle politikken. Når det er mulig, vil du fortelle ansatte hvorfor du implementerer politikken.
Du trenger nok detaljer i politikken for å gjøre bedriftens posisjon klar, men du kan aldri håpe å dekke alle potensielle situasjoner som politikken tar opp.
Derfor er målet med en policy kort og enkel. Anerkjenner at dette kanskje ikke er mulig med retningslinjer om områder som selskapets tilnærming til Family Medical and Leave Act , diskriminering eller klageundersøkelse eller det progressive disiplinssystemet.
Men hvor mye kan du virkelig si om kjøring mens du snakker på en smarttelefon? Så bruk sunn fornuft da du bestemmer utfallet du vil ha fra politikken din.
Samle informasjon
Denne delen av TheBalance.com gir utvalgspolitikker som mange andre nettsteder, selv om andre selskaper ofte tar betalt for deres retningslinjer. Selv nettsteder som tar betalt, gir gratis prøver slik at du kan teste deres retningslinjer.
Du vil ha problemer med å finne en utvalgspolicy som akkurat passer for bedriftens omstendigheter, språk og kultur. Men, forskning på nettet og finn utvalgspolitikker for å gi grunnlag for å revidere utvalgspolitikker, i stedet for å skrive retningslinjene dine helt fra grunnen.
Du kan også abonnere på en tjeneste som gir eksempler som HR-retningslinjer og eksempler. Eksterne policykilder finnes også i denne samplingsmappen . Endelig gir Samfunnet for Human Resources Management (SHRM) politikkprøver for medlemmer.
I noen tilfeller kan du til og med ønske å snakke med arbeidsadvokaten din. Advokatfirmaer skriver generiske retningslinjer for sine kunder at du også kan tilpasse dine behov. Spesielt når en ny lov går eller Arbeidsdepartementet utsteder nye regler, vil advokaten din sannsynligvis utvikle en tilhørende politikk.
Utvikle og skriv retningslinjene
Med mål og prøver i hånden, skriv politikken ved hjelp av enkle ord og konsepter. Snakk direkte til de som vil lese, håndheve og leve av politikken.
Etter hvert avsnitt, spør deg selv "hva hvis" spørsmål for å sikre at politikken dekker grunnleggende og normale unntak og spørsmål.
Ikke vær obsess over dette, men; Som nevnt, dekker ingen policy noen mulige uforutsetninger.
Gå gjennom retningslinjene
Velg flere ansatte, eller til og med en liten pilotgruppe, for å lese retningslinjene og stille spørsmål som de måtte ha om politikken. Denne anmeldelsen gir tilbakemelding om at ansatte vil kunne forstå og følge retningslinjene.
Skriv om politikken basert på tilbakemeldingen.
Få styringsstøtte for politikken
Gå gjennom retningslinjene med ledere som må lede og sette i bruk politikken. Du vil ønske å ha sin støtte og eierskap til politikken . Du har startet denne prosessen mye tidligere, selv så tidlig som da du identifiserte behovet for politikken, men styringsstøtte når du implementerer politikken er avgjørende.
Få juridisk gjennomgang av retningslinjene
Hvis politikken har juridiske implikasjoner, er lovlig av sin natur, har personlige implikasjoner for ansatte (for eksempel sikkerhetsprosedyrer), vil du få advokat til å gjennomgå politikken før du distribuerer politikken videre.
Sørg for at du kommuniserer med advokat din at du ikke vil at politikken skal skrives om igjen i juridisk form . Du vil at politikken blir vurdert for juridiske implikasjoner og passende ordlyd.
Gjennomfør retningslinjene
I små grupper, individuelt eller i et selskapsmøte, avhenger vanligvis av politikkens kontroversielle karakter og den enkle forståelsen av det, distribuere og gjennomgå den nye politikken. Gi de ansatte en sjanse til å stille spørsmål.
Politikken bør alltid bestå av politikken på et stykke papir med den ansatte påmeldt på et andre ark.
Ansatte kan logge av at de har mottatt og forstått politikken, men beholder en kopi for egne filer.
Sample Policy Sign Off Statement
Dette er en prøve-signoff-setning som skal brukes:
Jeg bekrefter mottak av og forståelse av retningslinjene for (din bedrift). Politikken er effektiv (dato) til videre varsel.
_______________________________________________________
Ansattes signatur
_______________________________________________________
Ansattes navn (Vennligst skriv ut)
________________________________
Dato
Bestem hvordan du kommuniserer politikken i fremtiden
Ta med retningslinjene i arbeidstakerhåndboken din. Du vil kanskje også at politikken skal bli en del av din nye medarbeiderorientering .
Noen selskaper plasserer retningslinjer i deres intranett eller i en policymappe på datanettverkets felles stasjon. Bestem om du vil distribuere politikken ved hjelp av flere metoder.
Du vil også arkivere og dato tidligere retningslinjer som denne policyen erstatter. Du kan trenge dem for lovlig eller annen referanse i fremtiden.
Tolk og integrere politikken
Uansett hva du skriver i politikken, vil din senere policyapplikasjon og arbeidspraksis bestemme den virkelige meningen med politikken. Tenk konsekvent og rettferdig når du tolker politikken over tid.
Når du finner din praksis forskjellig fra den skriftlige politikken, er det på tide å se gjennom og omskrive retningslinjene, og syklusen starter igjen.
Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.