Eksempel på Human Resources Assistant Jobbbeskrivelse

by Susan M. Heathfield

Human Resources Assistant Samlet jobbbeskrivelse med primære oppgaver

Posisjon Beskrivelse:

Personalassistenten bistår med administrasjonen av den daglige driften av menneskelige ressurser og plikter. HR-assistenten utfører ansvar i noen eller alle følgende funksjonelle områder: avdelingsutvikling, HRIS, ansattes relasjoner, trening og utvikling, fordeler, kompensasjon, organisasjonsutvikling, ledende administrasjon og ansettelse.

HR-assistenten har delvis ansvar for disse områdene:

rekruttering og bemanning logistikk;
ytelsesstyring og forbedringssporingssystemer;
ansattes orientering, utvikling og opplæring logistikk og opptak;
bistå med ansattes relasjoner;
Bedriftens brede komité tilrettelegging og deltakelse;
Selskapets medarbeider kommunikasjon ;
kompensasjon og fordeler administrasjon og registrering;
ansattes sikkerhet, velferd, velvære og helse rapportering ; og
ansattes tjenester;
opprettholde ansattes filer og HR-arkiveringssystemet;
bistå med den daglige effektive driften av HR-kontoret.

Human Resources Assistant bidrar til å oppnå menneskelige ressurser og målsettinger som vil gi en ansatt-orientert, høyytende kultur som legger vekt på empowerment, kvalitet, produktivitet og standarder, måloppnåelse og rekruttering og kontinuerlig utvikling av en overlegen arbeidsstyrke.

Human Resources Assistant hjelper med gjennomføringen av tjenester, retningslinjer og programmer gjennom HR-ansatte. HR-assistenten rapporterer også til HR-direktøren, hvem assistenten bidrar til å oppfylle sitt ansvar. HR-assistenten bistår også bedriftsledere med HR-problemer.

Hovedmål:

Arbeidsstyrkenes sikkerhet.

Utvikling av en overlegen arbeidsstyrke.
Utvikling av HR-avdelingen.
Utvikling av en ansatt-orientert bedriftskultur som vektlegger kvalitet, kontinuerlig forbedring og høy ytelse.
Personlig løpende utvikling.

De viktigste områdene som en typisk HR-assistent er ansvarlig for, er fremhevet her, samt mer spesifikke oppgaver innen hvert ansvarsområde.

Utvikling av Human Resources Department

Administrerer programmer, prosedyrer og retningslinjer for å hjelpe til med å justere arbeidsstyrken med selskapets strategiske mål.
Deltar i å utvikle avdelingsmål, mål og systemer .
Hjelper med sporing av avdelinger og selskapsmålinger som støtter oppnåelsen av selskapets strategiske mål.

Forbereder og vedlikeholder rapporter som er nødvendige for å utføre funksjonene i Human Resources. Forbereder periodiske rapporter for ledelse, som nødvendig eller forespurt.
Deltar i administrative stabsmøter og deltar på andre møter og seminarer etter behov og for å representere avdelingen.

Human Resources Information Systems (HRIS)

Opprettholder HRIS-databasen og genererer planlagte eller forespurte rapporter for å hjelpe ledelsen.
Oppdateringer medarbeider telefonkatalog og firma organisasjon diagram . Opprettholder en database med ansattes kontaktinformasjon.
Periodisk kontrollerer databasen for å sikre nøyaktighet.
Hjelper med å utvikle og oppdatere Human Resources-delen av nettstedet.
Holder medarbeidsoppdateringer oppdatert ved å behandle ansattes statusendringer i tide.
Opprettholder personellfiler i samsvar med gjeldende lovkrav.

Fordeler Administrasjon

Gjennomfører fordelingsretninger og annen ytelsestrening, etter behov.
Behandler innmeldinger, endringer og avslutninger av deltakerne i alle ytelsesplaner og programmer.

Avstemmer månedlige faktureringsopplysninger mot lønnsfradrag.
Assisterer ansatte med eventuelle fordringsproblemer eller bekymringer.
Administrerer de daglige transaksjonene av 401 (k) -planen og behandler ansattes lån og søknader.

Trening og utvikling

Planlegger deltakerne i treningsøkter.

Sporer deltakere og treningsrekorder.
Oppretter treningsoppføringer i en database og opprettholder den.
Sporer implementeringen av ansattes ytelsesplaner (PDPs) .
Sporer oppnåelsen av PDP-mål.

Arbeid

Annonserer arbeidstakeråpninger først, internt, og deretter eksternt, i tråd med selskapets rekrutteringspolitikk. Forvalter logistikken i rekrutteringsprosessen.
Skriver avis klassifisert annonser og innlegg annonser på Internett på steder som passer til den åpne stillingen, inkludert jobbbrett, college karriere tjenester kontorer, profesjonelle foreninger, og på selskapets nettsted.
Sorter og vurderinger gjenopptas når de kommer på daglig basis. Administrerer strømmen av papirapplikasjoner og administrerer rekrutterings-e-postboksen. Gir den første gjennomgangen av CV. Opprettholder et arkiveringssystem som beholder kvalifiserte applikasjoner i ett år.
Tidsskrifter intervjuer for ansatt leder og Human Resources. Planlegger flere intervjuer etter behov.
Mails ut kandidaten tilbyr brev pakke som forespurt og spor tilbake.
Kontrollerer at arbeidsområdet, datamaskinen og annet utstyr, postkasse og riktig installert programvare er klar for den nye medarbeiderens startdag.
Utfører ny ansattes orientering .

Forbereder papirarbeid som kreves for nye ansettelser og etablerer personellfil.
Hjelper anlegget og frontkontoret med midlertidig bemanningsbehov ved å kontakte og jobbe med Midlertidig bemanningsbyrå.
Gjennomfører midlertidig ansatt orientering, skaper tidskilt og sporer nåværende midlertidig ansattes tilstedeværelse.
Fakser tidsskrifter til Midlertidig bemanningsbyrå ukentlig for lønnsbehandling.

Ansatt forhold

Hjelper med å utvikle og implementere en arbeidstakerhåndbok og nye personellpolitikker og prosedyrer.
Filer alle samsvarsrapporter med staten og føderal regjeringen, inkludert EEO-1-rapporten.
Hjelper med implementering og sporing av selskapssikkerhets- og helseprogrammer.

Kompensasjon

Er trent i og regelmessig praksis sikkerhetskopiering regnskap og lønn.
Deltar i minst en lønnsundersøkelse per år.

Organisasjonsutvikling

Delta i ulike komiteer for å yte HR-støtte og overvåke aktiviteter og gjennomføring av mål.
Deltar i planlegging og implementering av ulike ansattes relasjoner og medarbeidertilfredshetsinitiativer.

Administrasjon

Sorterer e-post og faks; distribuerer til ansattes postkasser.
Hjelper med styremøter: Skaper styrepakker, møter og hilser framkomne styremedlemmer, bestiller lunsjer, reserverer.
Konsoliderer og sender ut ukentlige rapporter til ledere.
Koordinerer forretningsreiser og andre arrangementer etter behov.
Bestiller blomster og kort til ansatte for hendelser som sykdom, død i familie, fødsel, eksamen, og så videre.
Skaffer VISA og pass for ansatte som trenger å reise utenlands.

Ytterligere

Antar andre oppgaver som tildelt av HR-direktøren eller konsernsjefen.

For å utføre Human Resources Assistant-jobben, må en person være i stand til å utføre hvert vesentlig ansvar tilfredsstillende. Disse kravene er representative, men ikke all inclusive, av kunnskap, ferdigheter og evne som kreves av selskapet Human Resources Assistant.

Human Resources Assistant Krav

Rimelige innkvartering kan gjøres for å gjøre det mulig for personer med nedsatt funksjonsevne å utføre disse viktige funksjonene.

Utmerket datakompetanse, inkludert Word og Excel i et Microsoft Windows-miljø.
Effektive muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner.
Generell kunnskap om ulike arbeidslover og praksis.
Erfaring med administrasjon av fordeler og andre HR-programmer.
Utmerkede mellommenneskelige ferdigheter.
Ferdigheter i databehandling og oppbevaring.
Kunne vise høy grad av konfidensialitet .
Utmerkede organisatoriske ferdigheter.
Må være i stand til å identifisere og løse problemer i tide.
Må være i stand til å samle og analysere informasjon dyktig.

Fysiske krav til HR-assistentens jobb

Disse fysiske kravene er representative for de fysiske kravene som er nødvendige for at en ansatt skal kunne utføre de viktigste funksjonene til Human Resources Assistant's jobb. Rimelig innkvartering kan gjøres for å gjøre det mulig for funksjonshemmede å utføre de beskrevne viktige funksjonene i Human Resources Assistant's jobb.

Mens du utfører ansvaret for personalassistentens jobb, er ansatt pålagt å snakke og høre. Ansatte er ofte pålagt å sitte og bruke hender og fingre, håndtere eller føle og manipulere nøkler på et tastatur.

Medarbeiderne må av og til stå, gå, nå med armer og hender, klatre opp eller balansere, og bøye, knelte, kroke eller krype.

Visjon evner som kreves for denne jobben, inkluderer nærsynthet.

Arbeidsmiljø for HR-assistentens jobb

Mens de utfører ansvaret for HR-assistentens jobb, er disse arbeidsmiljøegenskapene representative for miljøet som Human Resources Assistant møter. Rimelige innkvartering kan gjøres for å gjøre det mulig for funksjonshemmede å utføre de viktigste funksjonene til Human Resources Assistant's jobb.

Under utførelsen av denne stillingen er arbeidstakerne i enkelte tilfeller utsatt for å flytte mekaniske deler og kjøretøy. Støynivået i arbeidsmiljøet er vanligvis stille til moderat.

Konklusjon

Denne stillingsbeskrivelsen er ment å formidle informasjon som er viktig for å forstå omfanget av HR-assistentens stilling, og det er ikke ment å være en uttømmende liste over ferdigheter, innsats, plikter, ansvar eller arbeidsforhold knyttet til stillingen.

Utdanning og erfaring

En bachelorgrad er nødvendig.
Ett til to års generell forretningserfaring, erfaring med menneskelige ressurser foretrukket.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land.

Vennligst søk juridisk bistand , eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.