Gjør din tilbakemelding har den innvirkning det fortjener på måten og tilnærmingen du bruker til å gi tilbakemelding. Din tilbakemelding kan gjøre en forskjell for folk hvis du kan unngå å provosere en defensiv respons. Disse retningslinjene vil hjelpe deg med å hjelpe medarbeiderne med å utvikle deres ytelse.
Her er hvordan du best kan gi tilbakemelding:
- Effektiv tilbakemelding fra ansatte er spesifikk, ikke generell. For eksempel, si: "Rapporten du slår inn i går var godt skrevet, forståelig og gjort dine poeng om budsjettet veldig effektivt." Ikke si, "god rapport". Et av formålene med effektiv og konstruktiv tilbakemelding er å la personen få vite hvilken spesifikk oppførsel du vil se mer av fra ham. Generell tilbakemelding som et klaff på ryggen gjør at arbeidstakerne trives godt, men ikke gjør en god jobb med å styrke oppførselen.
- Nyttig tilbakemelding fokuserer alltid på en bestemt oppførsel, ikke på en person eller deres intensjoner. (Da du deltok i konkurrerende samtaler under stabsmøtet, mens Mary hadde gulvet, distrahente du de andre som var til stede. Som et resultat ble Marias poeng delvis savnet.)
- Den beste tilbakemeldingen er oppriktig og ærlig til hjelp. Stol på meg, folk vil vite om de mottar det av en annen grunn. De fleste har intern radar som lett kan oppdage uendelig. Vær oppmerksom på dette når du gir tilbakemelding.
- Vellykket tilbakemelding beskriver handlinger eller oppførsel som den enkelte kan gjøre noe med. Hvis du kan, gi verktøy, trening, tid eller støtte som personen trenger for å kunne utføre som du trenger henne til å utføre.
- Når det er mulig, tilbakemelding som er forespurt, er kraftigere. Be tillatelse til å gi tilbakemelding. Si, "Jeg vil gjerne gi deg noe tilbakemelding om presentasjonen, er det greit med deg?" Dette gir mottakeren litt kontroll over situasjonen som er ønskelig.
- Når du deler informasjon og bestemte observasjoner, gir du tilbakemelding som en ansatt kan bruke. Det inkluderer ikke råd med mindre du har tillatelse eller råd ble bedt om. Spør den ansatte hva han eller hun kan gjøre annerledes som følge av å høre tilbakemeldingen. Du er mer sannsynlig å hjelpe medarbeideren til å endre sin tilnærming enn om du forteller arbeideren hva du skal gjøre eller hvordan du skal endre.
- Om tilbakemeldingen er positiv eller konstruktiv, gi informasjonen så nært knyttet til hendelsen som mulig. Effektiv tilbakemelding er godt tidsbestemt slik at medarbeiderne enkelt kan koble tilbakemeldingen med sine handlinger.
- Effektiv tilbakemelding innebærer hva eller hvordan noe ble gjort, ikke hvorfor. Spør hvorfor spør folk om deres motivasjon og det provoserer forsvar. Spør, hva skjedde? Hvordan skjedde det? Hvordan kan du forhindre dette resultatet i fremtiden? Hvordan har jeg gjort en bedre jobb med å hjelpe deg? Hva trenger du fra meg i fremtiden?
- Kontroller at den andre personen forstod hva du kommuniserte ved å bruke en tilbakemeldingsløype, for eksempel å stille et spørsmål eller observere endret atferd. Sett en tid til å komme sammen igjen for å diskutere om tilbakemeldingen endret ytelsen og om det er behov for flere tiltak.
- Vellykket tilbakemelding er like konsekvent som mulig. Hvis handlingene er gode i dag, er de gode i morgen. Hvis politikkbrudd fortjener disiplinær tiltak , bør det alltid fortjene disiplinær handling.
Generelle tips om å gi effektiv tilbakemelding
- Tilbakemeldinger kommuniseres til en person eller et lag med mennesker om hvilken effekt deres oppførsel har på en annen person, organisasjonen, kunden eller teamet.
- Positiv tilbakemelding innebærer å fortelle noen om god ytelse . Gjør denne tilbakemeldingen rettidig, spesifikk og hyppig.
- Konstruktiv tilbakemelding varsler et individ til et område der hans ytelse kan bli bedre. Konstruktiv tilbakemelding er ikke kritikk. Det er beskrivende og bør alltid rettes til handlingen, ikke personen.
- Hovedformålet med konstruktiv tilbakemelding er å hjelpe folk å forstå hvor de står i forhold til forventet og / eller produktiv jobbadferd.
- Anerkjennelse for effektiv ytelse er en kraftig motivator. De fleste ønsker å få mer anerkjennelse, så anerkjennelse fremmer mer av de verdsatte handlingene.