HRIS-definisjon og beskrivelse
Normalt pakket som en database, selger hundrevis av selskaper en form for HRIS, og hver HRIS har forskjellige muligheter.
Velg HRIS nøye ut fra de evnene du trenger i din bedrift. Etter hvert som HRIS har blitt stadig mer sofistikert, har valget blitt nok til å paralyse en HR-avdeling .
Viktige hensyn når du ser på dine HRIS-alternativer
Valget av en HRIS er en stressende situasjon som så mange alternativer eksisterer. Å velge de alternativene som er best for dine behov hos din bedrift, er utfordrende. Wading gjennom informasjonen fra hvert system er også utfordrende.
Selgerne er ofte oppdragsgivere som muntlig kan fortelle deg at systemet vil tilfredsstille dine behov. Pass på at du sjekker dette ut med flere kilder, inkludert nåværende kunder, online diskusjonsgrupper, LinkedIn, andre SHRM-medlemmer og Google-vurderinger.
Dette er de andre faktorene du bør vurdere når du velger HRIS.
- Husk at selv om firmaet ditt bare er noen få mennesker i dag, kan det ha dobbelt så mange eller 10 ganger så mange ansatte i fremtiden, så velg et system som kan vokse med bedriften din.
- En annen viktig faktor som du må vurdere er at mange HRIS er i stand til å utføre bare en del av det du trenger automatisering for å oppnå. I disse tilfellene vil du være sikker på at komponentene i tilleggsprogrammer eller tilleggssystemer fungerer sammen feilfritt. Igjen, ikke ta selgerens ord om systemene som arbeider sammen. Gjør din forskning.
- Sjekk også for å se hva slags trening og løpende støtte som er tilgjengelig for dine ansatte. Du bør også sørge for at salgskonsulentens løfter om opplæring og oppfølging etter kjøpet skrives rett inn i kontrakten din for å kjøpe HRIS. Og sjekk med andre organisasjoner for å forsikre deg om at det valgte firmaet har en oversikt over kontinuerlig, nyttig støtte.
Funksjonalitet av bedre HRIS-valg
De bedre menneskelige ressursinformasjonssystemene (HRIS) gir vanligvis:
Ledelse av all personalinformasjon . Data som navn, titler, adresser og lønn er en grunnleggende start. Lønn og stillingshistorikk, rapporteringsstrukturer, prestasjonsevalueringshistorier og annen kritisk ansattes informasjon.
Bedriftsrelaterte dokumenter som arbeidstakerhåndbøker, nødevakueringsprosedyrer og sikkerhetsretningslinjer.
Fordelingsadministrasjon inkludert innmelding , statusendringer og oppdatering av personlig informasjon. I et ideelt system kan du tillate ansatte å slå opp og gjennomgå sin egen informasjon, inkludert feriesporing.
Komplett integrasjon med lønn og annet selskaps finansiell programvare og regnskapssystemer . Når disse er tilkoblet, kan du sikre at lønnsslippene er riktige.
Det er aldri en sammenkobling mellom hva den offisielle lønnsatsen er og informasjonen som lønnen har. Hvis systemene ikke integreres, er det enkelt å oppdatere en lønn i ett system og ikke i den andre.
Søker ettersporing og gjenopptakelse : Når systemet er sømløst, kan rekruttereren klikke på en innleid knapp og all informasjon fra søkeren overføres til ansattes side av ting. Dette sparer så mye tid fordi datainngang og papirarbeid praktisk talt forsvinner.
Hvis en søker legger inn sin egen informasjon ved søknad, kan du sikre nøyaktighet. Hvis tilbudsbrevet er generert ut av det samme systemet som lønnssystemet, vil lønnen matche perfekt og det er ingen misforståelse.
Prestasjonsutviklingsplaner: Det er ikke bare nok til å ha planer, hvis de er registrert i et sentralt system, så kan de enkelt følge medarbeider fra posisjon til posisjon.
Senior lederskap kan kjøre rapporter for å se hvor folk er og hva deres individuelle sjefer planlegger når det gjelder suksessplanlegging for deres fremtid.
Dissiplinære tiltak: Det er viktig å holde rede på hvem som har blitt suspendert, demotert eller hatt andre negative tiltak mot dem bemerket - selv etter at arbeideren forlater organisasjonen. Når et selskap ringer og ber om en tidligere ansattes referanse , er det enkelt for en admin i HR-avdelingen å slå opp og rapportere om personen er berettiget til rehire.
Opplæringsposter: Dette er spesielt viktig i et selskap der sertifiseringer og lisenser kreves. I andre selskaper kan treningsopplegg ikke ha dette nivået av betydning, men du kan fortsatt finne at informasjonen er nyttig når du utvikler dine ansatte, en nøkkelfaktor som de vil ha fra jobb.
I sammendrag sporer HRIS som mest effektivt selskaper denne informasjonen:
- oppmøte og PTO bruk,
- lønnsopptak og historie,
- Betal karakterer og stillinger holdt,
- ytelsesutviklingsplaner ,
- trening mottatt,
- disiplinære tiltak mottatt,
- personlig medarbeiderinformasjon, og noen ganger,
- ledelse og nøkkelpersonell suksessplaner ,
- høy potensiell ansattes identifikasjon, og
- søker sporing, intervju og valg.
Fordeler med riktig HRIS
En effektiv HRIS gir informasjon om omtrent alt som selskapet trenger å spore og analysere om ansatte, tidligere ansatte og søkere. Din bedrift må velge et Human Resources Information System og tilpasse det for å møte dine behov. Hvis bedriften din er på vekstbane, velger du et system som kan vokse med deg.
Det er ganske rimelig å implementere en grunnleggende HRIS, men sørg for at alt du implementerer oppfyller bedriftens faktiske behov. Ønsker du å kunne kjøre omsetningsrapporter? Legg inn organisasjonsdiagrammer?
Tillat ledere å få tilgang til tidligere ytelsesvurderinger elektronisk? Vil du ha alt som må gjøres gjennom HR-avdelingen, eller ønsker du ledere å få tilgang til informasjonen selv?
Med en hensiktsmessig HRIS, gjør HR-ansatte det mulig for ansatte å gjøre egne fordeler oppdateringer og adressere endringer, og dermed frigjøre HR-stab for flere strategiske funksjoner . I tillegg tilrettelegges data som er nødvendige for arbeidsledelse, kunnskapsutvikling, karrierevekst og utvikling, og likebehandling.
Endelig kan ledere få tilgang til den informasjonen de trenger for å lovlig, etisk og effektivt støtte suksessen til sine rapporterende ansatte. De kan kjøre egne rapporter og legge inn planer i systemet for å hjelpe med suksess.
Human Resource Information System (HRIS) er en programvare eller nettbasert løsning for datainngang, datasporing og datainformasjonsbehov for Human Resources, lønn, ledelse og regnskapsfunksjoner i en bedrift.
Normalt pakket som en database, selger hundrevis av selskaper en form for HRIS, og hver HRIS har forskjellige muligheter. Velg HRIS nøye ut fra de evnene du trenger i din bedrift.