Spørsmål å spørre om å fastslå HR-informasjonsteknologibehov
Men hvordan vet HR og andre ledere at de velger den beste HR-informasjonsteknologien for å administrere alle detaljene, og at løsningen de velger, vil stå tidstesten?
Følgende er de viktigste spørsmålene å spørre og svare i prosessen med å velge Human Resources informasjonsteknologi.
- Hva er graden av fleksibilitet og skalerbarhet som HR-informasjonsteknologiprogrammet gir? HR-fagfolk bør avgjøre om programvaren kan importere data fra flere Excel-regneark, databaser og papirdokumenter og nivået som det kan grensesnittet til med alle andre systemer og data som trengs.
Programvaren skal kunne innhente og filtrere informasjon fra flere kilder. Ideelt sett bør denne prosessen også automatiseres. Mange online innløsningsløsninger krever at dataene manuelt blir manipulert før det kan gå til en operatør for å oppdatere sine systemer. Automatisering av oppdateringsformat, overføringsskjema og leveringsmetode kan bidra til å eliminere fakturerings- og kvalifikasjonsproblemer. - Vil programvaren være i stand til å imøtekomme HRs selskap og fordeler transportører regler? En virkelig kvalifisert registreringsmotor vil evaluere hver registreringsaktivitet og bruke en hvilken som helst nødvendig kombinasjon av regler, meldinger, meldinger og alternativer som er spesielt utviklet for å møte de nøyaktige kvalifikasjonskravene som er ønsket. Programvaren bør imøtekomme eventuelle regler for støtteberettigelse som selskapet og transportørene har.
- Vil HR-informasjonsteknologien kunne vokse og skalere med organisasjonen? HR bør vurdere teknologiens evne til å vokse ettersom selskapet ansetter nye ansatte , kontorer, endringer i fordeler og regler. HR bør spørre om terskelene for hver av disse elementene.
- Er HR-informasjonsteknologiprogramvaren i stand til å integrere med andre systemer? Lønn og andre funksjoner deler ofte mye av den samme informasjonen som fordelingsforvaltningen. HR kan oppnå større effektivitet når data og annen ansattinformasjon som inngår i ett system deles med et annet system. Sporing av ansettelsesrekruttering er en annen nødvendig funksjon.
- Hvem er ansvarlig for å implementere eller bygge løsningen? Hvilket nivå av opplæring er involvert? Noen løsninger krever at klienten er veldig involvert i den første implementeringen, noe som kan være overveldende for allerede opptatt HR-administratorer.
HR bør ha en klar forståelse av nivået på trening og teknisk ekspertise som vil bli nødvendig og hvor lang tid det forventes. Spørringsløsningsleverandører om dette emnet kan gi innsikt i subtile områder som i utgangspunktet kan virke enkle, men involvere betydelig teknisk kompetanse. HR kan da bestemme spesifikke oppgaver som kan være så besværlige som realistisk hindre ferdigstillelse, potensielt redusert HR informasjonsteknologi verdi og avkastning. - Hvis trening er involvert , er det en kostnad? Kostnadene for opplæring bør også vurderes - inkludert tidsavbrudd og reiseutgifter for off-site reiser. HR trenger å bli klar over alle harde og myke kostnader som er involvert i adopsjon av HR-informasjonsteknologi.
- Hvem vil eie dataene? Svaret på dette spørsmålet skal være HR-organisasjonen . Bedrifter skal kunne transportere sine data til enhver applikasjonstjenesteleverandør (ASP). Hvis dataene ligger på en operatørs proprietære server, kan selskapet noen ganger belastes ekstra gebyrer dersom det bytter transportør.
- Hvilke typer vedlikehold og vedlikehold er nødvendig? Når programvare er installert på bedriftens arbeidsstasjoner eller servere, er det ofte nødvendig med regelmessige oppdateringer av denne teknologien, og det kan være tungvint å planlegge og administrere. Oppdateringer til HR-informasjonsteknologi gjøres ofte automatisk med programvare tilgjengelig online via en applikasjonstjenesteleverandør (ASP) eller programvare som en tjeneste (SaaS) -modell.
- Hvilke sikkerhetstiltak er bygd inn i HR-informasjonsteknologien ? Hvis programvaren er tilgjengelig online, via en ASP- eller SaaS-modell, skal leverandøren tilby daglige sikkerhetskopier, backup-servere og lagt til beskyttende lag. Ytterligere systemer og prosedyrer bør være på plass for å sikre at informasjon blir tapt eller åpnet av uautorisert personell . HR, i samråd med andre ledere , bør ha eksklusiv myndighet til å bestemme hvem som får tilgang til HR-informasjonsteknologi og i hvilken grad.
- Blir ansatte i stand til å registrere fordelingsplaner og gjøre endringer i sanntid til personopplysninger og planvalg? Medarbeider tilgang bør være en gitt, vurderer den utbredt, generell tilgang til datamaskiner.
Flertallet av den ansattes befolkning har internettilgang hjemme. Ansattes selvbetjening gir stort potensial for å spare tid og penger. Et godt selvbetjeningssystem vil lede medarbeiderne jevnt gjennom å legge inn opplysninger om seg selv og deres pårørende.
Systemet bør klart presentere planene som er tilgjengelige og gjøre det mulig for ansatte å foreta valg etter deres bekvemmelighet, forenkle disse handlingene gjennom hele prosessen med veivisere. Ansatte bør også kunne legge tilhengere og endre informasjon etter behov, 24 timer i døgnet, syv dager i uken, året rundt.
Dette er flere spørsmål som skal besvares når du vurderer organisasjonens Human Resources informasjonsteknologiske behov.
- Vil teknologien gi Human Resources autoriteten til å bestemme hvem som får tilgang og i hvilken grad? På samme måte som gir tilgang til arbeidstakere, bør teknologien gi HR det endelige uttrykket. HR bør ha myndighet til å godkjenne alle data før den overføres til transportører, og bør også avgjøre i hvilken grad ansatte og andre har tilgang.
- Hvilke typer rapporteringsfunksjoner er tilgjengelige fra HR-informasjonsteknologien? Rapporteringsteknologi skal tilby flere visninger og formater (regneark, PDF, HTML), stor bildevurdering og muligheten til å bore ned for å forbedre beslutningsprosessen. HR skal kunne til enhver tid vurdere innskrivinger i spesifikke planer, utestående handlinger og endringer i arbeidstakers demografiske opplysninger i forhold til ytelser og andre ansattes data.
- Har programvaren spesifikke funksjoner som hjelper HR å spare tid? Avhengig av egne avdelingsbehov vil HR kanskje spørre om teknologienes evne til å behandle informasjon i batcher, administrere varsler og fakturering for COBRA-retningslinjer , gi selvregning og regningsavstemningsverktøy og spesifikk rapportering.
- Gir programvaren spesifikke funksjoner for å hjelpe HR kommunisere bedre med ansatte? Enkelte programmer gir HR fleksibilitet til å kommunisere med ansatte på flere nivåer - via massemail, elektroniske oppslagstavler og ved spesifikke filterkriterier (for eksempel plassering, avdeling, forsikringsplaner, innmeldingsstatus, pensjonsstatus og andre) gjennom HR informasjonsteknologi system. Å ha en rekke kommunikasjonsmidler kan ytterligere automatisere prosesser og hjelpe HR til å bedre målrette meldinger.
- Er HR-informasjonsteknologisystemet et middel til kontroll og balanse? I tillegg til at HR kan godkjenne transaksjoner, gir mange HR-informasjonsteknologisystemer også muligheter for at HR skal fungere som gatekeeper i revisjonsselskapets fakturering for å sikre at de er enige med dataene i systemet. Dette kan:
-sikre nøyaktigheten av transportfakturaer,
-sparer tid og penger,
-assistent i rettidig levering av ansattes påmeldinger , og
-bekreftelse av bekreftelse når ansatte går omhyggelig
- Hvordan vil informasjon bli utvekslet med transportører? Og hvem vil være ansvarlig for denne interaksjonen? Integrering av HR-informasjonsteknologisystemet skal vurderes ikke bare av antall bærere som programvaren har forhold til, men av den type tilkobling det muliggjør. For å sikre vellykket samhandling med operatører gjennom en programvare for ytelsesbehandling krever mange trinn, inkludert:
-Gathering første implementering data folketelling;
-Sett opp første integrasjon for den løpende informasjonsutvekslingen
-koordinere daglig eller ukentlig samhandling for å sikre at data mottas og brukes nøyaktig
-forespørsel av løpende oppdateringer;
-suring carrier krav til innmelding er oppfylt i samsvar med regulatorer; og
-forbinde et proaktivt forhold til hver bærer for å forbedre forholdet mellom datautveksling.
Å vite hvem som er ansvarlig for hver oppgave er viktig for å forstå et produkttilbud fullt ut. Hver programleverandør vil tilby et annet integrasjonsnivå ved å gi noen til alle oppgavene som er beskrevet ovenfor. HR bør se på å jobbe med leverandører som viser sterke, løpende, sømløse forhold til selskapets utvalgte operatører.
Mange tilbydere muliggjør overføring av en generisk ANSI 834-fil, som kanskje eller ikke aksepteres av transportøren, en faktor som ofte påvirkes av størrelsen på gruppen. Ledere bør se etter tilbydere som tilbyr rene, validerte overføringer (som sikrer at transaksjonen er kvalifisert), tilpasset hver enkelt operatørs behov for å unngå problemer. De bør også se til leverandører som har en dedikert EDI (Electronic Data Interchange) avdeling for å samhandle med transportørens eget, spesifikke overføringsspråk.
- Hvilket nivå av kundeservice er gitt? Er det en ekstra kostnad for tjenesten? HR bør bestemme nivået på tilgang til hjelp som tilbys, og hva som utgjør kundeservice-online hjelp via en database, online chat, e-poststøtte, samtaler med en levende person, eller en kombinasjon av disse. Gitt sensitiviteten til fordelene og annen HR-informasjon, bør ledere forvente et svar på henvendelser innen 24 timer fra en direkte kontakt som kan hjelpe.
- Hva koster HR-informasjonsteknologisystemet og oppveier det fordelene? HR bør vurdere den totale kostnaden for HR-informasjonsteknologisystemet, inkludert alle årlige, månedlige og engangsavgifter, sammen med fordelene som tilbys. Et litt dyrere system kan mer enn betale for forskjellen med funksjoner som gjør det mulig for ansatte å opprettholde sine egne poster og gi større komfort, tidsbesparelse og nøyaktighet. Disse faktorene bør vurderes og veies ved valg av HR-informasjonsteknologi.
Behovet for HR informasjonsteknologi systemer øker. Med HR-ansatte som finner et stort utvalg av muligheter innen HR-informasjonsteknologi, blir det stadig viktigere å analysere og veie alle tilgjengelige alternativer.
Å velge et HR-informasjonsteknologi-system bør sees på som en investering som vil vokse med instituttet og selskapets behov . Disse spørsmålene vil lede deg til riktig HR-informasjonsteknologi for din bedrift.