Her er hva du trenger å vite om innholdet i personellfiler
- Arbeidsgiveren vil ha nøyaktig informasjon praktisk og organisert når du trenger tilgang til informasjonen av en eller annen grunn. Endringer i beredskapskonflikter, ansattes adresser, oppfølging av ytelsesevalueringer , disiplinære brev , ansettelsesgodkjenning og ansettelsesapplikasjonsmateriale er eksempler på hva slags informasjon arbeidsgiveren vil ha tilgang til raskt.
- Arbeidsgiveren må beholde dokumentasjon om personellproblemer som valg av ansatte, ytelse, arbeidshistorie, kompensasjonsgrunnlag og interne forfremmelsesprogrammer , for å nevne noen få.
En EEOC- krav, et søksmål eller til og med behovet for å rettferdiggjøre mangelen på en oppvekst eller forfremmelse til en ansatt krever at arbeidsgiveren har samlet inn og beholdt denne typen dokumentasjon for medarbeiderne. - Noen arbeidstakerregistre kreves av føderale eller statslige myndigheter for arbeidsgivere å beholde. Organisering av medarbeiderinformasjonen i en personellfil er fornuftig for tilgang og lovlig etterlevelse og beredskap.
Typer av personellfiler
En arbeidsgiver opprettholder generelt flere typer personellfiler, for forretningsbruk, for ansattes konfidensialitet, for medisinsk personvern og for lovlig etterlevelse. Jeg er ikke klar over noen lov som sier hvor mange filer en arbeidsgiver er pålagt å beholde.
Det er imidlertid mange lover, og det er personellets beste praksis for ansattes konfidensialitet, som styrer innholdet i personellfiler og som har tilgang til den informasjonen.
Dette er personellfilene som de fleste arbeidsgivere i USA opprettholder. (Verdensomspennende lover og praksis kan variere.)
- Personellfil : Dette er den viktigste ansattes filen som inneholder historien om ansettelsesforholdet.
- Lønnfil : Du vil opprettholde en egen fil for alle lønnsspørsmål angående lønn og fordeler.
- Medarbeiderens Medisinsk Fil : Den føderale helseforsikringsportabilitets- og ansvarsloven fra 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter ansattes medisinske journaler som konfidensielle.
- I-9-ansattes skjemaer : Du må opprettholde en egen fil for alle ansatte (ikke per ansatt) I-9 skjemaer siden du ikke vil ha regjeringens ansatte, som er autorisert til å sjekke disse skjemaene under ulike omstendigheter, ser gjennom din Hovedpersoner, konfidensielle personellfiler.
Medarbeider tilgang til Personale filer
Medarbeiderne får tilgang til deres medarbeiderpersonalfil under veiledning og veiledning av HR-ansatte. Ansattes personellfiler anses å være arbeidsgiverens eiendom som har ansvaret for å opprettholde og beskytte dem.
Eksempelpersonellfilspolicy
Følgende er en sample personell fil policy for bruk i din bedrift. Det diskuterer de forskjellige filene som anbefales, og hvem skal ha tilgang til hver fil.
Eksempelpolitikk
Selskapet opprettholder tre ansattes filer for hver ansatt.
En personellfil opprettholdes for hver ansatt av (Ditt firmanavn). Disse personellfilene inneholder konfidensielle dokumenter og forvaltes og vedlikeholdes av Personal Resources.
Tilgang til denne filen er begrenset til HR-ansatte og forutsetter at hver ansattes sjef opprettholder sin egen fil med dokumenter som er relevante for arbeidstakerens arbeidsopptreden.
Typiske dokumenter i en personopplysninger inkluderer ansettelsesprogrammet, en familie beredskapsskjema, en dokumentert disiplinær handlingshistorie, et CV, ansattshandbok og arbeidsgiveravtale, signere ark, nåværende personlig informasjon og jobbreferanser.
Ikke alle personellfiler inneholder de samme dokumentene, men hver personellfil har noen dokumenter som er de samme.
Lønnsfilene vedlikeholdes også; lønnslister inneholder en historie om ansattes jobber, avdelinger, kompensasjonsendringer og så videre. Tilgang til lønnslisten er begrenset til riktig regnskaps- og HR-stab.
En medarbeider fra en medarbeider opprettholdes også. Innholdet i den medisinske filen er ikke tilgjengelig for noen, bortsett fra de ansatte som er utpekt av personell, og den ansatte som har arkiver som er lagret i filen. Med firmaets navn) får medisinske filer den høyeste grad av sikker lagring og konfidensialitet.
En ansatt kan se hans eller hennes personopplysninger ved å kontakte en personellpersonell i normal arbeidstid. Ingen ansatt kan endre eller fjerne noe dokument fra hans eller hennes personopplysninger som må vises i nærvær av en HR-personell.
Også kjent som medarbeidsfiler, ansattes poster, menneskelige ressurser, dokumentasjon
Ansvarsfraskrivelse - Vennligst merk:
Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk HR-ledelse, arbeidsgiver og arbeidsplass råd både på denne nettsiden, og knyttet til fra denne nettsiden, men hun er ikke advokat og innholdet på nettstedet, mens autoritativ, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet, og skal ikke tolkes som juridisk rådgivning.
Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at nettstedet ikke kan være endelig på alle av dem på arbeidsplassen din. Når du er i tvil, alltid søke juridisk råd eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er riktige. Informasjonen på dette nettstedet er kun for veiledning, ideer og hjelp.