Se eksempler på korrekt og feil dokumentasjon i menneskelige ressurser
Dokumentasjon om en ansettelsesrekord
Dokumentasjon er en skriftlig oversikt over en ansattes handlinger, diskusjon, hendelser med ytelsescoaching , vitne til politiske brudd, disiplinære tiltak, positive bidrag, belønning og anerkjennelse, undersøkelser, manglende oppnåelse av krav og mål, prestasjonsevaluering og mer.
Dokumentasjon tillater arbeidsgiver eller ansatt å bevare en skriftlig oversikt over hendelsene og diskusjonene som skjedde rundt en bestemt begivenhet. Dokumentasjon av ansettelsesforholdet gir en skriftlig oversikt som kan være nødvendig for å støtte slike tiltak som ansattes forfremmelse , lønnsoppretting av arbeidstakere og disiplinære tiltak, herunder ansettelsesavslutning .
Dokumentasjon om ansatte er generelt både positivt og negativt når det er nødvendig. Det er faktisk og ikke dømmende. Det beskriver hendelser som de oppstår, ikke seerens meninger og tanker om hendelsen. Dokumentasjonen beskriver også handlingene som ble tatt i bemerkelsesverdige tilfeller, for eksempel når du gir formell ansettelsesgodkjenning eller tar disiplinære tiltak.
Husk at du må opprette dokumentasjon så nær når hendelsen oppstår som mulig, slik at dokumentasjonen er rettidig, detaljert og nøyaktig.
I en rettssak er dokumentasjon av en ansattes fortidsmessige resultater ofte kritisk for utfallet arbeidsgiver opplever fra arrangementet.
Å skape et rettferdig bilde av arbeidstakerens ytelse uten å fokusere rent på de negative hendelsene er målet.
Typer av dokumentasjon
Retningslinjer, prosedyrer, håndbok for arbeidstakere og ytelsesutviklingsplaner er også former for dokumentasjon som registrerer forventet ansattes adferd og arbeidsplasskrav for å opprettholde en ordnet og rettferdig arbeidsplass der ansatte vet hva som forventes av dem.
Dokumentasjon er også den skriftlige oversikten over de anklagedes, anklagers og vitner om fiendtlige arbeidsforhold som involverer mislighold av ansatte som seksuell trakassering .
Dokumentasjon kan være formell og beholdt i ansattes personellfil . Ansatte forventes å signere denne dokumentasjonen for å bekrefte at de har mottatt en kopi og har gjennomgått innholdet. (Signaturen betyr ikke enighet med uttalelsene i dokumentasjonen.)
Denne dokumentasjonen inneholder også slike permanente poster som den underskrevne ansettelsesansøkningen, skriftlige ansettelsesreferanser , søknadsmateriale som gjenopptak og omslag og bakgrunnskontroller. Bortsett fra medarbeiderpersonalfilen, er dokumentasjon som I-9-skjemaet som bekrefter at arbeidstakeren er kvalifisert til å jobbe i USA, også opprettholdt, slik som medisinske journaler, FMLA-poster og så videre.
Dokumentasjon kan også være uformell som i lederens oversikt over hans eller hennes diskusjoner med en ansatt i løpet av et år. Det er viktig at ledere opprettholder denne dokumentasjonen på alle sine rapporteringsmedarbeidere; ingen ansatt bør utpekes på grunn av ytelse. (Dette kan tolkes som diskriminering på et senere tidspunkt.)
Bruk av dokumentasjon
Dokumentasjon av kritiske hendelser, enten positive eller negative, anbefales også slik at ledere har en oversikt over ansattes ytelse over en tidsperiode.
Dokumentasjon brukes på andre måter i organisasjoner. Disse kan inkludere prosedyrer, arbeidsinstruksjoner og instruksjoner for programvare, for å nevne noen, men for Human Resources-funksjonen er disse vanlige bruksområdene til dokumentasjon. Og disse er instruksjoner om hvordan du dokumenterer riktig .
Prestasjonsdokumentasjonseksempler
Dokumentasjon om en ansattes ytelse vil tillate deg å disiplinere , avslutte eller rettferdig fremme, belønne og gjenkjenne ansatte. Uten dokumentasjon er det vanskelig og potensielt risikabelt for arbeidsgiver å gjøre en sak for noen av disse handlingene.
Arbeidsgiver må unngå eventuell anklage om diskriminerende behandling av ansatte .
Lovligheten til side, gode arbeidsgivere vil skape et arbeidsmiljø som er rettferdig, konsistent og støttende til ansattes mål og karriereplaner.
Dette miljøet støttes av lederens faglige dokumentasjon av ansattes ytelse - både lovlig oppførsel og handlinger som trenger korreksjon eller forbedring. Tidligere ble dokumentasjonen omtalt i detalj. Disse eksemplene gir deg flere eksempler på riktig dokumentasjon.
Dokumentasjonssampler
Feil :
Mark er vanligvis sent for jobb. Mark savner for mye arbeid.
Høyre :
1. april: Mark ringte syke og savnet 8 timers arbeid.
4. april: Mark kom til jobb klokken 10, to timer sent fra sin planlagte starttid.
6. april: Mark planlagt en lege og så ble han hjemme for å ha en ny ovn installert.
12. april: Mark meldte seg syke og savnet 8 timers arbeid.
Feil :
Maria er upålitelig. Hun gjør nesten aldri hva hun har forpliktet seg til å gjøre.
Høyre :
2. mai: Mary lovet det første utkastet til produktforslaget ville være tilgjengelig for gjennomgang på dagens ukentlige møte. Mary produserte ikke et utkast til dokument som forventet. Sa hun hadde vært for opptatt og folket hvis hjelp hun trengte, hadde ikke kommet tilbake med henne.
Lederen svarte: Hvilken hjelp hadde du behov for? Informasjon? Hvem har ikke kommet tilbake til deg og hva trengte du fra dem?
Carl og Michael måtte oppdatere Mary om deres fremgang.
Hva gjør deg så opptatt at du ikke har tid til å følge gjennom på din forpliktelse? Gjør for mange forpliktelser med begrensede timer for å oppfylle dem.
Hva kan jeg gjøre for å hjelpe deg?
Når vil du gjøre utkastet til dokument tilgjengelig for gjennomgang?
Disse prøvene gir en oversikt over hva effektiv dokumentasjon ser ut i forhold til dokumentasjon som er skrevet feil. Følg dette rådet for å dokumentere politikk, ytelse og hendelser på arbeidsplassen din effektivt og juridisk.
Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.