Hvordan kan ansatte få tilgang til å se deres personellfil?
Fordi ansatte vet at disse postene finnes, vil de ønske å se dem fra tid til annen for å se hva filen inneholder.
Når du bestemmer deg for hvordan du skal gi arbeidstaker (og tidligere arbeidstaker tilgang), husk eventuelle lover som gjelder for virksomheten din.
Mange stater har lover som krever at et selskap lager bestemte deler av filen tilgjengelig for nåværende og tidligere ansatte. Ta kontakt med din arbeidsadvokat for å sikre at politikken din overholder alle lover.
Forbundsretten krever for eksempel at oppføringer knyttet til amerikanerne med funksjonshemmingsloven holdes skilt fra personopplysninger. Hvis firmaet ditt er underlagt HIPAA, må du sørge for at medisinsk rekordoverholdelse også overholder det.
Du kan ha mye av spillerom i det du tillater ansatte å se i filen deres. Men vær oppmerksom på at selv om du bestemmer deg for at en ansatt ikke kan få tilgang til visse opplysninger, for eksempel referansekontroller, at i tilfelle en rettssak kan denne informasjonen oppdages.
Beordre derfor personalet til å registrere ting nøyaktig og følge loven til enhver tid. Medarbeideroppføringer er ikke stedet for innsatte vitser eller snide kommentarer.
Disse går ikke bra i en domstol.
Som hovedregel har en portvakt på postene sikret at prosedyrer følges og konsekvente. Du vil ikke ha en HR-leder som tillater folk å ta sine poster tilbake til deres skrivebord, mens en annen nekter tilgang i det hele tatt.
Å kreve at alle skal gå gjennom en enkelt kilde, bidrar til å holde ting konsekvent og lovlig.
Lov om opptak og oppbevaring og tilgang er vanskelige. Pass på at du holder deg oppdatert.
Politikken nedenfor er en god start for virksomheten din , men husk at din lokale og lokale lover kan variere.
Sample Employee Records Access Policy
Alle ansatte, tidligere ansatte og representanter for arbeidstakere kan med forhåndsmeddelelse se personopplysninger av personopplysninger. Dokumenter som vedrører ansattes kvalifikasjoner for utleie, for eksempel søknad, forfremmelse , disiplinær handling og overføring, kan ses . I tillegg kan medarbeider vurdere politikkmeldingsskjemaer og treningsrekorder.
Dokumenter som arbeidstakeren ikke kan gjennomgå, inkluderer referanser eller referansekontroller, registreringer av enhver undersøkelse som ledelsen har utført, medisinske dokumenter, dokumenter relatert til en rettslig prosedyre, ethvert dokument som bryter med en annen ansattes konfidensialitet og dokumenter som brukes til ansattes planlegging.
Fremgangsmåte
En ansatt som ønsker å gjennomgå det tillatte innholdet i personellfilen deres , bør kontakte Human Resources med 24 timers varsel (helger ekskludert). Tidligere ansatte, eller personer som er ukjente for HR-ansatte, må presentere identifikasjon og / eller bevis på tillatelse for å få tilgang til personellfilen.
Ansatte må gjennomgå personellfiler i nærvær av en personellpersonell.
Ansatte må ikke fjerne noen del av personellfilen fra kontoret.
Ansatte kan be om kopi av filen eller deler av filen. Innenfor grunn vil personellpersonalet gi fotokopier. For omfattende kopiering må medarbeider betale for fotokopiene.
Hvis arbeidstaker er ulykkelig med et dokument i sin personaldokument, i nærvær av personellpersonalet, kan medarbeider skrive en forklaring eller avklaring og legge ved det omtvistede dokumentet. Under ingen omstendigheter vil HR-ansatte eller medarbeider endre det aktuelle dokumentet.
Ansatte kan også be om å få et dokument fjernet fra personellfilen. Hvis personellpersonalet er enig, kan dokumentet bli fjernet.
Hvis personellpersonalet er uenig, kan saken ankes på den måten som er foreskrevet i selskapets åpne dørpolitikk .