Arbeidsgiveren har gode grunner til å beholde flere personellfiler - noen juridiske og noen for beste praksis med hensyn til arbeid.
Dokumentasjon er nødvendig, slik at arbeidsgiveren har et nøyaktig bilde av en ansattes ansettelseshistorie. Dokumentasjon støtter arbeidsgiverens avgjørelser og kan beskytte arbeidsgiveren i en rettssak, bevart riktig.
Innholdet i personellfilen gir en historisk oversikt over de viktige hendelsene i en ansattes karriere. De støtter de avgjørelsene som er gjort om arbeidstakeren og hans eller hennes karriere. De demonstrerer arbeidsgiverens begrunnelse bak ansettelse, kampanjer, overføring, belønninger og anerkjennelse og avgjørelser.
Ulike retningslinjer er knyttet til ulike typer filtyper
Fordi flere typer personellfiler anbefales, er ulike regler og retningslinjer knyttet til hver type personellfil.
- Hver type personellfil har en annen grunn til eksisterende og annet innhold, basert på den grunnen.
- Hver type personellfil lagres annerledes.
- Tilgang til en personellfil er begrenset til enkelte ansatte i de fleste organisasjoner. Ulike personell filtyper har forskjellige tilgangsretningslinjer.
- Medarbeider tilgang til hans eller hennes personopplysninger er tillatt, men de fleste arbeidsgivere fastsetter retningslinjer for arbeidstaker tilgang med en personell fil tilgangspolitikk i medarbeiderhåndboken . (Ulike stater og jurisdiksjoner har forskjellige regler, så hold deg oppdatert for din plassering.)
De fleste organisasjoner tillater ikke ansattes leder å få tilgang til den generelle personellfilen. De forventer at ledere skal beholde relevant dokumentasjon i sin egen ansattes fil som ikke er den offisielle personellfilen.
- Personaleavdelingen eier og er ansvarlig for medarbeiderfaglige ansatte.
Anbefalte personellfiler
Her er typer personellfiler anbefalt og hva du trenger å vite om å jobbe med dem.
Ansatte Personnel File
Dette er hovedpersonfilen som en arbeidsgiver opprettholder for hver ansatt. Personellfilen lagrer hver ansattes ansettelseshistorie. Dette er hva du trenger å vite om en ansatt personellfil.
Medisinsk fil
Medarbeiderens medarbeidersjef har alvorlige juridiske begrensninger som arbeidsgiver må vite og respektere. Her er det du trenger å vite om konfidensialiteten og innholdet i en medarbeider for en medarbeider.
Lønnslogg
Medarbeider tilgang til arbeidslønnsfilen er mindre restriktiv enn tilgang til enten medisinsk eller personellfil. Lønnfilen inneholder informasjon om lønn, valgvalg , lønnsendringer, garnishments og annen juridisk dokumentasjon som påvirker en ansattes lønnssjekk. Ulike regnskaps- og HR-ansatte får tilgang til informasjonen i lønnslisten.
I-9 skjemaer for ansatte
På grunn av tilgangsrettigheter til ulike myndigheter følger du beste praksis ved å opprettholde en egen fil for ansattes I-9-skjemaer . Finn ut mer om lagring av I-9 skjemaer.
Oversikt over personellfiler
Vil du bare ha de raske og grunnleggende detaljene om ansattes personellfiler ? Se her for en oversikt over personellfiler.
Personalefiltilgangsregler for ansatte
Du vil aktivere hver ansatt å vite hva som er i hans eller hennes personellfil , men du må kontrollere integriteten, fullstendigheten og grundigheten av filen. Opprettholdelse av ansattes og arbeidsgiverens konfidensialitet og begrenset tilgang er sikret med en personellfiltilgangspolicy.
Hva skal ikke inkluderes i en ansattspersonellfil
Leter du etter retningslinjer for innhold som aldri skal inkluderes i en personellfil for ansatte? Her er mine beste anbefalinger om innholdet du vil opprettholde, enten på et eget, uformelt sted eller ikke i det hele tatt. Oppbevaring av unødvendig og rent uttalt dokumentasjon kan skade deg.
dokumentasjon
Vet du hvilken dokumentasjon det er? Ordet, dokumentasjonen, kaster opp ofte i arbeidslivet og menneskelige ressurser. Men, betydningen av dokumentasjon og hvorfor du kanskje vil dokumentere spesielle ansettelseshendelser, er grundig dekket her.
> Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er kun veiledende.