Fullføring av I-9-skjemaet for hver ansatt er alvorlig virksomhet - alvorlig
Alle ansatte, borgere og ikke-statsborgere, ansatt etter 6. november 1986, må fullføre del 1 i skjemaet I-9 på tidspunktet for ansettelsen.
Arbeidsgiveren er ansvarlig for å sikre at del 1 av skjema I-9 er rettidig og riktig utført av den ansatte.
Arbeidsgiver må sjekke ansettelsesbekreftelse og sikre at del 2 og 3 i skjemaet I-9 også fylles ut på riktig måte. Arbeidsgivere må fullføre del 2 av skjema I-9 ved å undersøke førstegangsbevis (kun originale, uventede dokumenter) med identitets- og ansettelsesberettigelse innen tre (3) virkedager etter datoen som arbeidet begynner.
Arbeidsgiveren må være fysisk til stede og hans eller hennes opprinnelige dokumenter må vurderes personlig. Ansatt som gjennomgår de originale dokumentene, må signere avsnitt 2 i I-9.
Skjemaet bekrefter at du har sjekket to godkjente former for identifikasjon som viser at arbeidstakeren er lovlig autorisert til å jobbe i USA.
Arbeidsgivere eller deres autoriserte representant må fylle ut seksjon 3 når de bekrefter at en ansatt er kvalifisert til å jobbe i USA.
Ved rehabilitering av en ansatt innen tre år etter datoen jeg ble ferdigstilt, har arbeidsgivere muligheten til å fylle ut en ny I-9-skjema eller gjennomføre seksjon 3.
Periodisk må du revidere I-9 skjemaene for å sikre at du har et utfylt skjema for hver ansatt. Du må sjekke om veracity og fullstendighet og lagre bevis på revisjonen og all opplæring som medarbeiderne fullfører eller lagrer I-9 har mottatt.
Plassering av fullførte I-9 skjemaer
Du vil ønske å beholde alle medarbeiderne I-9, og tilhørende dokumentasjon , i en egen personellfil av disse årsakene.
Regjeringen kan inspisere disse skjemaene. Hvis offentlige ansatte inspiserer I-9-skjemaene dine, vil du ikke tillate dem tilgang til dine medarbeideres personlige personellfiler og konfidensielle opplysninger de inneholder.
Så, for å sikre ansattes konfidensialitet og begrenset tilgang, vil du isolere din medarbeider I-9 i en mappe som er spesielt dedikert til I-9-lagring.
Dette beskytter dine ansattes privatliv og sparer også arbeidsgiveren fra potensielt å måtte svare på flere spørsmål som heves av innholdet i medarbeiderpersonalfilen. Du kan uvitende åpne opp selskapet for økt etterforskning av USCIS-ansatte. Unngå dette.
Nåværende I-9 File Investigation
I henhold til US Immigration and Customs Enforcement (ICE), kan regjeringen inspisere dine I-9s: "Den administrative inspeksjonsprosessen er initiert ved en inspeksjonsbekreftelse (NOI) ved en arbeidsgiver som tvinger produksjonen av Forms I-9.
"Lovgivningen gir arbeidsgivere minst tre virkedager for å produsere skjemaene I-9.
ICE vil ofte kreve at arbeidsgiveren gir dokumentasjon som kan inneholde en kopi av lønnslisten, listen over nåværende ansatte, vedtektene og forretningslisensene. "
Den nåværende trenden er at ICE øker sin håndhevelse. Arbeidsgivere har i økende grad møtt kriminelle avgifter på ledere, eiere og HR-ansatte for manglende korrekt gjennomføring og lagring av I-9-skjemaer for hver ansatt. Bedrifter har i økende grad mottatt betydelige bøter og vært debarred.
Arbeidsgivere må ta I-9 skjemaer på alvor. Alvor. Trenger vi å si mer?
Se en nåværende I-9-skjema og fullfør instruksjoner for gjennomføringen av dette ved Institutt for hjemlandssikkerhet - US-borgerskap og utlendings tjenester (USCIS).
Også kjent som: ansatt filer, ansatt poster, menneskelige ressurser filer, dokumentasjon