Medarbeiderinformasjon om medarbeider er aldri funnet i en ansattspersonellfil
Fordi den medisinske filen inneholder sensitiv og konfidensiell informasjon, må den ligge på en sikker, låst, utilgjengelig plassering.
Arkivskapet som inneholder ansattes medisinske filer, bør også låse og HR-ansatte bør ha de eneste nøklene. Tilgang til medarbeiderne for medarbeidere er kun begrenset til personalets ansatte.
HIPAA-loven om helseforsikringsportabilitet og ansvarlighet fra 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter medarbeiderne for ansatte som konfidensielle Medisinsk rekord bør lagres separat og bortsett fra andre virksomhetsregistre. Aldri lagre medarbeiderens medarbeider i ansattes generelle personellfil.
På grunn av konfidensialiteten til informasjonen, må registre isoleres fra filer som ansatte som veiledere eller ledere kan få tilgang til. (Egentlig dette anbefales også for personellfiler generelt - bare gi HR-ansatte tilgang.)
Innholdet i Medarbeiderens Medarbeider
Dette er typer av gjenstander som skal lagres trygt unna i medarbeiderens medisinske fil. Hvis du er i tvil, ta feil på siden for å beskytte den medisinsk relaterte informasjonen til dine ansatte.
- Helseforsikring søknader og skjemaer
- Livsforsikringsapplikasjoner og skjemaer
- Utpekt mottakerinformasjon
- Søknad om annen ansattstjeneste som kan kreve medisinsk informasjon som synsforsikring
- Forespørsler om betalte eller ubetalte medisinske fravær
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter og relaterte applikasjoner og papirarbeid
- Leger-signert FMLA papirarbeid
- Dokumentasjon om sykdommene til et familiemedlem eller barn for hvem du søker om FMLA-tid for å gi kontinuerlig omsorg
- Medisinsk relatert permisjon for ansatte som ikke er berettiget til FMLA-friluftsarbeid
- Legens undersøkelser, notater, korrespondanse og anbefalinger
- Medisinsk relaterte unnskyldninger for fravær eller tardiness fra en lege
- Medisinsk arbeidsbegrensning med dokumentasjon fra anbefalende lege
- Ulykkes- og skaderapporter, inkludert OSHA-obligatoriske dokumenter
- Arbeiders erstatningsrapporter om skade eller sykdom
- Eventuell annen form eller et dokument som inneholder privat medisinsk informasjon om en ansatt.
Hvis du beholder disse filene 100 prosent konfidensielt, vil dine ansatte stole på deg, og du vil opprettholde lovens ånd og betydning.
Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand , eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.