Medarbeiderpersonalfilen er vanligvis lagret i et låst, brannslett arkivskap på et låst sted som er tilgjengelig for Human Resources-ansatte.
Fortroligheten til medarbeiderinformasjonen i personaldokumentet er av avgjørende betydning.
Av alle de ansattebehandlede filene, er personellfilen de vanligste tilgjengelige dag for dag for informasjon fra arbeidsgiver, veileder eller HR.
Betraktninger om ansattes personellfilinnhold
De grunnleggende prinsippene og spørsmål som skal vurderes når du legger inn noe dokument i en personellfil for ansatte er disse.
- Vil arbeidsgiveren ha behov for et bestemt dokument for å begrunne beslutninger dersom arbeidsgiveren ble saksøkt? Vil arbeidsgiveren ha behov for dokumentet i en domstol?
- Vet ansatt og forstår at dokumentet vil bli arkivert i hans eller hennes personellfil? I de fleste tilfeller bør arbeidsgivere signere dokumentet, ikke å signere avtale med innholdet i dokumentet, men å erkjenne at de er klar over og har lest dokumentet.
- Ingen overraskelser, meninger eller personlige notater om at arbeidstakeren noen gang skal bli plassert i en ansatt personellfil. Bare fakta, ingen spekulative tanker, tilhører en ansatt personellfil.
Innholdet i en ansattspersonellfil
Følgende er anbefalinger om dokumentasjonen som en arbeidsgiver bør beholde i en ansatt personellfil.
Sysselsettingshistorie
- Jobbsøknad
- Gjenoppta
- Gjenopptak følgebrev
- Utdanningskontroll
- Sysselsetting verifisering
- Avslagstavle
- Still jobben beskrivelse
- Jobbanalyseposter
- Jobbtilbud brev eller ansettelseskontrakt
- Sysselsetting byrå eller temp agentur avtale, hvis brukt
- Nødkontaktinformasjon
- Signert bekreftelsesskjema for arbeidstakerhåndbok som viser mottak av arbeidstakerhåndbok
- Sjekkliste fra ny ansatt orientering som viser temaer dekket av og av hvem
- Eventuelle omstillingsavtaler og dokumentasjon
- Eventuell kontrakt, skriftlig avtale, kvittering eller bekreftelse mellom arbeidstaker og arbeidsgiver (for eksempel en ikke-konkurranseavtale , en ansettelseskontrakt eller en avtale knyttet til en bil levert bil), for eksempel
- Ansatte for ansettelses offisielle skjemaer, inkludert: forespørsler om overføring , forfremmelse , interne jobbsøknader og så videre
- Eventuell annen dokumentasjon knyttet til sysselsetting
Ansattes ytelsesutvikling og forbedring
- Kopier av eventuelle ytelsesvurdering brukt eller ansattes utviklingsplaner
- Ansattes selvvurderinger
- Rekord fra noen formelle rådgivningstimer
- Merknader om fremmøte eller tardiness
- Prestasjonsforbedring planlegging dokumentasjon
- Dissiplinære handlingsrapporter
- Ansattes anerkjennelse presenteres som sertifikater, anerkjennelsesbrev og så videre
- Ansatt formelle forslag og anbefalinger, organisasjonsresponser
- Treningsrekord
- Forespørsler om opplæring
- Kompetansevurderinger
- Treningsklasse eller øktvarsler eller tidsplaner
- Behovsanalyser signert
- Treningsutgiftsrapporter
- Klager fra kunder eller kollegaer
Ansatteoppsigelsesrekord
- Ansatte frameldingsbrev
- Utgå intervju dokumentasjon
- Cobra varsel
- Sysselsetting slutter sjekkliste
- Endelig regnskap for alle aspekter av ansattes ansettelse som sluttlønn, feriebetaling , retur av eiendomsmegling og så videre.
Ytterligere dokumenter relatert til personellfiler er tilgjengelige.