Lønnfilinnhold

Som med alle medarbeiderfiler begrenser du tilgangen unntatt de som trenger å vite

Lønnsfilen for arbeidstakeren er lagringsplassen for alt som har å gjøre med en ansattes lønnsslipp. Hovedgrunnen til å opprette en lønnsloggfil er å begrense tilgangen til resten av konfidensiell informasjon som er plassert i personellfilen.

Lønnfilen gjør det mulig for regnskapsansatte å betale arbeidstakeren uten å få tilgang til ansattes konfidensielle opplysninger. Regnskapspersonell kan beholde lønnsregister hvor det er fornuftig å betale ansatt.

I tilfeller der lønn og regnskap er outsourcet, er dette en enda mer anbefalt praksis for ansattes lønnsposter.

Lønnfilen begrenser tilgjengeligheten til konfidensiell ansattinformasjon. Lønnsfilen for arbeidstakere gjør det mulig for regnskaps- og finanspersonalet å få informasjonen de trenger for å betale medarbeideren på en praktisk plassering. Plasseringen skal være sikker og utilgjengelig for alle andre ansatte.

Du må imponere på regnskapsmedarbeidere at informasjonen i lønnslisensfilene er konfidensiell og ikke skal deles uten tillatelse og signoff fra HR-ansatte. Ikke heller bør regnskapsførende dele noe informasjon om ansattes løp, kampanjer, bonuser og annen informasjon som er konfidensiell om ansatte.

Menneskelige ressurser trenger ikke å overvåke regnskapets tilgang til arbeidslønnsfilene. Som anbefalt for relaterte ansattes filer som personell og medisinske filer, bør du begrense tilgangen til lønnslisten.

Bare personer som trenger informasjonen til å gjøre jobben deres, bør se innholdet.

Innholdet i en lønnslønn for arbeidstakere

Dette er en foreslått, men ikke helt omfattende, en liste over hva som tilhører en lønnslønn for ansatte.

• Tilbudsbrev signert av ansattssjef, HR, og ansatt

• Betal godkjenning underskrevet av Human Resources og ansettelsesleder når en arbeidskontrakt eksisterer
• W-4 Form
• Papirarbeid og autorisasjon knyttet til eventuelle ansattes fordeler som innebærer lønnsfradrag
• Direkte innskudd autorisasjon skjema
• Salarisert tidsregnskapsskjema
• Ukentlig timeliste per time
• Tidsklokkeoppføringer, hvor de brukes
• Deltakere
• Kostnadsrefusjonsforespørsler inkludert dokumentasjon og kvitteringer for reise og andre autoriserte utgifter
• Undervisningsblanketter og kvitteringer for betaling, bøker og så videre
• Betal på forhånd forespørsel skjemaer
• Selskapslånsdokumenter og betalingsplan
• Garnishment bestillinger og poster
• Tillatelse til utgivelse av privat informasjon
• Papirarbeid knyttet til hver ansattoppgang
• Papirarbeid relatert til noen bonus , fortjeneste deling eller anerkjennelse pris
• W-2 former
• Autorisasjon for andre lønnsaksjoner som din bedrift tillater

Også kjent som medarbeidsfiler, ansattes poster , menneskelige ressurser, dokumentasjon

Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk HR-ledelse, arbeidsgiver og arbeidsplassrådgivning på denne nettsiden, men hun er ikke advokat. Innholdet på nettstedet skal ikke tolkes som juridisk rådgivning. Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at artiklene ikke kan være endelige på alle for arbeidsplassen din.

Når du er i tvil, søk alltid advokat. Informasjonen på nettstedet er kun gitt som veiledning.