Arbeidsgivere kan gi et anbefalingsbrev som følger disse retningslinjene
Ansatte mister veiledere når de flytter, bytter jobb, eller går på pensjon.
Bedrifter flytter og lukker eller slås sammen eller er samlet. Personaleavdelinger mister poster.
Selv ansatte som forsøker å holde kontakten med en tidligere veileder som en potensiell referanse og forberede sine referanser for en referansekontroll, kan miste oversikten over sine støttespillere over tid. I en av mine anstrengelser for å få referanser om en potensiell medarbeider fant jeg et selskap ut av virksomheten, en veileder flyttet til steder ukjent, og en veileder som hadde dødd. Heldigvis hadde et av de tre selskapene et HR-kontor som hadde rekord av arbeidstaker og var i stand til å bekrefte arbeidsopplysninger - men ingenting annet.
Jeg har blandede følelser om et anbefalingsbrev. Som jeg oppgir i Hvordan svare på en referansekontrollforespørsel , varer et anbefalingsbrev for alltid, og innholdet kan ikke gjelde år etter at anbefalingsbrevet er skrevet. Men et anbefalingsbrev er en potensiell gave til en verdsatt ansatt.
Et anbefalingsbrev kan lagre dagen. Skrevet på firmaets brevpapir, med en tydelig trykt adresse og telefon, gir anbefalingsbrevet et nødvendig behov for en søkeres legitimasjon. Som en arbeidsgiver, spesielt hvis du forventer endringer, som jeg nettopp har beskrevet, i din forretningssituasjon, gjør dine spennende ansatte en tjeneste.
Gi medarbeiderne et anbefalingsbrev .
Skriv en anbefaling brev
Et anbefalingsbrev kan vare for alltid og er et øyeblikksbilde av en ansattes ytelse på et bestemt tidspunkt. Følg derfor med omtanke og omsorg for hvordan du skriver et anbefalingsbrev og til den informasjonen som anbefalingsbrevet gir deg. Følg firmaets retningslinjer i forbindelse med anbefalingsbrev, hvis det finnes en policy.
I alle fall, spør din HR-avdeling for å gjennomgå anbefalingsbrevet ditt slik at du er sikker på at du beskytter bedriftens og dine egne interesser. Skriv et anbefalingsbrev fra ansatte etter disse retningslinjene.
- Gi anbefalingsbrev på originalt brevpapir med trykt adresse, telefon og ytterligere kontaktinformasjon i et standard forretningsbrev format. Du kan gi medarbeideren flere eksemplarer av anbefalingsbrevet på brevpapir i en konvolutt for brevpapir. (Dette kan fraråtte den dårlige øvelsen ved gjentatte ganger å kopiere et anbefalingsbrev - for alltid.)
- Adresse anbefalingsbrevet til den bestemte arbeidsgiveren som ber om anbefalingsbrevet , eller til hvem arbeidstakeren planlegger å sende, anbefalingsbrevet. Hvis anbefalingsbrevet er generisk, skriv brevet til: "Til hvem det kan bekymre seg ."
- Skriv anbefalingsbrevet i blekk og ta med navn, jobbtittel , telefonnummer og e-postadresse .
- Begynn med: Dette er et anbefalingsbrev for: Ansattes navn.
- Beskriv ditt forhold til arbeidstaker, ansattes jobbtittel og ansattes jobb. For eksempel, "Jeg var Marks veileder da han jobbet som en dyktig maskinoperatør i Lathe Department ved Alcon Tool."
- For hovedkomponentene i anbefalingsbrevet, beskriv nøkkelansvar for arbeidstakerens jobb. For eksempel var Marks hovedansvar opererende x-maskin; vedlikehold av selskapets verktøy og utstyr; skape et trygt og velholdt arbeidsområde; feilsøkingskvalitet, maskin og ytelsesproblemer; tjene som dagskiftet teamleder; støtter meg som erstatningssjef i mitt fravær; og tjener som leder av medarbeiderpanelet.
- Deretter gir du i helheten av anbefalingsbrevet din helhetsvurdering av medarbeiderens bidrag og verdi. Erklæringen skal gjenspeile at vurderingen er for Marks ytelse på et bestemt tidspunkt. For eksempel var "Mark en verdsatt ansatt som bidro godt over normen da han jobbet i avdelingen min. Dette er tydelig og ble anerkjent av hans oppdrag til lederroller. "
- Gi beskjed om hvorfor Mark forlot din ansettelse i anbefalingsbrevet hvis årsakene støtter Marks neste ansettelsesmulighet. For eksempel, "Markerte venstre Alcon Tool for å godta stillingen til veileder hos et annet selskap. En veilederjobb ville ikke vært tilgjengelig her i flere år. "
- Fullfør anbefalingsbrevet med en positiv notat. For eksempel, "Vi var lei for å se Mark gå, men ønsket ham alt det beste i sin nye jobb som veileder."
- Til slutt oppgir du at den potensielle arbeidsgiveren kan kontakte deg hvis han eller hun trenger mer informasjon. Tegn og fullfør anbefalingsbrevet.
Dette er de riktige komponentene i et anbefalingsbrev fra ansatte.
Hva ikke å skrive i en anbefaling brev
Visse forsiktighetsregler er i orden før du skriver en ansatt et anbefalingsbrev . Når du skriver et anbefalingsbrev, gjør ikke uttalelser av denne typen. Ikke:
- Gi opplysninger som du kanskje ikke vet sikkert om de var utenfor arbeidstakers ansettelsesforhold med firmaet ditt. For eksempel, ikke navnet på selskapet som du mener at arbeideren gikk på jobb. Du kan ikke vite om ansatt noen gang var ansatt der. Du ble fortalt av Mark at han hadde akseptert en jobb som veileder. Din anbefalingsbrev bør ikke gi potensielt motstridende informasjon som kan føre til senere problemer for ansatt i hans eller hennes jobbsøking.
- Forutsi fremtiden. Den eneste ytelsen du kan kommentere på, er ytelsen du opplevde mens arbeideren jobbet for deg. Alt annet er krystallkule stirrende og upassende for et anbefalingsbrev. Dette er upassende: "Jeg er sikker på at du vil få samme eksemplariske ytelse fra Mark som vi gjorde da han jobbet for Alcon Tool." Times endres; liv endres; uforutsigbare hendelser oppstår. Til deg eller en potensiell arbeidsgiver ti år nedover veien, er dette uverifiserbart.
- Gi personlig, beskyttet eller konfidensiell personellinformasjon av noe slag som lønn, personnummer , rase, religion, ekteskapelig status, familiesammensetning, medisinske problemer eller alder. (Et faktisk anbefalingsbrev jeg en gang mottok sa at veilederen var sikker på at Betty ville forbedre sin fremmøte og være en utmerket ansatt nå da hennes skilsmisse var endelig, hennes barneomsorgsproblemer var blitt løst, og hennes tidligere ektemann hadde flyttet ut av staten . Jeg er sikker på at veileder mente denne anbefalingen på en positiv måte.)
- Gi alt annet enn faktainformasjon som du direkte kan rapportere med personlig erfaring.
En kopi av anbefalingsbrevet , etter gjennomgang av Human Resources , skal plasseres i medarbeiderens personellfil .