Hva bør (og bør ikke) du plassere i en ansatt personellfil
I andre er tilgang begrenset til HR-ansatte, og ansatte kan be om tilgang til deres poster. Advokater kan også motta innholdet i personaldokumentene for rettssaker og likestillingsreklame (EEOC) klager.
En tidligere ansatt kan også be om en kopi av personopplysningene sine.
Med alle disse potensielle bruksområdene og potensielle seere av personopplysningene dine, må en arbeidsgiver ta vare på å opprettholde upartisk, faktisk dokumentasjon av en ansattes ansettelseshistorie i personopplysningene dine. Følg derfor disse generelle retningslinjene for dokumentasjonen du beholder i organisasjonens personopplysninger.
Generelle retningslinjer for innholdet i medarbeiderpersonalfilen
- Informasjon i personopplysninger må være faktisk. Tilsynsansvarlig eller personalets personaluttalelser; tilfeldige notater; sladder; ubegrunnede rykter spørsmål, rapporter eller tattletale påstander fra andre ansatte som ikke er utforsket; anklager ikke forfulgt, undersøkt og konkludert; og annen ikke-faktiske opplysninger, kommentarer eller notater bør utelukkes fra en ansattes personellfil.
Et av de verste eksemplene på støtende kommentarer som en HR-leder fant inn i en personrekord, involverte en ansettelsesansvarligs intervjunotater. En sa: "Muligens for fett å komme opp og ned trappene etter behov." Tenk på ansatt, advokat og til og med fremtidige ansatte og veiledere som leser kommentarer som disse.
I et annet selskap fant lederen uberørte notater som ledere og andre hadde lagt inn i medarbeiderens filer som, "Mary er sint fordi hun ikke fikk en heve. Hun reduserte sitt arbeid forsiktig for å bli jevn med sin leder." Se problemet?
- Personaleoppføringer må være forsiktig tilordnet til de aktuelle filplasseringene. Bestem en protokoll for firmaets personopptegnelser basert på statlige og føderale lover , arbeidslovgivning som helseforsikringsportabilitet og ansvarlig lov fra 1996 (HIPAA) og arbeidsgiverens beste praksis.
Deretter holder du med protokollen. Du vil ikke finne tilfeldig doktors unnskyldninger gjemt inn i personellfilen når de tilhører en medisinsk fil. Du vil heller ikke ha begrunnelse og begrunnelse for en ansattes kampanje i lønnslisten.
Du vil heller ikke ha oversikt over en ansettelsesbeslutning som involverer bakgrunnskontroll eller notater fra diskusjoner med tidligere arbeidsgivere i personellfilen.
- Tilsynsførere, ledere og andre ansatte som legger dokumentasjon i personoppføringer må være opplært for å skrive dokumentasjonen på riktig måte. I en advarsel om at ansatt var en fullstendig deadbeat, vil ikke vinner personellene registrere noen premier, men uutdannede veiledere har vært kjent for å skrive lignende uttalelser.
Enda bedre begrense tilgangen til filene til din HR-personell som er ansvarlig for postene og vet hva som skal og ikke skal plasseres i en personellfil. - Balanse informasjonen du plasserer i personopplysninger for å inkludere både de positive og negative aspektene av en ansattes ansettelseshistorie. Altfor ofte legger personellpostene vekt på alle negative hendelser og savner de positive komponentene.
- Kjenne forskjellen mellom veilederens personlige notater om hans eller hennes rapporteringspersonale og de offisielle selskapspersonellene. Tilsynsmannens notater som brukes til ytelsesforbedring , sporing av prosjekter og målgjennomføring, og for å fastslå høydene og resultatutviklingsplanene , tilhører for eksempel en veileders private fil, ikke i selskapets offisielle personopplysninger.
Anerkjenn også behovet for å trene veiledere i hvordan man tar notater og vedlikeholder dokumentasjon i styringsfilen. De samme kriteriene for fakta, ikke meninger, og spesifikke eksempler, ikke høresag, gjelder for private notater.
Tilsynsmannens private notater kan dømmes i tilfelle av et søksmål, så det anbefales at det er forsiktighet, selv for private notater. Oppfølging av veiledere som holder kopier av poster som finnes i den offisielle medarbeiderpersonalfilen i styringsfilen, anbefales ikke.
- Ansatte dokumentasjon og intervju notater presenterer litt av en quandary. Den beste fremgangsmåten er å opprettholde en egen fil for hver posisjon du fyller ut som inneholder all dokumentasjon som er relatert til å fylle den posisjonen fra jobbposten til referansekontrollene. Søkernes CV, omslagstavler og søknader tilhører denne filen, bortsett fra at du skal flytte ansatt ansattes søknad til medarbeiderpersonalfilen.
Denne filen har de offisielle sjekklistene og skjemaene som strever etter objektiv representasjon av en potensiell medarbeideres kvalifikasjoner og støtter din beslutning om å ansette den mest kvalifiserte kandidaten. Hyresansvarets meninger og notater som ble tatt under ansettelsesprosessen, tilhører ikke denne filen. Menneskelige ressurser kan samle disse notatene for å opprettholde fullstendig dokumentasjon om en ansettelsesbeslutning, men de tilhører ikke personopplysningene.
- Faktisk dokumentasjon om ansettelsesbeslutninger som forfremmelse , overføring til sidestilling og lønnsøkninger tilhører personopplysninger. Veiledningens eller HRs meninger om arbeidstakeren gjør det ikke. Offisiell disiplinær handling dokumentasjon som en skriftlig advarsel tilhører også medarbeiderens personellfil.
Spesifikke eksempler på dokumentasjon som ikke skal være i personopplysninger
Følgende opplysninger skal ikke plasseres i personopplysninger. Dokumentasjonen kan kreve en egen fil, kan klassifiseres som tilsyns- eller ledelsesnotater, eller bør ikke holdes i det hele tatt av en arbeidsgiver.
- Eventuell medisinsk informasjon tilhører den medisinske filen .
- Lønninformasjon er i lønnslisten .
- Dokumenter som inkluderer arbeidstakerens personnummer eller informasjon om en ansattes beskyttede klassifikasjoner som alder, rase, kjønn, nasjonal opprinnelse, funksjonshemming, sivilstatus, religiøs tro og så videre, bør aldri holdes i personaldataene.
- Overordnet dokumentasjon for å styre en ansattes arbeid, sette mål, tilbakemelding gitt og så videre, skal arkiveres i en privat, veileder eller leder-eid mappe.
- Undersøkelsesmateriale, inkludert arbeidstakerens klage, vitneintervjuer, ansattes intervju, funn, advokatrekommendasjoner og oppløsning, samt oppfølging for å sikre ingen gjengjeldelser , skal være i en undersøkelsesfil som er skilt fra personopplysninger.
- Filmedarbeider I-9 skjemaer i en I-9-fil eller -sted , vekk fra personellposter.
- Plasser bakgrunnskontroller, inkludert kriminell historie, kredittrapporter osv., Og resultatene av narkotikatesting i en egen fil som veiledere, ledere og medarbeider ikke kan få tilgang til. SHRM anbefaler enten denne separate filen eller anbefaler at denne informasjonen også kan arkiveres i medarbeiderens medisinske fil.
- Ansattes likestillingskilder , som for eksempel selvidentifikasjonsskjemaer og regjeringsrapporter, bør ikke lagres i persondata eller overalt hvor tilsynsføreren har tilgang.
Hvis du følger disse retningslinjene, lagrer organisasjonen din faktisk, faktisk, støttbar arbeidshistorie og personopplysninger på de aktuelle stedene.
Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.