Publisert 8/1/2015
Sjansene er at når noen fremmes til sin første lederrolle, blir det første gang de administrerer et avdelingsbudsjett.
De fleste nye ledere mottar liten eller ingen formell opplæring i hvordan man utvikler en budsjettprognose, sporer utgifter, eller hvordan man kan foreta midårsjusteringer. De blir ofte levert et regneark eller en rapport fra sjefen sin, eller finansdepartementet, og forventes å vite hvordan de skal gjøre det, eller lære av prøving og feiling.
Selv om "prøve og feil" kan være en effektiv måte å lære en ny ferdighet på, ville det være bedre hvis en ny leder ikke trengte for mange smertefulle feil.
Her er noen erfaringer fra min egen prøve- og feilsøking, som jeg tror de fleste nye ledere kan ha nytte av:
Invester tid til å lære rett fra starten
Det er ingen bedre tid å spørre "dumme" spørsmål enn når du er helt ny til noe og aldri har gjort det. Bedre å spørre og bruke tiden på forhånd, læring, i stedet for å vente til noen må påpeke feilene dine . Be om tid fra din leder (eller forgjenger hvis du kan) for å se gjennom den underliggende filosofien, de overordnede målene, formatet og hvert linjeelement. Hvis organisasjonen din har en finansiell person, be den personen om å tilbringe tid med deg også. De fleste vil bli smigret og villig til å dele sin kompetanse. Tross alt, hvis de kan trene deg hvordan du gjør ting i henhold til deres spesifikasjoner på forhånd, vil du få mindre hodepine for dem senere.
Ta en "Finans og budsjettering for ikke-finansielle ledere" kurs
Sjekk med dine lokale handelshøgskoler, under "Executive Education." De fleste handelshøgskoler tilbyr en til tre dagers, ikke-kreditt-kurs. Under eller etter kurset, ta deg tid til å gjennomgå bedriftens årsrapport, og forstå de ulike økonomiske forhold og rapporter.
Administrer departementets budsjett som det er din egen virksomhet
Når vi jobber for store organisasjoner, slutter vi å behandle "selskapets" penger som det vokser på trær. Det gjør det ikke, og det er nå din jobb som leder for å ta personlig eierandel av avdelings ressurser.
Vær en lagspiller
Om mulig, gå gjennom administrasjonens budsjett. Selv om det er viktig å ta eierskap til budsjettet ditt, er enheten din en del av en større enhet. Be ledelsen din om å vise deg hvor budsjettet passer inn og støtter stort bilde, så vel som gjensidig avhengighet med dine kolleger. Det kan være ganger når en annen avdeling trenger penger til mål som har høyere prioritet enn ditt. Ikke vent å bli spurt eller ta den bort - vær proaktiv og gi råd til å hjelpe din leder. Du vil bli sett på som strategisk og samarbeidende .
Ikke spill dumme spill
Bare fordi "alle gjør det," betyr det ikke at det ikke er dumt og dårlig for selskapet. Et eksempel på et typisk dumt budsjettspill som ledere spiller, er "bruk det eller mister det." Det er når du kommer nær årets slutt, og budsjettet ditt går under prognosen din. I de foregående årene, da du undertrykte, ble ditt neste års budsjett satt ut basert på det årets faktiske.
Så, for ikke å få budsjettet til å kutte igjen, går du på en kjøpesenter - kjøp ting du ikke trenger eller strømpe opp, bare hvis du trenger det.
Spor kostnadene månedlig og gjør proaktive korrigeringer
Ikke anta at "noen" vil fortelle deg når du er over budsjett. Faktisk kan du til og med måtte spørre om månedlige rapporter eller holde styr på deg selv. Ikke vent til slutten av året, når det er en overraskelse (for deg og sjefen din). Da er det for sent å undersøke og foreta rettelser. Vær ansvarlig, måler deg selv og rapporter proaktivt til sjefen din.
Vær gjennomsiktig og involvere ditt lag
Del budsjettet ditt med teamet ditt, kanskje til og med få dem involvert i å sette opp prognosen. Å involvere teamet ditt og hjelpe dem å forstå budsjettprosessen skaper en følelse av felles eierskap og oppfordrer dine ansatte til å finne kreative måter å håndtere utgifter på.
Vær strategisk
Ikke bare ta fjorårets aktualer og legg til ti prosent til neste års prognose. Start med å utvikle en strategi og mål, og deretter bestemme hvilke ressurser som kreves for å oppnå disse målene. Hvis du trenger mer enn i fjor, så utarbeide en forretningssak for å rettferdiggjøre din forespørsel om tilleggsfinansiering.
Ikke overdriv det
Mens du administrerer budsjettet er en viktig rolle for en leder, mister du aldri de viktigste ressursene dine: ditt folk! Sørg for at du bruker minst fem ganger hvor mye tid du utvikler laget ditt, som du er knuste tall.