Trinn for trinn til et Performance Management System
Tross alt, hvor mange mennesker i organisasjonen vil høre at de var mindre enn perfekte i fjor? Hvor mange ledere vil møte argumenter og formindsket moral som kan følge av ytelsesvurderingsprosessen ?
Hvor mange veiledere føler at deres tid er godt brukt profesjonelt til å dokumentere og gi bevis for å støtte sin tilbakemelding - hele året? I tillegg kan de viktigste utgangene for ytelsesvurderingen, fra hver persons jobb, ikke defineres eller måles i ditt nåværende arbeidssystem. Gjør evalueringssystemet ett skritt vanskeligere å administrere og knytte lønnsøkningen til ansattes lønnsøkning til deres numeriske vurdering .
Hvis det sanne målet med ytelsesvurderingen er ansattes utvikling og organisatorisk forbedring, bør du vurdere å flytte til et ytelsesstyringssystem . Legg fokus på det du virkelig vil opprette i organisasjonen din - ytelsesstyring og utvikling.
Som en del av dette systemet vil du bruke denne sjekklisten til å veilede deltakelsen i ytelsesstyrings- og utviklingsprosessen. Du kan også bruke denne sjekklisten for å hjelpe deg med en mer tradisjonell ytelsesvurderingsprosess.
Hvis du følger denne sjekklisten, er jeg overbevist om at du vil tilby et resultatstyrings- og utviklingssystem som vil forbedre bedriftsprosessen du for tiden klarer å forbedre. Personalet vil føle seg bedre om å delta, og resultatstyringssystemet kan til og med påvirke ytelsen positivt.
Forberedelse og planlegging for resultatstyring
Mye arbeid er investert på forsiden, for å forbedre en tradisjonell ansattes vurderingsprosess. Faktisk kan ledere føle seg som om den nye prosessen er for tidkrevende.
Når grunnlaget for utviklingsmål er på plass, reduseres tiden for å administrere systemet. Hver av disse trinnene er tatt med medarbeiderens medvirkning og samarbeid, for best resultat.
Performance Management and Development i det generelle arbeidssystemet
- Definer formålet med jobben , stillingen og ansvaret .
- Definer ytelsesmål med målbare resultater.
- Definer prioriteten for hvert jobbansvar og mål.
- Definer ytelsesstandarder for viktige komponenter i jobben.
- Hold foreløpige diskusjoner og gi tilbakemelding om ansattes ytelse, helst daglig, oppsummert og diskutert, minst kvartalsvis. (Gi positiv og konstruktiv tilbakemelding.)
- Opprettholde en rekord av ytelse gjennom kritiske hendelsesrapporter. (Jot notater om bidrag eller problemer i kvartalet, i en ansatt fil .)
- Gi muligheten til bredere tilbakemeldinger. Bruk et tilbakemeldingssystem med 360 grader som inkorporerer tilbakemelding fra medarbeiderens eiere, kunder og personer som kan rapportere til ham.
- Utvikle og administrere en coaching- og forbedringsplan hvis den ansatte ikke møter forventningene.
Umiddelbar forberedelse til Performance Development Planning Meeting
- Planlegg Prestasjonsutviklingsplanlegging (PDP) møte og definer forhåndsarbeid med medarbeider for å utvikle ytelsesutviklingsplanen (PDP) .
- Medarbeider vurderer personlig ytelse, dokumenterer egne vurderinger og samler nødvendig dokumentasjon , inkludert 360 graders tilbakemelding , når tilgjengelig.
- Veilederen forbereder seg til PDP-møtet ved å samle inn data, inkludert arbeidsposter, rapporter og innspill fra andre som er kjent med personellets arbeid.
- Begge undersøk hvordan medarbeider utfører mot alle kriterier, og tenk på områder for potensiell utvikling.
- Utvikle en plan for PDP-møtet som inneholder svar på alle spørsmål om ytelsesutviklingsverktøyet med eksempler, dokumentasjon og så videre.
Prestasjonsutviklingsprosessen (PDP) Meeting
- Opprett en komfortabel, privat innstilling og rapport med personellpersonalet.
- Diskutere og bli enige om målet med møtet, å opprette en forestillingsutviklingsplan .
- Medarbeider diskuterer prestasjoner og fremgang som han har oppnådd i kvartalet.
- Medarbeideren identifiserer måter han ønsker å videreutvikle sin profesjonelle ytelse, inkludert opplæring, oppgaver, nye utfordringer og så videre.
- Veilederen drøfter resultat for kvartalet og foreslår måter som medarbeiderne kan videreutvikle sin ytelse.
- Legg veilederens tanker til ansattes utvalgte områder for utvikling og forbedring.
- Diskuter områder av avtale og uenighet, og nå konsensus.
- Undersøk jobbansvar for det kommende kvartalet og generelt.
- Enighet om standarder for ytelse for de viktigste arbeidsansvarene.
- Still mål for kvartalet.
- Diskutere hvordan målene støtter oppnåelsen av organisasjonens forretningsplan, avdelings mål og så videre.
- Enighet om en måling for hvert mål.
- Forutsatt at ytelsen er tilfredsstillende, opprett en utviklingsplan med personellpersonalet, som hjelper ham å vokse profesjonelt på måter som er viktige for ham.
- Hvis ytelsen er mindre enn tilfredsstillende, utarbeide en skriftlig forbedringsplan , og planlegge hyppigere tilbakemeldingsmøter . Påminn arbeidstakeren om konsekvensene knyttet til fortsatt dårlig ytelse .
- Veileder og ansatte diskuterer tilbakemeldinger fra ansatte og konstruktive forslag til veileder og avdeling.
- Diskuter alt annet som veileder eller medarbeider ønsker å diskutere, forhåpentligvis, opprettholde det positive og konstruktive miljøet som ble etablert hittil under møtet.
- Signere gjengivelsesverktøyet for å indikere diskusjonen har skjedd.
- Slutt møtet på en positiv og støttende måte. Veilederen uttrykker tillit til at medarbeider kan utføre planen og at veileder er tilgjengelig for støtte og assistanse.
- Sett en tidsramme for en formell oppfølging, vanligvis kvartalsvis.
Etter møtet med Performance Development Process
- Hvis det var nødvendig med en forbedringsplan , følg opp på de angitte tidspunktene.
- Følg opp med tilbakemeldinger og diskusjoner regelmessig gjennom kvartalet. (En ansatt bør aldri bli overrasket over innholdet av tilbakemelding på møteutviklingsmøtet.)
- Veilederen må holde forpliktelser i forhold til avtalt utviklingsplan, inkludert tid som trengs vekk fra jobben, betaling for kurs, avtale om arbeidsoppgaver og så videre.
- Veilederen må håndtere tilbakemeldingene fra avdelingsmedlemmer og la medarbeiderne vite hva som har endret seg, basert på tilbakemelding.
- Videresend passende dokumentasjon til Human Resources-kontoret og behold en kopi av planen for enkel tilgang og henvisning.