Retssekretærer er ansatt i advokatfirmaer i alle størrelser. Noen sekretærer gir rent administrativ støtte. Imidlertid utfører sekretærer i mange bedrifter en hybridrolle, som fungerer som både sekretær og rettssaker.
Nedenfor er flere av de mest vanlige funksjonene til en rettssekretær i hele rettssyklusen.
Sekretærrollene varierer avhengig av firmaet, typen rettssaker og størrelsen på de ansatte.
Case Screening
I saksøkerfirmaer er det første trinnet i saken å se saken for fortjeneste. Har potensiell klient en handlingsårsak? Er det noen konflikter? Sekretæren kan bidra til å forberede saksskjermskjemaer og planlegge innledende møter mellom advokat og potensiell klient. I noen tilfeller vil sekretæren fullføre en første screening ved å spørre potensielle klient spørsmål via telefon. Hvis klienten er signert, vil sekretæren opprette en ny saksfil, og videresende oppbevaringskontrakten og andre dokumenter til kunden.
Etterforskning
I mange tilfeller foretar partene en undersøkelse før et søksmål er innlevert. Denne undersøkelsen kan innebære å finne og intervjue vitner, undersøke ulykkesstedet og samle dokumentar- og andre bevis. Retssekretæren kan bistå i prosessen ved å planlegge møter og telefonkonferanser på vegne av advokat, lage vitne lister, organisere bevis og andre dokumenter og skape et pålitelig arkiveringssystem for både papir og elektroniske dokumenter.
prosesskrift
Hvis en søksmål er innlevert, vil sekretæren forberede påstandene i et tekstbehandlingsprogram. Innkallingen kan inkludere innkalling, klage, bekreftelse, forespørsler om opptak og forslag. Tvister sekretæren vil ofte lage pleading bindemidler som organiserer og indekserer alle påtalene for et bestemt tilfelle.
Sekretæren kan sende disse dokumentene til retten, enten personlig eller elektronisk, selv om denne oppgaven ofte utføres av en advokat eller advokat.
Oppdagelse
Discovery er den lengste fasen av prosedyreprosessen. Under oppdagelsen kan rettssekretæren utføre alle eller noen av følgende oppgaver:
- Forbereder oppdagelsesdokumenter i et tekstbehandlingssystem, inkludert spørreundersøkelser og forespørsler om produksjon
- Skriving, sending og sporing av stævninger
- Planlegger avsetninger med flere parter, herunder advokat, klienter, opposisjonærer og domstolsreportere
- Planlegging av uavhengige medisinske undersøkelser og andre avtaler som kreves av sivilprosedyren
- Opprette discovery bindemidler; indeksering og arkivering av registreringsdokumenter
- Organisering og arkivering av saksdokumenter
- Planlegging av undersøkelser
- Lokalisere og kommunisere med eksperter; organisere og arkivere ekspertrapporter
Pre-Trial
Når en prøvedato er angitt, hjelper sekretæren juridiske teamet å forberede seg på prøve. Sekretærens rolle kan omfatte:
- Skriving og formatering av forhåndsdokumenter, inkludert bevegelser, trender, underkvoter og vitne lister
- Samle og organisere utstillinger
- Opprette, organisere og / eller indeksere prøvebindere
- Hjelper med å organisere utfordringer
- Sporingsfrister og sende påminnelser til juridisk team
- Sitekontroll og korrekturlister og juridiske dokumenter
- Sikre at dokumentene er riktig formatert i samsvar med rettsregler
- Koordinerende vitner
Prøve
Retssekretæren utfører en viktig støtterolle under rettssaken. Hans plikter kan omfatte:
- Forbereder, skriver og formaterer prøveversjoner
- Koordinere utarbeidelsen av diagrammer, grafer og andre rettssenter
- Planlegging bud, domstol reportere og ekspert vitner
- Organisere, arkivere og administrere dokumenter, utstillinger og prøvebindere
- Koordinere reisearrangementer for advokater, vitner, klienter og andre
Andre administrative oppgaver
For de som arbeider på forsvarssiden, vil rettssekretæren gå inn i advokaternes og paralegals tid brukt på hvert tilfelle i firmaets tid og faktureringssystem .
Han eller hun vil også sende periodiske fakturaer til kunden og følge opp på sen betaling. Andre generelle oppgaver utført av rettssekretæren inkluderer:
- Produsere informasjon ved å transkribere, formatere, skrive inn, hente, kopiere og overføre tekst, data og grafikk
- Sporingsfrist
- Tilsvarer klienter, vitner og motsatte rådgivere
- Svare på telefonen
- Opprett regneark for å spore kostnader, utstillinger og annen informasjon
- Transskribere diktat
- Opprettholde dokkesystemer
- Ruting av korrespondanse, rapporter og juridiske dokumenter
- Organisering av klientkonferanser og advokatmøter
- Forbereder kostnadsrapporter
- Opprettholde advokatens kalender ved å planlegge og planlegge konferanser, telekonferanser, deponeringer og reise
- Bestiller rekvisita
Tvister Sekretærutdanning
Mange rettssekretærer fullfører et sertifikat eller tilknyttet studieprogram på en handelsskole eller samfunnskollege. Imidlertid har sekretærer med fireårig høyskoleeksamen de mest fremskrittsmuligheter innen et advokatfirma. Oppsigelsestrening skjer ofte på jobben. Erfarne rettssekretærer flytter ofte inn i andre roller i firmaet, herunder advokatstillinger og kontorstillinger.
Tvister Sekretær Ferdigheter og Kunnskap
Retssekretærer må ha en rekke mellommenneskelige, teknologiske og kontorfaglige ferdigheter samt juridisk og prosesskunnskap. Nødvendig kompetanse og kunnskap inkluderer:
- Ferdighet med tekstbehandling, regneark, presentasjon og tid og fakturering programvare; kjent med Microsoft Office-pakken
- Ferdighet med transkripsjonsutstyr
- Utmerket skriftlig og muntlig ferdigheter
- Kunnskap om lokale, statlige og føderale rettssaker dokumentasjon og arkivering prosedyrer
- Ferdighet med dokumentdatabaser som Ringtail, Summation og Concordance
- E-arkivering erfaring
- Kunnskap om kontorprosedyrer og juridisk terminologi
- Sterke skriveferdigheter
- Solid organisasjonsferdigheter og multi-tasking ferdigheter
- Evne til å samhandle profesjonelt med alle nivåer av personell