Lær hvordan du skriver et sympatibrev til å hjelpe en sørgende medarbeider
Uansett hva du ellers gjør for å hjelpe medarbeideren din eller kollegaen til å håndtere sin sorgfulle situasjon, er det nesten alltid hensiktsmessig å skrive et sympatibrev . Kondolensnotater er alltid verdsatt av ansatte som setter pris på å motta din sympatimelding i sin tid av sorg.
Denne malen gir en veiledning slik at du kan skrive ditt eget sympatibrev på arbeidsplassen din. Det understreker de faktorene som vil gjøre kondolensnotatene dine formidle din riktige sympatimelding.
Skriv et sympati brev til å uttrykke hjertelig kondolanser
Start medfølelsesmeldingen på ditt vanlige skrivesaker med navn og adresse og dato. Eller, hvis du har valgt å hånd skrive et notat på et kort eller stykke papirvarer, start med datoen.
E-post har også blitt stadig mer akseptabelt som kommunikasjonsmedium, men et formelt håndskrevet brev eller skrevet notat er bedre valg for kondolensbrev. E-post-sympati-meldinger la det varige inntrykk at korrespondansen din var som vanlig - ikke i det hele tatt sympati-meldingen du prøvde å formidle.
Skriv deretter, Kjære (Ansattes navn),
Start brevet med en beskrivelse av arrangementet og din sympati. Avhengig av forholdet til medarbeiderne (for eksempel, HR-medarbeiders sympatisbrev til ansatt), må du kanskje skrive et notat, men du vil kanskje også skrive et sekund, personlig notat.
Fokuset på denne artikkelen er det offisielle selskapets sympatibrev. Det er generelt mer formelt enn et notat du vil sende til en personlig venn eller kollega.
Eksempel: Vi ønsker å uttrykke vår sympati for det siste tapet av moren din. Å miste et nært familiemedlem er alltid trist, og vi vil at du skal vite at vi er veldig lei meg for tapet ditt.
Tilbyr å bistå medarbeider i sorgsperioden uten å forplikte selskapets ressurser eller sette inn en presedens som du ikke kan tilby alle ansatte.
Eksempel: Gi oss beskjed om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe deg når du håndterer tap av din mor.
Gi ytterligere informasjon om bedriftsressurser som er tilgjengelige for ansatte i deres tid med sorg.
Eksempel: Medarbeiderne i menneskelige ressurser har hjulpet deg med å få tilgang til dine fordeler, og vi har delt vår forsømmelsespolicy med deg. Hvis du har behov som strekker seg utover parametrene i retningslinjene, vennligst gi oss beskjed slik at vi kan håndtere situasjonen din på individuell basis.
Tidligere selskapspraksis har vært å gi ytterligere ubetalte permisjonstid for å håndtere dødsrelaterte problemer, utenlandsreiser og tidskrevende juridiske problemer.
Slutt notatet ditt med et gjentatt tilbud om støtte. Medarbeideren trenger kanskje ikke eller vil ha noe fra deg, men det er viktig at du gjør tilbudet. Du vil sjelden finne din hjelp forfulgt, men du har vist at du bryr deg.
Eksempel: Vi er forpliktet til å hjelpe deg gjennom denne vanskelige tiden på livets reise. Ditt tap på moren din er trist, og vi støtter din innsats for å gå videre.
Gi oss beskjed om hvordan vi kan hjelpe.
Slutt: Bruk din normale signatur. Hilsen er et vanlig tegn for å avslutte en sympati-melding. Eller du må finne din egen, komfortable måte å avslutte og lukke ut kondolensbrevet.
Ytterligere avslutninger inkluderer:
- hjertelig
- Vennlig hilsen
- Med vennlig hilsen
- Tenker på deg
- Beste
- Beste hilsener
- Med sympati
Dette er komponentene i et sympatibrev med koblinger til trinnene et selskap kan ta tidligere i ferd med å støtte en ansatt i livets sorgfulle øyeblikk av berolighet og sorg.
Se mer om hvordan en arbeidsgiver kan hjelpe medarbeidere og medarbeider å håndtere forvirring og sorg .
Vær oppmerksom på, som du skriver din sympati, at det er lite sannsynlig at du vet alle detaljene i ansattes forhold til hans eller hennes slektninger. I tillegg vil du sjelden ha alle detaljer om en sysselsatt sykdom eller slektningens tragedie.
Så begrens antagelsene som du uttrykker i din sympati brev. Å holde meldingen nøytral er din beste tilnærming når du skriver din sympati brev. (For eksempel kan en ansatt og hennes mor ha hatt et fjernt, ulykkelig forhold i tjue år. Du vet det ikke. Så skriv ikke en sympati-melding som tar et nært, kjærlig forhold. Dine kondolanser vil falle på døve ører. )
Sample Sympathy Letter
Kjære Elizabeth,
Vi er så lei meg for å høre om morens død. Å miste et familiemedlem er alltid vanskelig. Gi oss beskjed om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe deg i løpet av denne prøvetiden.
Du er kvalifisert for tre dager med betalt avgang som angitt i vår ansattes avslagspolitikk. Vi har tidligere gitt ekstra ubetalte frister for ansatte når reise og personlig virksomhet knyttet til døden krevde mer tid vekk fra arbeidet.
Vennligst la din leder eller menneskelige ressurser vite om du trenger å be om ekstra time-off. Vi kan også jobbe med en fleksibel tidsplan hvis familiebedriften din må oppnås i arbeidstiden.
Vi er forpliktet til å hjelpe deg gjennom denne vanskelige tiden i livets reise. Vi sympatiserer med tapet av moren din og vi vil støtte din innsats for å gå videre med livet ditt. Gi oss beskjed om hvordan vi kan hjelpe.
hilsen,
Susan
HR-direktør
Medarbeiderens leder kan også vurdere å sende et sympatibrev eller et notat. Dette er mer hensiktsmessig skrevet på et notatkort og sendes uformelt siden den offisielle firmabrevet allerede er sendt av Human Resources.
Samarbeidspartnere og venner oppfordres også til å utvide sympati som svar på livets brutale øyeblikk.