En på én møter Sikre at dine forretningsmål nås
Her er syv måter å få mest mulig ut av dine en-mot-møter med ansatte.
1. Mål fremgang
I tillegg til ordinære en-mot-møter, bør du ha årlige prestasjonsmål på plass. Prestasjonsutviklingsplanlegging er ikke bare å gå over fjorårets suksesser og fiaskoer; Det er å sette mål og mål for dette året. Du vil henvise til disse målene gjennom hele året.
Hver gang du møter med dine ansatte, tar du en titt på disse målene og ser hvordan de utvikler seg for å oppnå dem. Dine ansatte vil alltid vite hva som forventes av dem, og du vil alltid vite hvor de står i forhold til nødvendig fremgang.
2. Endre mål
Dette kan virke som det motsatte av det ovennevnte punktet, men målene som ble satt i desember, gir ikke alltid mening i juli. Bedrifter omorganiserer, kunder forlater organisasjonen din, og nye kunder blir med. Ansatte slutter, og erstatninger er ansatt. Prosjekter blir drept, og nye prosjekter legges til. Med andre ord, ikke nøl med å gjøre endringer i de opprinnelige planene.
Når du setter deg ned med de ansatte og ser på målene og ett mål ikke gir mening, kaster du det ut. Ingen skyld. Bli kvitt den og legg til en ny, hvis det er aktuelt. Nå, hvis et mål ikke lenger gir mening fordi din ansatt har oppnådd målet, så gratulere henne og ta det av listen.
3. Spør om nødvendig støtte
En på ett møte er den ideelle tiden å spørre den ansatte hvor hun trenger hjelp .
Et komplisert prosjekt kan trenge mer arbeidskraft. Hun kan jobbe med en kollega som er en mobb og en rykk. Hun har bare funnet ut at hun er gravid og vil trenge tid for doktorsavtaler. Men, følg forsiktig - ikke spør om behov hvis du skal ignorere dem når de er identifisert.
Ikke ta en forespørsel om hjelp som et tegn på at din ansatt ikke er i stand til å utføre jobben sin. Alle trenger hjelp, og det er bedre at du oppretter et åpent, støttende miljø i stedet for å vente til det er en katastrofe som du må tilbringe helgenfesting.
4. Karriereplanlegging
Mens fokuset er på å få jobben i dag, er dine ansatte bekymret for deres fremtid. Selv om dette ikke er et fokus for alle på ett møte, er karriereplanlegging en verdifull del av regelmessige møter. Dette er til din fordel, så vel som din ansattes fordel.
Du vil vite hvor hun vil gå , og du vil hjelpe henne med den veien. Hvorfor? Fordi det beste du kan gjøre for din bedrift, er å behold de beste ansatte . Det inkluderer karrierevekst - svært få mennesker vil være i samme jobb for alltid.
Så snakk om hva din medarbeider trenger å gjøre og lær å tjene en kampanje eller forberede seg på en overføring til en annen type jobb.
5. Praising
Alle ønsker å høre når de lykkes . Mens den beste tiden til å prise en medarbeider er i øyeblikket, ("Hei, god presentasjon!" Eller "Jeg så deg at du håndterer den ubehagelige kunden perfekt. Fantastisk jobb!") Ledere er ikke overalt på en gang.
Pass på at du roser dine ansatte for deres prestasjoner. Hold øynene og ørene åpne for rapporter om godt arbeid. Hvis en annen person sier, "Hei, Jane gjorde en fantastisk jobb i går," skriv det ned og ta det opp med henne på din en på en. (Dette er også god dokumentasjon for å ha resultatbaserte lønnsjusteringer.)
6. Korrigering
Sammen med lovprisning må rettelser skje . Som ros er det meste av denne tilbakemeldingen mer effektiv når den er gitt i øyeblikket - om nødvendig. Med mindre en situasjon er presserende og farlig, må du tilby rettelser privat.
(Det er greit å hilse på en ansatt for å få brannslukningsapparatet til å sette ut et kasseapparat, men det er ikke greit å skje på medarbeiderne foran kunder og andre ansatte fordi hennes kassaskuff var kort.)
En-mot-møter er tiden å sette seg ned og tilby korrigeringer og råd.
Korrigeringer du tilbyr kan variere fra krevende krav ("Vi har en standard for bruk av Times New Roman for rapporter, vennligst endre rapportene dine"), til personlighetstrekk som forårsaker problemer ( "Jeg har lagt merke til at du kritiserer dine kolleger . Hvis du har bekymringer om en kollega, vennligst ta med dem til meg, og jeg vil takle dem. Din jobb er å gjøre X, Y og Z. Ikke bekymre deg for Janes arbeid.)
Kritikken bør alltid hjelpe i stedet for å gi straff - i hvert fall i begynnelsen. Ingen leder bør forvente fullkommenhet. Det er imidlertid noen handlinger som kan trenge "straff." Hvis en ansatt er kronisk sent, må du kanskje opprette en ytelsesforbedringsplan . Hvis en ansatt mobber andre ansatte, kan det hende du må legge inn en oppskrivning i personellfilen og følge denne disiplinære tiltaket med intensiv rådgivning .
Regelmessig en-på-en lar deg følge med i disse situasjonene, slik at ingenting går ut av hånden. For eksempel vil du aldri ha en arbeidsplasspølle overta fordi du har korrigert problemene ved første tegn, og hvis rettelser ikke virker, dokumenterer du et sterkt tilfelle for ansettelsesavslutning.
7. Nye oppgaver
Mens du ikke har ventet på et en-mot-møte for å tilordne en ansatt ny oppgave eller et mål , er det ofte det beste stedet å diskutere et nytt prosjekt. Det gir deg tid til å presentere hele prosjektet og for din medarbeider å stille spørsmål slik at når hun forlater kontoret, er hun klar til å gå.
Hun kan også ta opp bekymringer og ideer som kan få prosjektet til å løpe mer jevnt. Hun trenger også å forstå mengden myndighet og selvstyre hun kan trene i sin beslutningstaking. Til slutt må medarbeideren skape en kritisk sti med deg som angir tidspunktene når du vil trenge tilbakemelding om fremdriften i løpet av en og en gang.
Hvor ofte bør du holde et en-mot-møte?
Ingen enkelt svar dekker alle uforutsetninger. Det avhenger av hvor mange ansatte du har , hvilken type arbeid du gjør, hvor mye støtte dine ansatte trenger, og din tidsplan. Noen ganger er 15 minutter av en-til-en-gang, en gang i måneden, tilstrekkelig til å holde på toppen av alt.
Noen ganger kan det hende du trenger en time i uken for å oppnå de syv målene som er skissert ovenfor. Hvis du er ny på en-mot-møtene, starter du med hver annen uke i en halv time og juster opp eller ned etter behov. Du trenger ikke å planlegge samme tid for hver ansatt, selv om du vil sørge for at du ikke favoriserer en ansatt over en annen .
Når du blir vant til regelmessige avtaler med dine direkte rapporter, finner du at avdelingen din går jevnere. Dine ansatte vil vite hva de trenger å gjøre, og du vet hva du trenger å gjøre for å hjelpe dem.
Og, hvis du ikke allerede holder dem - planlegg en en-til-en-avtale med sjefen din med jevne mellomrom. Du vil dra nytte av denne ansiktet med sjefen din, akkurat som dine ansatte har nytte av tiden de bruker en-mot-en med deg.