Du kan planlegge, lede og administrere et møte for å produsere resultater
Hvis du forsømmer noen av disse møtestyringsmulighetene, vil dine møter og lag ikke bære den frukten du ønsker fra den tiden du investerer. Ta disse tolv møtehåndteringstipsene for å veilede deltakerne dine for å oppnå forventede, positive og konstruktive resultater.
Hva å gjøre før møtet for å sikre effektive møter
Handlinger før møtet etablerer grunnlaget for å oppnå møteresultater. Du kan gjøre alle de nødvendige oppfølgingene, men uten en effektiv møteplan for å starte, vil resultatene skuffe deg. Disse tipsene hjelper deg med å planlegge og gjennomføre møtet.
Planlegg møtet
Effektive møter som gir resultater, begynner med møteplanlegging. Først må du identifisere om andre ansatte er nødvendig for å hjelpe deg med å planlegge møtet. Deretter bestemmer hva du håper å oppnå ved å holde møtet. Etablere målbare mål for møtet ditt.
Målene du fastsetter vil etablere rammeverket for en effektiv møteplan. Som Stephen Covey sier i de syv vaner av svært effektive mennesker , "Begynn med enden i tankene." Møteformålet ditt vil avgjøre møtefokuset, møteagendaen og møtedeltakerne du trenger for å oppnå formålet.
Pass på at du trenger et møte
Når du har utviklet din møteplan, sørg for at et møte er et passende kjøretøy for å oppnå de fastsatte målene. Å planlegge og holde et møte er dyrt når du regner med tidspunktet for folket som deltar, så gjør en innsats for å fastslå at et møte er den beste muligheten til å løse problemet, forbedre prosessen , eller lage en pågående plan.
Du kan oppleve at du kan oppnå møtemålene med en epostdiskusjon eller ved å distribuere og be om informasjon gjennom selskapets nyhetsbrev. Sørg for at møtet er nødvendig og ikke bare mer praktisk for deg - du får bedre resultater fra dine møtedeltakere når du virkelig har tatt behold av deres behov.
Sikre passende deltakelse på møtet
Hvis et møte er riktig middel til å nå dine mål , må du sjekke med deltakerne som må delta i møtet for å lykkes. De nødvendige deltakere må være tilgjengelige for å delta i møtet.
Utsette møtet i stedet for å holde et møte uten kritiske medarbeidere. Hvis en representant deltar i stedet for en avgjørende beslutningstaker, må du sørge for at den utsatte medarbeider har fullmakt til å treffe avgjørelser - eller utsette møtet.
Distribuer og gjennomgå forhåndsarbeid før møtet
Hvor mange møter har du deltatt i, som startet med møtelederen, som gikk ut av en rekke handouts eller projiserer et Microsoft PowerPoint-lysbilde til diskusjon? Frustrerende? Det kan du vedde på. Møtet blir en gruppeinnlasting, knapt produktiv for målutførelse.
Når de oppgitte formålene for å holde et møte er beslutningstaking og besvare spørsmål, er en gruppelesning et skamfullt sløsing med folks tid.
Du kan gjøre møter mest produktive og sikre resultater ved å gi nødvendig forhåndsarbeid i forkant av det faktiske møtet. Å gi forhåndsarbeid, diagrammer, grafer og lesemateriell 48 timer før et møte påvirker møte suksess. Jo mer forberedelsestid du tildelte, de bedre forberedte menneskene vil være til møte.
Dokumentasjon som vil hjelpe deg med å oppnå møtemålene kan inkludere rapporter; data, diagrammer og koblinger til konkurransedyktig informasjon, salg måned-til-dato og produksjonsplaner; Microsoft PowerPoint-lysbilder som illustrerer viktige diskusjonspunkter; og møte minutter , notater og oppfølging fra tidligere eller relaterte møter og prosjekter.
Forhåndsarbeid, til og med bare for å følge for å lese informasjonen, distribuert i tide, med den seriøse forventningen om at deltakerne vil lese pre-arbeidet før møtet, bidrar til at møtet lykkes.
Under møtet for å sikre effektive møter
Effektiv bruk av møtetiden bygger entusiasme for emnet. Det genererer engasjement og en følelse av prestasjon fra deltakerne. Folk føler seg del av noe større enn deres daglige utfordringer. Derfor vil et godt forenklet, aktivt møte som setter opp scenen for oppfølging, produsere møteresultater.
Effektiv møteforenkling
Møtelederen setter en positiv, produktiv tone for samhandling mellom møtedeltakerne. Effektiv møtefasilitering starter med en gjennomgang av målene, eller forventede resultater, og dagsordenen. Tilrettelegger hjelper gruppemedlemmene til å holde fokus og produktivitet.
Møtedesign og dagsorden fastsatte rammeverket for møtet. En effektiv tilrettelegger, som holder deltakerne på sporet, sørger for å oppnå forventede, ønskede resultater fra møtet.
Bruk Pre-Work i møtet
Bruk eller referer til forhåndsarbeidet og annen informasjon som ble levert før møtet under møtet. Du styrker behovet for deltakere å tilbringe tiden som er nødvendig for å vurdere materiale som er integrert for å oppnå de ønskede resultatene.
Dine deltakere vil forberede seg før møtet møtes, og resultatene dine vil bære vitnesbyrd om solid forberedelse og ledelse . Ingen ønsker å vises uforberedt, uinteressert, eller ikke bidra i øynene til en lagkamerat.
Involver hver deltaker i handlinger
Hver arbeidsgruppe har ulike personligheter som dukker opp for møter. Du har rolige kolleger og folk som prøver å dominere hver plattform. Enten du skal tilrettelegge for eller delta i møtet, må du involvere hver deltakende i gjennomføringen av møtemålene.
Dette sikrer at hver deltaker investeres i møtet og i oppfølgingen. Du vil oppnå flere resultater med hele laget trekker enn med en dominerende personell som prøver å presse alle andre opp bakken.
Lag en effektiv møteoppfølgingsplan
Under møtet, lage en oppfølgingsplan med handlingsobjekter. Effektive planer inkluderer følgende.
- Den spesifikke handlingsobjektet,
- navnet på personen som har forpliktet seg til å "eie" gjennomføringen av handlingsobjektet,
- Forfallsdato for handlingsobjektet, og
- en avtale om hva som utgjør ferdigstillelse av handlingsobjektet.
Diskuter virkelige scenarier og hindringer for suksess som teammedlemmer kan oppleve når de prøver å oppnå de elementene som vil gi de nødvendige resultatene. Sett en tid for ditt neste møte, om nødvendig, mens deltakerne er til stede.
Etter møtet for å sikre effektive møter
Handlinger og planlegging før og under møtet spiller en stor rolle for å hjelpe deg med å oppnå forventede, positive og konstruktive resultater. Dine handlinger etter møtet er like viktig. Oppfølging på neste planlagte møte er aldri nok av en investering for å sikre resultater.
Publiser møte protokoller
Begynn med å publisere minutter og handlingsplan innen 24 timer. Folk vil mest effektivt bidra til resultatene hvis de kommer i gang med actionartikler med en gang. De har fortsatt et nytt minne om møtet, diskusjonen og begrunnelsen for den valgte retningen.
De forblir entusiastiske og klar til å komme i gang. En forsinkelse i fordelingen av minutter vil skade resultatene dine siden de fleste venter på at minuttene kommer fram før de begynner å takle sine forpliktelser.
Effektiv møteoppfølging
Å respektere og observere frister og oppfølging vil hjelpe deg med å oppnå resultater fra møtene dine. Fristen ble etablert under møtet. Etter møtet bør hver person med et handlingsobjekt også lage en plan for deres personlige gjennomføring av deres engasjement.
Enten de skriver trinnene i planleggeren, delegerer oppgavene til en annen personell, eller bare fullfører oppgaven, er personen ansvarlig for oppfølging.
Så er møteplanleggeren. Du kan forbedre møtesultatene ved å følge opp med hver person som har et handlingsobjekt midt mellom møter. Målet ditt er å kontrollere fremdriften og sikre at oppgaver er i gang. Husk at hva du spør om blir fullført.
Ansvar for oppfølging under neste møte
Har du noen gang satt i et oppfølgingsmøte som besto av hver deltaker som fortalte gruppen hvorfor de ikke klarte å utføre deres engasjement? Resultatet er beklagelig. Etablering av normen eller tilpasset ansvar for resultatene begynner tidlig i møtesyklusen din.
Oppfølging av tilrettelegger midtveis mellom møter hjelper, men gruppen må gjøre feil i å holde forpliktelser uakseptabelt . Rapporter om fremdrift og utfall på neste møte og forventer at alt skal ha blitt oppnådd. Alternativt kan du kontrollere fremdriften på neste møte, og hvis det skjer en reell veiblokke, må du bestemme hvordan du skal fortsette.
Oppfordre møteprosessen for kontinuerlig forbedring
Øvelsen med å debriefe hvert møte er et kraftig verktøy for kontinuerlig forbedring. Deltakerne blir svingende og diskuterer hva som var effektivt eller ineffektivt om dagens møteprosess. De diskuterer også fremgangen de føler at gruppen gjør på temaet som møtet ble holdt for.
Med kontinuerlig forbedring til et annet nivå dekkes vellykkede team hele prosjektet, samt prosessen for å avgjøre hvor effektivt de klarte å skape resultater. Fremtidige møter reflekterer evalueringen. Møter utvikler seg som et enda mer effektivt verktøy for å skape organisasjonsresultater.
Konklusjon
Resultatene er oppnåelige og forutsigbare fra godt planlagte og implementerte møter. Følg disse tolv anbefalingene for å sikre at møtedeltakere oppnår forventede, positive og konstruktive resultater fra den tiden de investerer i møter. Din organisasjon vil belønne din prestasjon, og dine medarbeidere vil elske deg når du bruker disse effektive møtetipsene.