Heads Up: Føderale lover og statlige lover kan skille seg fra
Her er grunnleggende retningslinjer for HR-registrering. Husk at de statlige lover kan variere fra disse retningslinjene. Hvis statlige lover og føderale lover er i konflikt, må du alltid holde oppføringene basert på hvilket krav som er lengre.
Det er bedre å holde noe for lenge enn ikke lenge nok.
Ansette rekord: 1 år
Du må lagre alle de CVene, intervjunotatene, søknadene og stillingene, og til og med en oversikt over søkene dine gjennom søkersporingssystemet i ett år etter at beslutningen om å gjøre et tilbud ble gjort. Så, hvis du intervjuer en søker, og hele prosessen drar på i tre måneder, er det ikke før den endelige ansettelsesbeslutningen er gjort at klokken begynner å krysse.
Hvorfor må du gjøre dette? Hvis noen noen gang stiller spørsmål om din ansettelsesbeslutning, må du vise at du ikke diskriminerer ulovlig på noen måte , form eller form. Lover som amerikanere med funksjonshemmingsloven , Tittel VII og mange andre krever at du viser at du er i samsvar. Vedlikehold av disse postene hjelper deg å gjøre dette.
Drug Test Records: 1 år eller 5 år for transportjobber
Hvis du trenger medisinskesting for forhåndsansetting , er det en del av leiekontoen, og du bør holde en kopi av resultatene i ett år.
Hvis du gjør ytterligere legemiddelprøving, enten på grunn av en hendelse på jobb eller som en del av en tilfeldig kontroll, må du også opprettholde disse postene i ett år. Men hvis du er underlagt avdeling for transportforskrifter, er minimum tidsramme for legemiddelprøveoppføringer fem år.
Lønn / Timecards, Etc .: 3 år minimum, 5 år etter oppsigelse anbefales
Loven krever at du opprettholder disse postene i tre år, men nyere rettssaker betyr at det ville være smartere for deg å holde dem lenger.
Du vil opprettholde en oversikt over hvor mye hver ansatt ble betalt, og hvor mange timer arbeidet de for hele oppdragstiden hos din bedrift. Oppbevar oppføringene i minst fem år etter at arbeideren har gått, uansett grunn.
For unntatte ansatte, selvfølgelig, trenger du ikke å opprettholde tidsregistreringer, da deres lønn er den samme uansett antall arbeidstimer. Men hvis du noen gang misklassifiserte en ansatt som fritatt når hun burde vært ikke-fritatt, kan disse arbeidstidsregisterene veilede deg for å betale skyldig overtid .
Sørg for at du inkluderer hvordan firmaet beregnet betaler. For eksempel må du spore om det var rett lønn, lønn pluss provisjon, overtid, akkord eller rett timelønn.
Du må gjøre dette ikke bare for lønnings- og skattespørsmål, men mange andre avgjørelser er avhengig av antall arbeidstimer. F.eks. Er berettiget til FMLA avhengig av antall arbeidstimer i et år. Hvis du har en deltidsansatt arbeidstaker, vil du kanskje vurdere å kreve tidsopptak for å fastslå FMLA-kvalifikasjon. Du må også kunne bevise at du har betalt arbeidstakere dine for alle de timene de jobbet med.
Skjema I-9: 3 år etter leie, 1 år etter opphør, hvilken som helst senere.
Oppretthold ansatt I-9 Form, lagret separat fra personopplysningene dine, i tre år etter at du ansetter ansatt og i ett år etter ansettelsesavslutning, hvilken som helst senere.
Helse / pensjonsytelser Informasjon: 6 år
Du må holde oversikt over dine planer for alle fordelene dine i minst seks år. Domstolene har fastslått at hvis en arbeidstaker saksøker deg og sier at han eller hun fortjener en høyere pensjon, er det for eksempel arbeidsgiverens ansvar å bevise at de ikke skylder mer, ikke ansattes ansvar for å bevise at de gjør det. Behold alle disse oppsummeringsplanbeskrivelsene.
Hvis du har tidligere ansatte som er kvalifisert for COBRA , og utvider helsemessige fordeler, bør du også beholde disse regnskapene i seks år for å være trygg. Loven spesifiserer ikke retensjon, men da dette kan gjelde etter lov om arbeidstakers pensjonsinntekts sikkerhet (ERISA), krever denne loven oppbevaring i seks år. For å være på den sikre siden, kast ikke disse regnskapene ut.
FMLA-poster: 3 år
Når en ansatt ber om FMLA , må du beholde papirsporet, selv om du nekter permisjonen. Sørg for at du holder rede på hver ansattes permisjon - når det begynte og hvor mye tid som brukes. Hvis medarbeider har intermitterende FMLA, må du kontrollere hver avgang og dokumentere antall timer brukt. Datoer og antall timer skal dokumenteres. Husk at intermitterende permisjon kan brukes i noen timer om dagen, eller noen dager i uken. Dokumentér alt og hold disse dokumentene.
Husk at dette ikke er en omfattende liste og gjelder bare for føderale vedtekter. Du kan bli gjenstand for tilleggsregistreringslover hvis du for eksempel er en føderal entreprenør eller staten har forskjellige standarder. Når du er i tvil, ikke kast den ut.
Du kan få tilgang til flere ressurser om opptak og obligatorisk rapportering ved Society of Human Resource Management (SHRM).
Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.