Hvis du er på utkikk etter denne type arbeid, kan du dramatisk forbedre sjansene dine ved å vite hvilke av dine ferdigheter og erfaringer du vil markere under søknads- og intervjuprosessen.
Slik bruker du ferdighetslister
Se over denne listen over etterspurte ferdigheter. Du kan finne at du har flere av dem enn du trodde du hadde. Bruk navnene på dine relevante ferdigheter som nøkkelord i CV og følgebrev , slik at ansettelseslederen vil kunne se tydelig at du har det de leter etter. Pass på å lese jobbeskrivelsen nøye, slik at du vet hvilke ferdigheter som er viktigst for din potensielle arbeidsgiver. Det går også å undersøke selskapet.
Når du forbereder deg på intervjuet ditt , klargjøre minst ett bestemt eksempel på en tid, har du demonstrert alle ferdighetene du forventer å diskutere. Forvent ikke at de skal ta ditt ord for disse tingene.
Du kan også se gjennom våre lister over ferdigheter oppført etter jobb og typer ferdigheter .
Eksempler på Office Manager Ferdigheter
Ikke alle kontoransvarlige stillinger krever nøyaktig samme ferdighetssett . Mye vil avhenge av hvor mange kontorassistenter du må overvåke, hvor mange bruker kontoret du skal administrere, og hvilke typer programvare og andre systemer arbeidsgiveren bruker.
Men det er noen ferdigheter som nesten alle effektive kontoransvarlige har og ikke kan klare seg uten.
Administrative ferdigheter
Som kontorleder er du ansvarlig for å fullføre flere administrative oppgaver . Disse inkluderer ansettelse og avfyring av ansatte, gjennomføring av ytelsesevalueringer, opplæring av nye ansatte og tilsyn med andre.
Godkjenning av formelle rekvisisjoner, gjennomføring av generell forretningsvirksomhet og vedlikehold av papirarbeid og personopplysninger kan også falle inn i din jurisdiksjon.
Du må også planlegge, ta ansvar for postbehandling, planlegge og delta på møter. Du kan bli bedt om å øve konfliktløsning , delegere arbeid og være en politikk og beslutningstaker også.
Analytiske ferdigheter
En del av jobben din vil være å finne måter å gjøre jobben din bedre. Hvis du kan identifisere ineffektivitet i hvordan kontoret ditt kjører og gir løsninger, kan du kanskje spare arbeidsgiveren mye penger og spare kollegerne mye forverring. En god kontorleder vil alltid spørre seg om alle prosesser, rutiner og prosedyrer, "er det fornuftig? Er dette det beste vi kan gjøre? "Her er en liste over analytiske ferdigheter du kan inkludere på ditt CV.
Nøyaktig
Som kontorleder stopper pengene med deg. Du vil være ansvarlig for å bestille riktig kontorrekvisita på en riktig måte, for å opprettholde registre nøyaktig og på en organisert måte, og for å holde oversikt over behovene og problemene til alle andre på kontoret. Hvis du gjør det riktig, ser kontoret ut til å kjøre seg selv. Hvis du får en liten detalj feil, kan andre mennesker ikke klare jobben sin.
Kommunikasjons ferdigheter
Som kontorsassistenter vil du ofte være en av de første besøkende besøker, og du kan til tider være den eneste de ser, hvis den profesjonelle hvis kontor dette er tilfeldigvis være ute. Du må derfor fungere som en effektiv resepsjonist samtidig som du utfører dine andre oppgaver.
Du kan også være det primære kontaktpunktet mellom alle de forskjellige personene som bruker kontoret, og muligens mellom kontoret og andre i samme organisasjon. Du må kanskje øve konfliktløsning . Du må definitivt delegere arbeid. Alt dette legger til mye kommunikasjon, både skriftlig og muntlig, som alle må være nøyaktige, effektive, vennlige og profesjonelle til enhver tid.
Dataferdigheter
Det er viktig at kontoransvarlige har et bredt spekter av datakompetanse .
Spesifikasjonene vil avhenge av arbeidsgiveren, men vil innebære dataregistrering, regneark og generelle IT-oppgaver.
Administrering av kontorer kan være en enorm mengde ansvar. Kontorforvaltere jobber vanligvis på topp av en organisasjon, med hendene i alle aspekter av selskapet. Hvis denne sentrale rollen appellerer til deg, kan du se gjennom vår ferdighetsliste for å se om det kan være en karriere for deg.
Finansielle saker
Dine ansvarsområder kan omfatte bokføring, fakturering, budsjettering og regnskap. Du kan også være pålagt å håndtere lønn, små penger og QuickBooks . Kvartals- og halvårsrapporter kan også falle inn i ditt pliktspørsmål. I det minste, hvis kontoret håndterer penger i det hele tatt, er du i siste instans ansvarlig for å sørge for at det håndteres godt
Lederskapsferdigheter
Som veileder for hva som kan være en stor gruppe kontorassistenter, må du holde alle motiverte og koordinert. Du må gjøre samarbeid skje. Din jobb vil inneholde en standard for alle andres arbeid og sørge for at disse standardene er oppfylt. Ledende betyr ofte å hjelpe andre mennesker til å vokse i karrieren, og for å hjelpe folk selvstart og kommunisere godt med hverandre.
Sosiale ferdigheter
Mellommenneskelige ferdigheter spiller en stor rolle i å være en kontorleder. Du vil bli pålagt å ha en positiv holdning, hilse på besøkende og delta i samarbeid .
Diverse styrker
Kontorledere har en tendens til å ha et annet ferdighetssett som hjelper dem med å gjøre jobben sin. Dette inkluderer oppmerksomhet på detaljer, å være generelt fleksibel om hvilke oppgaver du må utføre og være pålitelig.
Kontorforvaltere bør også være networkers, logiske tenkere , multi-taskers og problemløsere . Tidsstyring og organisering bør være den andre naturen til folk som tjener i denne rollen.