Hvordan HR kan svare på arbeidstakerbehov mest effektivt
HR støtter også dem gjennom noen av de viktigste og mest betydningsfulle hendelsene i deres liv, inkludert ekteskap, fødsel og kamp med en alvorlig sykdom.
Men for ofte bruker rutinemessige administrasjonstjenester, som for eksempel å svare på de samme spørsmålene igjen og igjen eller gjennomføre enkle transaksjoner, mesteparten av HRs tid.
Reduser administrativ arbeidsbelastning
Nøkkelen til å redusere den administrative arbeidsbelastningen er å trene ansatte til å bli mer selvforsynt og automatisere mer verdslige oppgaver. Det er her hvor å søke om en serviceadministrasjon kan hjelpe. Servicestyring forenkler levering av rutinemessige administrative tjenester, frigjør tid for å fokusere på høyverdige aktiviteter.
Den typiske HR-organisasjonen har sannsynligvis systemer for styring av ansattes data og betalingsrelaterte aktiviteter. Imidlertid har det sannsynligvis ikke et automatisert system for å håndtere ansattes forespørsler og oppfylle forespørsler.
Vurder hva som skjer når en ansatt mottar innkalling til juryplikten : Sjansen er at selskapet fortsatt er avhengig av fysisk papirarbeid eller en rekke e-postmeldinger for å håndtere arbeidstakerens forespørsel om tiden fra jobben.
Fordi ansattes interaksjoner vanligvis spores ved hjelp av e-post og regneark, blir ansattes forespørsler ofte savnet eller oversett. Feil skjer da, skaper ytterligere frustrasjon og ekstra arbeid for HR.
Med e-post er det ingen enkel måte å se om en forespørsel er stoppet eller å finne ut og eliminere prosessflaskehalser.
På samme måte er det vanskelig å analysere og svare på ansattes behov - for eksempel å identifisere ofte forespurt informasjon og sørge for at dette er tilgjengelig på nettet.
Manuelle administrative prosesser frustrer ansatte og er en stor drenering på HR-lag. En nylig undersøkelse finner at HR-ansatte bruker et gjennomsnitt på 12 timer i uken med rutinemessige ansattes samtaler og e-postmeldinger.
Service Management Approach for å møte ansattes behov
Tjenestestyringsmetoden eliminerer de kjedelige, tidkrevende prosessene. Det erstatter ikke bare e-post, det forandrer hvordan HR engasjerer med ansatte.
Tenk på serviceadministrasjon som den perfekte kombinasjonen av administrativ assistent og prosjektleder. Den reagerer umiddelbart på ansattes forespørsler, utvikler saker, automatiserer repeterbare manuelle prosesser, og administrerer til og med komplekse tverrdepartementelle aktiviteter som ombordstigning og off-boarding.
Servicestyring glemmer aldri eller gjør feil, følger alltid opp med folk, slik at ting blir gjort, og lar deg vite om det er et problem det ikke kan løse. Det viser deg også hvor dine ansatte bruker sin tid - slik at du kan optimalisere ressursutnyttelsen og maksimere produktiviteten.
Servicestyring erstatter ikke ditt nåværende Human Capital Management-system - det integreres med det og utfyller det, noe som gir deg synlighet og kontroll over det arbeidet du sannsynligvis gjør mest via e-post i dag.
Det gir også samme synlighet til ansatte. De kan se statusen til deres henvendelser, i stedet for å føle at deres forespørsler forsvant i et svart hull kort tid etter at de sendte dem.
Å gi ansatte muligheten til å overvåke fremdriften av deres forespørsler, reduserer betydelig antallet frustrerte oppfølgingsmeldinger, telefonsamtaler og personbesøk hos HR, som ytterligere reduserer HRs administrative arbeidsbelastning.
Fordeler med en servicestyringsmetode
Servicestyring starter med utrulling av en nettbasert HR-portal hvor ansatte kan finne HR-informasjon og be om HR-tjenester. Ideelt sett kan ansatte få tilgang til denne portalen på sine arbeids-PCer, hjemmedatamaskiner, bærbare datamaskiner og smarttelefoner og nettbrett.
Dette lar dem ta kontroll over deres grunnleggende HR-behov - for eksempel innmelding av fordeler eller statusendringer.
Ansatte velger bare de faktiske tjenestene de trenger fra en tjenestekatalog eller søker etter informasjon i portalens kunnskapsbase.
Når en ansatt sender inn en forespørsel gjennom portalen, oppretter serviceadministrasjonssystemet automatisk en sak og gjeter det gjennom fullføringsprosessen. Dette inkluderer å tilføre saken til høyre HR-ekspert, automatisk rute saken fra person til person, etter hvert som hvert oppfyllelsestrinn er fullført, og opprettholde en fullstendig sakshistorie.
Du kan også utvide denne tjenesten til andre avdelinger. For eksempel kan serviceadministrasjonssystemer automatisk konfigurere IT-kontoer eller be om kontorlokaler for nye ansettelser som en del av ombordbehandlingsprosessen.
Servicestyringssystemet driver sluttleverandørprosessene for sluttleveranser og vet hvordan disse prosessene utfører. For eksempel kan den automatisk fortelle deg når en sak er stoppet, slik at du kan gjøre noe.
Det genererer også et bredt spekter av KPIer og andre prosessmålinger, for eksempel hvor godt ditt team svarer på ansattes forespørsler. Det kan til og med analysere typer kunnskapsbaserte spørringer som gjør det enkelt å identifisere og fylle ut eventuelle hull i innholdet.
Konklusjon
HR-fagfolk velger å forfølge en karriere i HR fordi de ønsker å hjelpe folk, ikke tilbringe dagene sine arkiveringspapirer, oppdatere regneark og svare på e-post. For ofte forstyrrer dagligdags forespørsler og hauger av papirarbeid det som frustrerer dem og de ansatte de prøver å hjelpe.
HR er en tjenesteleverandør og kan se på eksemplet til sin medleverandør, IT-avdelingen. IT har tatt ledelsen i mange virksomhetsinnsatser for å anvende en serviceadministrasjonsdisiplin for å automatisere innlevering og oppfyllelse av IT-helpdeskforespørsler.
Ved å automatisere disse oppgavene kan IT fokusere på mer strategisk arbeid som kan hjelpe selskapet til å oppfylle sine bredere forretningsmål, og bedre demonstrere IT-verdien.
En servicestyringsstrategi er nøkkelen til HR som øker sin profil til bedriftsledere ved å levere tjenester av høy kvalitet og økt medarbeidertilfredshet samtidig som den reduserer sin egen arbeidsbelastning. HR kan vie sin tid og kompetanse til mer strategiske aktiviteter som beveger virksomheten fremover .