Skrive et effektivt, polert forretningsbrev kan være en lett-å-følge oppgave, så lenge du overholder de etablerte reglene for layout og språk. Innse at mottakeren din regelmessig leser en betydelig korrespondanse og vil favorisere velutførte bokstaver som er fri for skrivefeil og grammatiske feil. En god tommelfingerregel er å korrekturlese den to ganger, og deretter få en kollega gjennomgå det for å sikre at ingenting ble savnet.
Seksjoner av et forretningsbrev
Hver del av brevet ditt bør følge det riktige formatet, med utgangspunkt i kontaktinformasjonen og mottakerens navn; hilsen; bokstavets kropp; lukking; og til slutt, din signatur.
Business Letter Format
Nedenfor er det tradisjonelle forretningsbrevformatet, med tips om hvordan du rammer det basert på forholdet ditt med leseren og hva ønsket resultat er.
Din kontaktinformasjon :
Navnet ditt
Adressen din
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse
Dato
Mottakers kontaktinformasjon:
Navnet deres
Deres tittel
Deres selskap
Selskapets adresse
Hilsen :
- Bruk "til hvem det kan bekymre seg " hvis du er usikker på hva du adresserer.
- Bruk den formelle hilsen "Kjære Herr / Ms./Dr. [Etternavn], "hvis du ikke kjenner mottakeren.
- Bruk "Kjære [Fornavn]," bare hvis du har et uformelt forhold til mottakeren.
Kroppen
Formateringsgrunnleggende:
- Bruk enkeltavstandslinjer med en ekstra plass mellom hvert avsnitt, etter hilsen, og over avslutningen.
- Venstre begrunn ditt brev (mot venstre margin).
Slå den riktige tonen:
Gjør formålet med brevet ditt klart gjennom et enkelt og målrettet språk, og hold åpnings avsnittet kort. Du kan begynne med, "Jeg skriver med henvisning til ..." og derfra, bare kommunisere hva du trenger å si.
De etterfølgende avsnittene bør inneholde informasjon som gir leseren din en fullstendig forståelse av målene dine, men unngå åndsfulle setninger og unødvendig lange ord. Igjen, hold det konsistent å opprettholde deres oppmerksomhet.
Hvis du har til hensikt å overtale mottakeren - å investere penger, gi deg en referanse, ansette deg, samarbeider med deg eller løse et problem - skape et overbevisende tilfelle for årsaken. Hvis du for eksempel vil at leseren skal sponsere en veldedighetshendelse, identifiserer du eventuelle overlapper med selskapets filantropiske mål. Overbevise leseren som hjelper deg, være gjensidig fordelaktig, og du vil øke sjansene dine for å vinne deres støtte.
Hold avsluttende avsnitt til to setninger. Bare gjenta din grunn til å skrive og takk leseren for å vurdere forespørselen din.
Gratis Lukk :
Noen gode alternativer for avsluttingen inkluderer:
- Med vennlig hilsen,
- Med vennlig hilsen,
- hjertelig hilsen
- Respektfult,
Hvis brevet ditt er mindre formelt, bør du vurdere å bruke:
- Beste ønsker,
- Beste,
- Takk skal du ha,
- hilsen,
Signaturen:
Skriv din signatur like under avslutningen og la fire enkeltrom mellom avsluttende og ditt skrevne fulle navn, tittel, telefonnummer, e-postadresse og annen kontaktinformasjon du vil inkludere. Bruk formatet nedenfor:
Din håndskrevne signatur
Typet fullt navn
Tittel
Sende en e-postbransel
Hvis du sender et e-brev, vil signaturen din være litt annerledes . Snarere enn å inkludere kontaktinformasjonen i overskriften til brevet, oppgi det under din signatur. For eksempel:
Med vennlig hilsen,
Fornavn Etternavn
Tittel
Adressen din
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse
Ta med emnet du skriver om i emnelinjen i e-posten, så leseren er klar over hvorfor du sender meldingen.
Business Letter Writing Tips
Du finner mer detaljerte tips i disse retningslinjene for hvordan du skriver et forretningsbrev , inkludert valg av skrift, valg av marginer og formatering av brevet ditt riktig.
Det er alltid nyttig å se på eksempler for å få ideer til din egen korrespondanse. Gjennomgang av brevprøver , inkludert deksjonsbrev, intervju takker du brev, oppfølgingsbrev, jobbaksept og avslagstavler, oppsigelsesbrev, takknemål og flere forretnings- og ansettelsesrelaterte breveksempler.