Før du skriver - eller avslutt - ditt neste forretningsbrev, ta litt tid til å vurdere hvordan du skal formatere brevet, fra skriftvalg til stil, sammen med hvilke hilsener og pålogginger som er hensiktsmessige å bruke.
Ulike formater for forretningsbrev
Et notat på formater for forretningsbrev. Det er tre grunnleggende stiler av forretningsbrev:
- Blokkformat: I denne stilen er all tekst igjen berettiget. Hopp over en linje mellom hver seksjon.
- Modifisert blokkformat: Det meste innholdet er igjen berettiget i denne stilen, akkurat som i blokkformatbrevet. Her er unntakene: for din kontaktinformasjon og gratis lukk, flett over til midten av siden, og skriv informasjon der.
- Halvblokkformat: Denne stilen er også noen ganger referert til som innrykket blokkformat, det samme som det modifiserte blokkformatet, bortsett fra at det har hvert avsnitt innrykket.
Enhver av disse stilene er akseptabel for bruk i et forretningsbrev, men siden reglene for blokkformatet er så klare, kan dette være det enklere alternativet å velge.
Mange tekstbehandlingsprogrammer vil ha maler tilgjengelig for å hjelpe deg med å formatere brevet ditt riktig. Uansett hvilket format du velger, må du passe på å plassere bokstaven i ett mellomrom, og hopp over et mellomrom mellom hvert avsnitt og seksjon.
Profesjonelt utseende
Utseende betyr! Et forretningsbrev er et profesjonelt korrespondanse, men det vil ikke bli oppfattet på den måten hvis du velger en wacky font eller har mange typografier.
Her følger noen retningslinjer:
- Velg en passende skrifttype og skriftstørrelse.
- Unngå uformelt språk eller slang.
- Forhindre skrivefeil og grammatiske feil ved korrekturlesing .
- Hvis du skriver ut brevet, bør du vurdere å velge papir av høy kvalitet. Uansett hvilket papir du velger, brett brevet nøye før du legger det inn i konvolutten. Hvis du kan, skriv mottakerens adresse på konvolutten; Hvis det ikke er mulig, bruk din peneste håndskrift.
Den følgende forretningsbrevsmalen viser informasjonen du må inkludere i et forretningsbrev.
Business Letter Template
Kontaktinformasjon: Inkluder kontaktinformasjonen din i følgende rekkefølge.
Hvis du bruker personlig brevpapir som inneholder denne informasjonen, må du gå av denne delen.
Navnet ditt
Adressen din
Din by, stat, postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse
Dato: I USA er formatet for å skrive datoen måned, dato og år. For eksempel, 3. september 2017 . Forkort ikke måneden.
Kontaktinformasjon: Ta med kontaktinformasjonen til personen du skriver til. Hvis du ikke har et bestemt navn, la du av det.
Navn
Tittel
Selskap
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer
Hilsen: Start bokstaven med en hilsen, for eksempel "Kjære" etterfulgt av tittel og navn.
Se flere eksempler på passende hilsener å bruke i et forretningsbrev , samt råd om hva du skal gjøre hvis du ikke har en bestemt kontaktperson. Følg personens navn med et kolon.
Kjære Herr / Ms. Etternavn:
Body of Business Letter
Hold brevet enkelt og fokusert, så formålet med brevet er klart.
Første ledd i forretningsbrevet ditt skal gi en introduksjon til hvorfor du skriver. Deretter gir du mer informasjon og detaljer om forespørselen din i de følgende avsnittene. Det siste avsnittet skal gjenta grunnen til at du skriver og takker leseren for å gjennomgå forespørselen din.
Enkelt plass ditt brev og rettferdiggjør brevet til venstre. Legg en tom linje mellom hvert avsnitt.
Med vennlig hilsen,
Signatur:
Håndskrevet signatur (for et brev)
Typet signatur
Hvis du er usikker på hva du skal skrive om i et forretningsbrev, må du se gjennom disse eksemplene på jobbsøk og ansettelsesbrev for inspirasjon.
Vurder bruk av en mal
Overveldet av alle trinnene som er involvert i formatering av brev fra brevbrevet? En mal kan hjelpe. Microsoft brevmaler er tilgjengelig som en gratis nedlasting for Microsoft Word-brukere eller er tilgjengelig i ditt Word-program, for å bruke til å lage en rekke forretnings- og ansettelsesbreve.