Riktig formatering er spesielt viktig hvis du sender en kopi til mottakeren i stedet for en e-post - brevet må passe på siden riktig og se bra ut.
Følgende utvalgsbrevformat inneholder informasjonen du må inkludere når du skriver et brev , sammen med råd om riktig skrift, hilsen, avstand, lukking og signatur for bedriftskorrespondanse.
Eksempelbrevformat
Kontaktinformasjon (Din kontaktinformasjon. Hvis du skriver på brevpapir som inneholder din kontaktinformasjon, trenger du ikke å inkludere den i begynnelsen av brevet.)
Navnet ditt
Adressen din
Din by, stat, postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse
Dato
Kontaktinformasjon (Personen eller firmaet du skriver til)
Navn
Tittel
Selskap
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer
Hilsen ( Salutation Eksempler )
Kjære Herr / Ms. Etternavn: (Bruk en formell hilsen, ikke et fornavn, med mindre du kjenner personen ekstremt godt. Hvis du ikke kjenner personens kjønn, kan du skrive ut sitt fulle navn. For eksempel kan du skrive "Kjære Pat Crody" i stedet for "Kjære Mr. Crody" eller "Kjære Ms Crody." Merk at personens navn alltid etterfølges av et kolon (:) i et forretnings brev, og ikke et komma. Hvis du ikke kjenner mottakerens navn, er det fortsatt vanlig (og trygt) å bruke den gammeldags "til hvem det kan være bekymret").
Letter of Body
Første ledd i brevet skal gi en introduksjon til hvorfor du skriver, slik at formålet er åpenbart fra begynnelsen.
Deretter, i de følgende avsnittene, gi mer informasjon og spesifikke detaljer om forespørselen din eller informasjonen du gir.
Det siste avsnittet i brevet ditt bør gjenta grunnen til at du skriver og takker leseren for å gjennomgå forespørselen din.
Hvis det er hensiktsmessig, bør det også høflig be om et skriftlig svar eller for muligheten til å arrangere et møte for å diskutere forespørselen ytterligere.
Lukking
Med vennlig hilsen, ( Eksempler på avslutning )
Signatur
Håndskrevet signatur (for en kopi av brev - bruk blå eller svart blekk til å signere brevet)
Typet signatur
Hvis du sender et e-postbrev, her er hva du skal inkludere og hvordan du formaterer signaturen din .
Tips for formatering av brevet
- Når du skriver et brev, bør brevet være enkelt og fokusert, slik at formålet med brevet ditt er klart.
- Enkelt plass ditt brev og la et mellomrom mellom hvert avsnitt . Venstre begrunn ditt brev.
- Bruk en vanlig skrift som Arial, Times New Roman, Courier New, eller Verdana. Skriftstørrelsen skal være 10 eller 12 poeng.
- La en tom linje etter hilsen og før avslutningen.
- Bedriftsbokstaver skal alltid skrives ut på hvitt papir i stedet for på farget papir eller personlig stilig.
Se etter formatering av feil og typografier
Når du har skrevet ditt forretningsbrev, korrekturlest det (ved hjelp av stavekontroll) på skjermen. Deretter skriver du ut det og leser det gjennom minst en gang, kontrollerer eventuelle feil eller skrivefeil. (Det er ofte lettere å finne feil på en hard copy.)
Vær også på jakt etter formateringsfeil, for eksempel to avsnitt som ikke har mellomrom, eller linjer som ikke er innrammet feil.
Så før du legger brevet i en konvolutt, ikke glem å signere over ditt skrevet navn, ved hjelp av blå eller svart blekk.
Hvis du bruker Microsoft Word eller et annet tekstbehandlingsprogram for å skrive brevet, er det tilgjengelige maler som kan hjelpe deg med å formatere brevet ditt riktig. Her er mer informasjon om gratis Microsoft Word-brevmaler .
Mer brevskriving informasjon
Å vite hvordan du skriver forretningsbrev er en viktig ferdighet, så her er flere artikler for deg:
Start med det grunnleggende om hvordan du skriver et forretningsbrev ved hjelp av et generelt format og gjennomgå ulike forretningsmessige brevmaler. I tillegg kan du se på disse ansettelsesrelaterte forretningsbreveksemplene . Se gjennom flere detaljer om formatering og se på et annet eksempel på hvordan du formaterer et forretningsbrev .
Hvis du liker å lære ved å se på eksempler, er det mange typer forretningsbrev å velge mellom, for eksempel dekkebrev, intervju takke bokstaver, oppfølgingsbrev, jobbaksept og avslagstavler, oppsigelsesbrev og takknemlighet.
Du finner alle disse og flere forretnings- og sysselsettingsrelaterte brevprøver i denne gjennomgangen av brevprøver .
Ikke alle forretningsbrev skrives ut og sendes, så det er viktig å se gjennom disse retningslinjene for profesjonelle e-post og brevskriving .