Gjør møter mindre kjedelig slik at du oppfyller deres formål
Hvis folk ikke betaler oppmerksomhet og fokus, er møtet bare en sløsing med alles tid. Hvordan kan du gjøre kjedelige møter mer spennende slik at de oppnår noe?
Her er 5 praktiske tips:
1. Ban SmartPhones
Ja, dette er som å fortelle folk å kaste barna sine inn i ulvene før de kommer til møtet. Folk vil insistere på at de må ha sine telefoner - tross alt kan det oppstå en nødsituasjon. Ja. Verden kunne komme til slutt under det kvartalsvise planleggingsmøtet, men det er usannsynlig.
Problemet med dagens teknologi er at det lar deg fokusere på det som ikke er foran deg - møtet. Det morsomme er at hvis folk var ansikt til ansikt med de menneskene de smrakte under møtet, ville de sms noen andre. Telefoner bor i skrivebord .
Uten telefonen skjer to ting under møtet. Du er tvunget til å bli i nåtiden og nedetid er brukt til å kommunisere med de andre deltakerne. Hvorfor er det viktig? Fordi du vil finne møtene dine, er mer interessante når du kjenner kolleger.
Hvordan lærer du dem? Ved å snakke med dem.
Hva gjør du når du har telefonen? Du snakker ikke med de nye menneskene.
2. Forbered, forberede, forberede
Et møte hvor ledelsen eller moderatoren kommer sent , har ingen agenda , og vinger det, er kjedelig og kjedelig. Et godt forberedt møte kan være fascinerende og engasjerende. Når lederen har en plan og et formål, blir møtet mer interessant.
Når det ikke er retning eller mål, vil møtet ikke være interessant.
Den andre delen av forberedelsen er å forbedre dine egne ferdigheter. Du har vært på møter som var produktive og interaktive og fikk deg til å føle at du kunne gå videre og oppnå gode ting. Og du har deltatt på møter der du er ganske sikker på at hvis du sovnet, ville ingen savne deg, og du ville ikke gå glipp av noe viktig. Forskjellen er personen som driver møtet.
Hvis møtene dine er kjedelige, ta en titt i speilet . Finn en måte å forbedre. Du kan ta en formell klasse (din HR-avdeling kan hjelpe deg med forslag), du kan be om tilbakemelding og veiledning fra en kollega hvis møteferdigheter du beundrer, eller du kan ta en online-klasse. Det er mye hjelp for deg, og mye er gratis for å ta når du vil gjøre dine vanlige kjedelige møter mer spennende.
3. Alle deltar
Hvorfor skal alle delta? Vel, fordi hvis deltakelse ikke er nødvendig, kan du takle hele dette problemet via e-post. Alvor. Det er svært få ganger når du må ta med en gruppe for å formidle informasjon.
Ja, det er noen ting som masseoppsigelser eller en fullstendig omstrukturering av virksomheten som vil gå over bedre hvis du har en leder som snakker til hele gruppen, men i de fleste tilfeller bør møter alltid være interaktive .
Hvordan interaktiv? Vel, det avhenger av formålet med møtet. Hvis det er en brainstorming , bør alle snakke. Hvis noen ikke snakker, ring på den personen. Introverter kan mislikes med denne typen møte - og du bør ikke lage møter høyt trykk for introverts ved å sette dem på stedet.
Men møteteksten din må sikre at alle deltar i disse brainstorming-sesjonene, og de bør vite at deres deltakelse er påkrevet på forhånd.
Hvis det er et planmøte, eller et målmøte, eller til og med kvartalsrapportmøte, bør det være tid for innspilling, om du vil stille spørsmål eller gi kommentarer. Atmosfæren må oppmuntre til deltakelse, men med noen få grenser (se nedenfor).
4. Ikke la noen person dominere
Hvis du leder møtet , er det naturlig at du snakker mest.
Etter deg skjønner du ikke at en annen person skal dominere samtalen. Det kan gjøre et møte kjedelig. Husk å omdirigere kommentarer og ring på folk som du vet er eksperter i området for å diffundere en tvangssamtaler.
For eksempel, når Jane har gjort sin fjerde kommentar og begynner å gå for en femte, kutte henne så pent som mulig ved å si: "Takk, Jane, vi kjenner din posisjon. Jeg vil gjerne høre hva Karen har å si. Og, Jim og Bob har ennå ikke hatt mulighet til å snakke.
Noen ganger må du snakke med Janes på kontoret ditt før et møte for å minne dem om at poenget med å komme sammen som en gruppe er å dele ideer med alle, og hvis hun dominerer, vil møtet ikke være like vellykket. Eller umiddelbart etter møtet fungerer også bra, da du vil få friske eksempler om nødvendig.
Folk som har tatt seg tid til å delta på et møte som bringer sin kunnskap og erfaring, fortjener sjansen til å snakke og dele sine meninger. Som leder kan du lære å kontrollere atferd som undergraver møtet .
5. Lag handlerbare elementer
Et møte som slutter uten handlinger, var bare en sløsing med tid . Det er en info dump, i så fall et møte var ikke den beste måten å fortsette. Et interessant og spennende møte avsluttes med ting folk kan og bør gjøre - enten for å fremme sine individuelle mål eller selskapets mål eller, ideelt sett, begge. Hvis folk ikke går bort og vet hva de neste trinnene er, så feilet møtet.
I tillegg til å ha handlinger, må det være en oppfølging. Dette kan skje i et annet møte eller individuelt, men det må skje. Folk vil stille ut om de vet at handlingsobjektene er alle for show.
Møter kommer aldri til å erstatte turer til Disneyland for spenning, men du kan gjøre dem mer spennende og interessante og produktive. Gjør disse fem endringene, og du vil gjøre dine vanlige kjedelige møter mer spennende for de som går. Og det er en god ting for organisasjonens suksess.