Hvordan (og hvorfor) å registrere møtesteder
Minutter inkluderer vanligvis:
- navnene på deltakerne,
- dagsordenene dekket ,
- beslutninger tatt av deltakerne,
- oppfølgingsaksjonene begått av deltakerne,
- Forfallsdato for fullføring av forpliktelser, og
- eventuelle andre hendelser eller diskusjoner som er verdt å dokumentere for fremtidig gjennomgang eller historie.
Eksempler på møtemøter fokuserer på beslutninger tatt under møtet og forpliktelser fra deltakerne. Forpliktelsene er ledsaget av forfallsdato og eventuelle andre opplysninger som er nødvendige for en felles forståelse ved å møte deltakere.
Møte protokollen som et historisk dokument
Som et historisk dokument er de også nyttige for å dokumentere de sentrale ideene eller diskusjonene som førte til å ta en beslutning. For eksempel, svare på spørsmål senere når et medarbeider sier, "hva tenkte vi da vi valgte dette målet."
Effektive møtemåter legger ut de fem alternativene laget diskuterte og hovedårsaken til at man ble valgt over de andre tilgjengelige banene.
Effektive møte minutter for det typiske forretningsmøtet trenger ikke å registrere hver diskusjon.
De trenger heller ikke, og burde ikke, si hvem som sa hva. De skal heller ikke dokumentere hva hver deltaker sier i detalj. I det oppgitte eksemplet oppsummerer en effektiv notattakeren diskusjonen i stedet for å skrive ned hvert ord.
(Erkjenn at denne regelen er forskjellig for andre typer møter i slike situasjoner som rettssaker, rettsforhandlinger og så videre.
Disse minuttene krever en nøyaktig oversikt over samtalen og utsagnene.) Men det typiske møtet på arbeidsplassen gjør det ikke.
Når og hvordan å dele møteløftene
Ideelt sett blir møterministrene formidlet til møtedeltakere elektronisk ved slutten av møtet. Deltakerne har øyeblikkelig varsel om sine forpliktelser og frister. Hvis dette ikke er mulig (for eksempel notattakeren vil rydde opp feil), skal notattakeren formidle møtetidene innen 24 timer etter møtet.
Protokollen tjener som en påminnelse om de forpliktelsene som er laget av medlemmer under møtet. De hjelper deltakerne med å overføre sine møteforpliktelser til kalendere og å gjøre lister. De tjener som en påminnelse om noe som må nå deltakere før neste møte.
(Dette kan eliminere en av de mest betydningsfulle problemene med møter, som generelt utsender informasjon på møtet, slik at deltakerne bruker møtelæsningen i stedet for å samhandle.) Tross alt er ikke samspillet et møtepunkt? For alt annet har du verktøy som e-post og Yammer.
Du vil vurdere tidligere møteres minutter ved starten av neste møte slik at folk kan sjekke dem for korrekthet og neste trinn.
Møte minutter er en effektiv bidragsyter til vellykkede møter når minutter er riktig skrevet og distribuert i tide. Dette gjelder spesielt når et lag har dannet sterke normer som støtter sin suksess .
Hvordan håndterer organisasjoner å ta møtetid?
Kritisk til møtes suksess dokumenterer notattakeren eller opptaker møtet for deltakere, historie og ansatte som trenger å vite hva som skjedde på møtet. Uten fullmøte, blir møtemulighetene til suksess redusert.
Medarbeider som tar møtet minutter er vanligvis medlem av teamet og tar notatene mens de deltar i møtet. På møter som har juridiske eller regjeringsrelaterte saker, forlikninger, eller krav som høringer, kreves styrets møter eller deponeringer, tar en ikke-deltagende person de offisielle minuttene og registrerer ofte saken.
Medarbeider som registrerer protokollen må ha et øre for detaljer for å registrere nøyaktig. Ansatte må også multitaske effektivt for å delta i møtet mens du registrerer protokollen.
I noen møter tar samme medarbeider protokollen på hvert møte. I andre passerer rollen som minutttakeren fra ansatt til ansatt. Som møteredskap bygger oppdragsgivers rolle ledelse , kommunikasjon og effektiv møtelederskap.
Hva er kravene til et møte protokoll Notat Taker?
Kravene til opptakeren eller notattakeren inkluderer:
- Opptak nøyaktig avgjørelser, forpliktelser og viktige diskusjonspunkter på et møte.
- Ta opp handlingsobjektene som møter medlemmer som er forpliktet til å gjøre sammen med forfallsdatoen som medlemmene har forpliktet seg til å gjøre. Handlingsartikler har et navn vedlagt, men den generelle diskusjonen angir ikke hvem som sa hva i uformelle arbeidsplassmøter.
- Gjennomgå de store beslutningene og oppdragene eller frivillige forpliktelser og handlingsposter ved slutten av møtet, slik at deltakerne kan se gjennom og bli enige om hendelser og forpliktelser før de forlater møtet.
- Møtelederen kan spørre notattakeren om å treffe diskusjonen regelmessig under et møte.
- I en pågående serie møter tar notattakeren et minutt for å gjennomgå møtetidene ved begynnelsen av neste møte. De ansatte som deltar kan legge til eller rette opp noe de ikke er enige om i minuttene.
- Fordeling av en kopi av møtetidene innen 24 timer etter møtet har vært standardanbefaling av møtelederne i årevis. Nå har imidlertid opptakeren trolig tatt minutter på en elektronisk enhet som en bærbar PC eller iPad. Så notatet takeren skal distribuere møte notater etter en rask gjennomgang av stavemåte, grammatikk og klarhet - ofte på eller i løpet av minutter av møtet.
Opptakeren er en rolle som et møte må ha for å sikre at resultatene av et møte kommuniseres og håndteres av deltakerne. Uten notatene må deltakerne stole på de andre deltakerne. Garantert, dette er ikke en god plan.
Notatbehandlerens dokumentasjon av et møte er nødvendig for et vellykket møte, akkurat som dokumentasjon er nødvendig for å forbedre ansattes ytelse.