Hvis du skriver et brev som organisasjonens representant, vet at mens noen selskaper tillater sine ansatte å skrive referansebrev fritt, kan andre censorere eller forby dem helt.
Så vær sikker på å finne ut hva arbeidsgiverens retningslinjer er før du samtykker.
Mange organisasjoner har også referanser går gjennom menneskelige ressurser (HR). Sjekk med bedriftens retningslinjer før du fortsetter.
Hvis du er en bedriftseier og en nåværende eller tidligere entreprenør ber om et anbefalingsbrev fra deg, les følgende veiledning for å bruke skjønn.
Når skal du skrive en anbefalingsbrev
Kandidaten bør være noen du kjenner ganske bra og med hvem du nylig har jobbet. For eksempel kan du sannsynligvis ikke gi en anbefaling til noen du jobbet med for ti år siden eller med hvem du bare jobbet i en måned. Selv om det kan være fristende, vil du stole på enten gammel eller ikke nok informasjon, som begge kan være misvisende. Det er bare ingen måte å vite. Så, med mindre du virkelig kan snakke med noens eksisterende ferdigheter, avviser du høflig sin forespørsel.
Du bør kjenne kandidaten i en rolle som lar deg skrive en meningsfylt referanse. For eksempel, hvis du har jobbet med personen som frilansskribent, men han nå starter en hundevandring, kan du ikke vitne til hans ferdigheter i et annet rike.
I slike tilfeller er det best å avvise og kanskje gi råd om hvem som vil gjøre en bedre kandidat. Hvis han ønsker å starte en hundevandring, bør han allerede ha en stabil kundekreds som virkelig kan garantere sine evner.
Skriv kun brevet hvis du ærlig kan gi en positiv referanse. Hvis du ikke har noe positivt å si om deres ytelse, gjør ærlig tingen og si at du ikke kan bidra.
Hvis du føler deg forpliktet til å gi en unnskyldning, hvorfor:
- Vær helt ærlig og si at du ikke føler deg komfortabel med å skrive på deres vegne.
- Fortell en hvit løgn som, "Jeg er ikke i stand til å skrive anbefalingsbrev."
Selv om du kan føle deg vanskelig eller skyldig, stol på din intuisjon. Dessuten vil et uautentisk brev ikke servere verken søkeren eller deres potensielle arbeidsgiver godt.
Hold deg til fakta
Når du er enig i å skrive brevet, behold det fokusert og bare ta med informasjon som er faktisk og sannferdig . Unngå å si noe som er strengt meningsløst - det kan fungere mot at noen blir vurdert for fremtidig ansettelse og potensielt kan føre til juridiske problemer for deg og din bedrift. Gjør et høyt krav som, "Louisa er en strålende forfatter," alene er farlig. Du bør kunne støtte det med ekstern anerkjennelse eller en pris som hennes arbeid mottok. Hvis du ikke kan, kan du si, "Louisa har konsekvent produsert godt innhold for oss."
På samme måte må du unngå overdrevne og altfor positive uttalelser. Hvis du bygger noen opp for mye, kan brevet ikke ha noen vekt med fremtidige kunder eller arbeidsgivere.
Slik bygger du et referansebrev
1. Sett inn deg selv i åpningsavsnittet for å sette opp posisjonen din og forholdet ditt til kandidaten.
La leseren vite hvorfor du kvalifiserer til å forberede et slikt brev.
2. Bekreft fakta om kandidaten og hvor han er ansatt (hvis han er):
- Personens jobbtittel og selskap
- Hvor lenge du jobbet med personen
- Når du jobbet med personen, hvis du ikke for øyeblikket
- Arten av forretningsforholdet ditt eller kapasiteten der du jobbet med kandidaten.
- Gi din vurdering av kandidatens ferdigheter og kvaliteter om deres profesjonelle tjenester. Legg vekt på deres mest verdifulle egenskaper, for eksempel skriveferdigheter, problemløsing eller tidsstyring. Du kan trekke ut noen eksepsjonelle evner, oppgi at du gjerne vil jobbe med dem, og legg spesielt merke til hvordan deres profesjonelle tjenester gav deg og din organisasjon fordel.
4. Bruk det siste avsnittet til å legge til noen ekstra eksempler eller anekdoter som du finner passende.
5. Til slutt, ved å tilby å svare på ytterligere spørsmål eller gi oppfølgingsinformasjon.
Business Reference Letters Anbefaler profesjonelle tjenester
Gå gjennom følgende virksomhetsreferansebrev som anbefaler profesjonelle tjenester.
Eksempel # 1
Kjære Mr Eggleston,
Jeg skriver for å anbefale tjenestene til Daniel Lightheart, CPA. Daniel har jobbet for mitt advokatfirma de siste femten årene som vår regnskapsfører og bokholder. Hans kunnskap og oppmerksomhet på detaljer har hjulpet med å holde selskapet på sporet i løpet av den siste lavkonjunkturen og gjennom en stor omstrukturering.
Jeg føler meg trygg på å anbefale Danmarks regnskapstjenester.
Han er ikke bare grundig, men også lett å jobbe med og alltid villig til å ta seg tid til å diskutere mine bekymringer og svare på spørsmål.
Har du ytterligere spørsmål, er du velkommen til å kontakte meg.
hilsen,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Kontor: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Eksempel # 2
Kjære Ms Kelly,
Jeg er Vice President for ABC Watches skriver for å anbefale markedsføringstjenestene til Michaela Brown. Michaela opprettet og implementerte mange vellykkede kampanjer for oss fra juli 2012 til januar 2016.
Hennes design programvare ekspertise kombinert med hennes samarbeidende og innovative ånd gjorde henne til en ekspert for våre mest betydningsfulle prosjekter. Hun tok hånden vår Twitter etterpå fra 1000 til over 52 000 på bare tre måneder ved å bruke fremtidsstrategier. Hun var detaljorienterte, organisert og alltid åpen for konstruktiv tilbakemelding, noe som gjør vårt forretningsforhold både uanstrengt og behagelig.
Jeg anbefaler Michaela for enhver rolle gjennom hvilken hun kan bidra med sin bemerkelsesverdige kreativitet og dedikasjon. Hvis jeg er ansatt, er jeg sikker på at hun vil ta markedsføringsarbeidet til nye høyder.
Har du ytterligere spørsmål, er du velkommen til å kontakte meg.
hilsen,
Lisa Moore
Visepresident, abc klokker
Kontor: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Svar på eventuelle oppfølgingsspørsmål
Å sende anbefalingsbrev er viktig for en potensiell jobbkandidat eller tjenesteyter, og ved å følge dette formatet, vil du gi nyttig informasjon til den potensielle klienten eller arbeidsgiveren. Du kan få et enkelt "takk" svar, eller de kan stille mer detaljerte spørsmål om søkeren. I alle fall, vær sikker på å svare raskt.