Din forberedelse bestemmer om du vil oppnå dine ønskede resultater
I kombinasjon med møtemåter er dokumentasjonen som deltakere mottar etter et møte, dagsorden planen for møtet og den rapporterte oppfølgingen av det forrige møtet.
Når du utvikler en agenda for et møte som ikke er planlagt regelmessig, vil følgende trinn hjelpe deg. Senere i denne artikkelen vil du se en agendamal for et regelmessig planlagt møte. De to typer møter deler like agenter, men er ikke akkurat det samme.
Utarbeide en møteagenda
Først må du identifisere om andre ansatte er nødvendig for å hjelpe deg med å planlegge møtet. Deretter bestemmer hva du håper å oppnå ved å holde møtet. Etablere målbare mål for møtet ditt . Målene du fastsetter vil etablere rammeverket for en effektiv møteplan . Sørg for at du ikke har planlagt mer enn det som er rimelig oppnåelig innenfor tidsrammen for møtet ditt.
Som Stephen Covey sa i "Syv vaner av svært effektive mennesker", "Begynn med enden i tankene." Møteformålet ditt vil avgjøre møtefokus, møteagenda og møtedeltakere.
Å lage en agenda er å lage en plan for møtet.
Du starter med hovedmål eller formål som du prøver å oppnå ved å holde møtet. Når du har bestemt deg for målet ditt, må du avgjøre om du trenger hjelp fra flere ansatte til å planlegge agendaen din. Hvis ja, inviter dem til å bli med deg når du lager møteredagen din, vanligvis via e-post eller tekst, for ikke å skape behov for et ekstra møte.
Beslutninger om å gjøre som du utvikler din møteagenda
Etter at du har bestemt ditt overordnede mål, må du, eller laget ditt, gjøre følgende beslutninger. I tillegg til formålet med eller målet for møtet, vises hvert av disse elementene på møtelageren.
- Nødvendige deltakere til det faktiske møtet,
- Elementene som trenger diskusjon eller handling som vil føre til gjennomføring av målet eller hensikten,
- Hvor mye tid du forventer gruppen vil trenge for diskusjonen av hvert element,
- En dato og klokkeslett for møtet,
- Et passende sted, som vil holde alle deltakere komfortabelt, for møtet,
- Forarbeid for møtet. Dette vil inkludere lesing, dokumentasjon , data, møte minutter fra et tidligere møte, eller noe annet forberedelse som vil gjøre ditt faktiske møte vellykket. Dette forberedelsen skal knyttes til møteoppslaget og dagsordenen når du distribuerer dem til inviterte deltakere.
I tillegg til de ovennevnte beslutningsprosjektene bør standardmøter for dagsorden omfatte:
- Se gjennom møtens formål, agenda og forventede resultater og produkt.
- Se gjennom protokollen fra det forrige møtet.
- Gjennomgå deltakernes fremgang på forpliktelser og handlingsposter som ble gjort på det forrige møtet.
- Notattakeren eller lederen må gjennomgå de forpliktelsene som deltakerne har gjort under dagens møte som en endelig dagsorden.
Bestem hvem som må delta for å fullføre møtedagen din
Når du har bestemt at et møte er nødvendig for å oppnå målet ditt, må du utvikle listen over deltakere.
Ikke alle medarbeider kan eller burde delta i hvert møte, men innbydende de riktige deltakerne vil øke sannsynligheten for suksess.
Hvordan identifisere deltakerne som er nødt til å gjennomføre møteagendagen din
Bestem deltakerne for enten en enkelt eller kort rekke møter eller for et regelmessig planlagt eller pågående møte ved å stille deg spørsmål som følgende.
- Hvem må eie løsningen gruppen utvikler?
- Hvem eier prosessen gruppen diskuterer?
- Hvem trenger å vite informasjonen du distribuerer?
- Hvem kan gi data og fakta for å veilede beslutningstaking?
- Hvem har erfaring eller kompetanse til å dele med gruppen?
- Hvem må støtte implementeringen av eventuelle løsninger eller oppgaver?
- Hvem må gi tillatelse eller ressurser for å oppnå møteutfallet?
- Hvem kan motsette seg implementering av eventuelle løsninger eller retninger?
Trenger du en møteagenda for jevnlig planlagte møter?
Ikke alle møter trenger en skreddersydd agenda. De fleste ansatte har regelmessig planlagt møter for sine avdelinger eller arbeidsgrupper. Du har også lag og prosjekter der du deltar.
Et pågående prosjekt kan ikke kreve en nyutviklet dagsorden for hvert møte, men teamet ditt vil bli godt betjent ved å vedta en standard tilnærming til møtet ditt.
Det regelmessige planlagte arbeidsmøtet er delt inn i tre segmenter som hver har standard dagsordreelementer: Informasjonselementer, Handlingselementer og Videreplanlegging.
Komponenter av en møte agenda for jevnlig planlagte møter
Informasjonselementer
Skriv ut eventuelle agenter som er informative for hvert møte. For eksempel oppdaterer lederen gruppen på resultatene fra toppledelsen.
Handlingselementer
Legg på agendaen noen elementer som du forventer at gruppen vil vurdere på hvert regelmessig planlagt møte. For eksempel, ytelse til budsjett for tidsperioden og identifisering av kostnadsbesparelser og løpende forbedringer som gruppen planlegger å oppnå.
Fremoverplanlegging
Legg på agendaen noen elementer som gruppen ønsker å planlegge for eller forberede på forhånd. For eksempel, de kortsiktige målene for neste måned eller behovet for kollegaassistanse på kommende oppdrag.
Hvis du følger disse retningslinjene når du utvikler din møteagenda, øker du sannsynligheten for at møtet ditt vil gi resultater.
Sample Meeting Agenda for et regelmessig planlagt møte
Bruk denne prøveagenda til et regelmessig planlagt møte for å sikre at møtet ditt gir de resultatene du søker.
- Oppvarming og hilsener. Vurder en kort isbryter avhengig av hvor ofte gruppen møter.
- Se gjennom møtens formål, agenda og forventede resultater og produkt.
- Se gjennom protokollen fra det forrige møtet.
- Gi passende avdelings- og bedriftsinformasjon som teamet trenger.
- Se gjennom fremgang på handlingsobjekter, handlingsplaner og forpliktelser. Se gjennom gruppens fremgang på mål.
- Diskuter og ta beslutninger om dagsordenens elementer for dette møtet.
- Identifiser neste trinn.
- Identifiser formålet, utfallet og dagsordenen for neste møte.
- Ved slutten av møtet bør notattakeren gjennomgå de forpliktelsene folk har gjort under møtet.
- Identifiser hvilken som helst hjelp fra personer som ikke er i gruppen, og tildel deltakerne til å ta kontakt.
- Bestem hvem utenfor møtet deltakere trenger å vite hva og bestemme hvordan du skal utføre kommunikasjonen.
- Send minutter ut innen 24 timer etter møtet eller umiddelbart hvis notattakeren tok notatene elektronisk (normen).
Mer relatert til Holding Effective Meetings