Disse 10 tipsene vil gjøre ansatte verdsett dine møter
Folk er interessert, men de mest effektive møtene gjør oppmerksomheten sin med tankevekkende spørsmål og svar, lyd-visuelt og deltakelse. Disse tipsene gir deg suksess.
- Start møter, presentasjoner og treningsøkter med en isbryter eller oppvarming. I et stort møte eller et kort møte kan isbryteren være et enkelt spørsmål som får folk til å tenke og snakke med naboen. For eksempel, spør et spørsmål som får folk til å heve hendene. Lengden på isbryteren avhenger av lengden på møtet, så planlegg klokt.
- Diversifiser presentasjonsmetodene dine. Hvis alle høyttalere snakker til publikum, i forelesningsformat, nikker interesserte hoder snart. Be folk å snakke i små grupper.
Bruk audiovisuelle materialer som videoer, lysbilder og PowerPoint-presentasjoner og bilder. Hvis du snakker om en ny malingsprosess, må du vise medarbeiderne dine før og etter malte deler. Pass på positive kundeundersøkelser og kommentarkort. - Inviter gjestens høyttalere til publikums deltakelse og spenning. Kundene dine har mye å si til din arbeidsstyrke om deres behov og kvalitetskrav. En klientorganisasjon som samarbeider med non-profit, veldedige foreninger, har gjestens høyttalere fra organisasjonene som mottar sine donasjoner. Høyttalere fra organisasjoner som dine ansatte støtter økonomisk er dynamitt.
- Oppfordre spørsmål for å få en dialog i gang. Be folk om å skrive ned spørsmålene sine før møtet og under møtet. Tillat tid til spørsmål rettet til hver høyttaler mens du går.
Hvis du ikke kan svare på spørsmålet umiddelbart og riktig, fortell folkene du vil komme tilbake med dem når du har riktig svar. Hvis spørsmål overstiger tid, planlegg et møte om emnet.
- En ofte oversett, men viktig, vellykket møtetaktikk er å be hver høyttaler om å gjenta høyt hvert spørsmål han eller hun blir spurt om. Den som stiller spørsmålet, vet da at høyttaleren forstod spørsmålet. Andre som deltar i møtet, kan høre og kjenne spørsmålet også, ikke bare overbevise spørsmålet - kanskje feil - fra talerens svar.
- Sett mål for ditt periodiske møte. Du kan ikke presentere alle aspekter av selskapets virksomhet på et time-møte. Så bestemme viktige, aktuelle spørsmål og tilbringe møtetid på dem. Ta hensyn til interessene til flertallet av deltagerne også.
Husk at du har andre metoder for å kommunisere bedriftsinformasjon som inkluderer slike programmer som Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-post og IM. Kommunikasjonen av strategisk bedriftsinformasjon trenger ikke å foregå på et møte. - Formuler dagsordenen nøye. Identifiser behovene og interessene til flertallet av deltakerne. Start med de gode nyhetene som vil få deltakerne til å føle seg bra.
Varier rekkefølgen av høyttalerne på agendaen hver måned. Du vil ikke ha folk kjedelig av samvittighet. Fordel nødvendige elementer på tvers av agendaen, slik at folk ikke tune ut slutten av møtet, eller tenk at de endelige elementene er mindre viktige. - En artikkel i Wall Street Journal, for flere år siden, uttalt at amerikanske ledere ville spare 80% av tiden de sliter i møter hvis de gjorde to ting riktig. Den første var alltid å ha en agenda. Den andre var å starte i tide og slutt på tid . Jeg legger til at du må tillate hver høyttaler hvor mye tid som er nødvendig for å dekke deres emne. Hold dem til sin tidsgrense - pent.
- Organiser det fysiske miljøet slik at folk er oppmerksomme på møteinnholdet. Ingen bør sitte bak eller til siden av høyttalerne dine. Pass på at det er plass til alle deltakere, og hvis du tar notater påkrevd, må du også skrive på overflaten. Sørg for at visuelle er synlige, og at folk kan høre. Du må kanskje bruke en mikrofon. Du kan passere rekvisitter eller prøver rundt i rommet for visning.
- Undervurder aldri kraften på mat på et møte. Maten slapper av i atmosfæren, hjelper folk til å føle seg komfortabel, hjelper folk med å opprettholde positive energinivåer og bygger kamskjæringen til laget. Sørg for at du oppfyller de ulike behovene til gruppen din med maten du serverer. Som et eksempel, tilbyr frukt og yoghurt i tillegg til donuts. Tilby vegetarianer og kosherpølser med de vanlige frankene.
Hva du trenger for et vellykket møte:
- Høyttalerstativ eller bord
- mikrofon
- Dagsorden
- Visuelle hjelpemidler