Bruk tilrettelegging for å gjøre møter mer produktive
Hovedrollen til en tilrettelegger er å legge til verdi for en gruppeplanlegging eller møte ved å holde gruppen på oppgave og bevege seg sammen i samme retning.
Tilretteleggeren sørger også for at hvert gruppemedlem deltar i møtet.
Gruppefasilitering
Tilrettelegging av grupper eller lag er gitt av interne ansatte, eller eksterne konsulenter, som er dyktige i:
- Presentere innhold og informasjon,
- Å designe og formulere en prosess som hjelper en gruppe til å nå sine mål,
- Å gi en passende struktur for et møte , opplæring, teambyggingsøkt eller annen arbeidsarbeide, slik at gruppens oppdrag blir oppnådd i økten,
- Fremme felles ansvar for utfallet av møtet, og
- Utdrag fra deltakerne svar på spørsmål og løsninger på problemer.
Individuell tilrettelegging
Når enkeltpersoner deltar i prosessen, er det vanligvis fordi to eller flere ansatte opplever konflikt , uenighet, må sette felles mål , eller det er behov for å debriefe et prosjekt, behandle eller oppleve. En dyktig tilrettelegger kan gi strukturen, innholdet og prosessen som trengs av de enkelte medarbeiderne for å nå en gjensidig tilfredsstillende løsning på sine problemer.
Egenskaper for enkeltpersoner som gir tilrettelegging
Tilrettelegging er en lært ferdighet som kommer mest naturlig til enkeltpersoner som demonstrerer slike egenskaper som:
- Sterke gruppeledereferdigheter,
- Dyp kunnskap om gruppeprosesser og strukturer,
- Kunnskap om gruppe- og mellommenneskelig dynamikk og forståelse av verbal og ikke-verbal kommunikasjon ,
- Evnen til kreativt presentere opplæring og teambygging innhold på en måte som oppfordrer deltakelse fra økt deltakere,
- Empati for mennesker og deres situasjoner,
- Kraftig lytte- og kommunikasjonsferdighet, og
- Evnen til å strukturere gruppeintervensjoner og hendelser for å produsere de ønskede resultatene for gruppen.
Under ledelse av en dyktig tilrettelegger, møter, teambygging og treningsklasser kan man oppnå resultater som ikke er mulige uten leder. Det skyldes at gruppedeltakere i en gruppe ofte mangler ferdigheter, tillatelse og støtte som trengs for å effektivt lette sine egne arbeidsprosesser.
Unngå konkurrerende samtaler i møter
Det er ofte vanskelig å ha effektive arbeidsforhold med folk på jobben. Dette er hvor tilrettelegging kommer til nytte. Effektiv gruppefasilitering i møter styrer samspillet mellom vanskelige mennesker som holder konkurrerende samtaler.
Off-topic-samtaler mellom to eller flere medlemmer av samlingsmedlemmer, slår bort tid, hindrer gruppens fremgang, og begrenser bidragene til enkeltpersoner til laget som helhet. I tillegg konkurrerer konkurrerende samtaler i flere små grupper, selv når de er på tema, gruppemedlemmer av innsiktene som medlemmer av teamet diskuterer.
Dette resulterer til slutt i begrensede ideer produsert i møter.
Enten du er møteleder, en leder eller et gruppemedlem, kan du bruke følgende ideer for å bringe gruppen sammen når gruppemedlemmer holder mer enn én diskusjon om gangen.
Administrere konkurrerende samtaler
- Bruk nonverbal kommunikasjon: Se jevnt på deltakerne et øyeblikk. Løft øyenbrynene dine mens du ser, eller vink til deltakerne. Stopp personen som har gulvet i et øyeblikk mens de andre deltakerne går sammen i gruppen. Ikke vær redd for å gjøre dette - det er en del av en leder eller gruppeleders jobb å kontrollere møter.
- Still et spørsmål: Ring til en av gruppemedlemmene som deltar i konkurrerende samtalen. Med en kort oppsummering av diskusjonen som skjer i møtet som helhet, be om hans eller hennes oppfatning. Be ham eller henne om å dele sine ideer med resten av folket i møtet .
Si, "Jeg tror vi ville alle være interessert i dine tanker om dette problemet, Kerry." Dette kan være litt ubehagelig for deg, men det tjener to formål: Det bringer sidekonferansen til hovedsamtalen, og det lar alle vite at oppførselen ikke er tillatt.
- Verbalt intervenere: Be direkte gruppemedlemmene som deltar i konkurrerende samtalen for å komme tilbake til gruppediskusjonen, uten å bruke sarkasme eller sinne. Si, "Jeg er redd for at vi mangler gode ideer når alle snakker på en gang. Jeg vet at jeg ikke kan holde styr på alle disse tankene." Generelt er det bedre å bruke denne taktikken som et andre eller tredje forsøk på å trekke folk inn. Det er direkte og veldig effektivt, men kan skremme teammedlemmer.
- Opprett et gruppesignal: Gruppesignalet minner deltakerne om å holde en diskusjon om gangen. Et signal som virker effektivt er å lage et ikke-verbalt time-out tegn etterfulgt av å holde opp en pekefinger for å indikere ett møte. Hvis det er et godt forhold mellom lagmedlemmer, kan en vits også være et effektivt verktøy. Prøv noe som helst, "Hei, John og Jane, slutte å prøve å planlegge overtakelsen i verden og komme tilbake til møtet."
Et siste ord om konkurrerende samtaler i møter
Folk tilbringer en god del av arbeidsdagen sin på forretningsmøter. Det er ditt ansvar som leder eller møte leder for å sikre at ansatte nyter godt av sin tid. Effektiv møteadministrasjon beholder sin tid og ved å kontrollere sidekonferanser kan du sikre at møtet forblir på tema og produserer kvalitetsarbeid.