Likevel, noen ganger må vi bare møte. Og ja, det er noen gode råd tilgjengelig fra eksperter på tidsstyring, agenda kontroll og ordningsregler.
Fokuset her er litt annerledes, og tilbyr noen forsøkt og sanne veiledning som hjelper ledere til å skifte fem vanlige møtetyper til smertefrie og produktive hendelser.
Fem felles møte løsninger
1. Eliminere døden ved oppdatering av "Rundt bordet" . Du vet dette møtet. Cram atten mennesker i et rom og deretter kreve at hver person skal dele en oppdatering som vanligvis høres ut som et forsøk på å rettferdiggjøre deres eksistens og gjøre et tilfelle for deres enshrinement i den store ansattes hall of fame. Konsernsjef og seniorledere er beryktede for å drive disse møtene, og tror at dette er en fin måte for alle å høre hva som skjer over firmaet. I virkeligheten stiller folk mest ut og fokuserer på å planlegge sin egen oppdatering som ingen vil lytte til.
I stedet: Kom sammen med jevnaldrende, lagmedlemmer eller nøkkelpersoner, men ikke buk deg for "rundt bordet". Oppgi informasjon på et unntaksbasis.
Del relevante nyheter, inkludert økonomiske resultater, store kundevinster eller oppdateringer om organisasjonsbrede initiativer. Også, utvide tilbudet for enkeltpersoner å hente viktige problemer. Hvis noe bemerkelsesverdig og ikke allment kjent har skjedd, bør noen dele det. Hvis en gruppe trenger hjelp fra en annen gruppe, øker du forespørselen.
Ellers tvinger ikke alle deltakerne til å dele.
2. Statusmøter generelt. Disse kan være brutale tidsmakere, spesielt når de låses inn som gjentakende hendelser og blir dårlig administrert.
I stedet : Ikke ring et møte for noe du kan slå opp. Utnyt dagens teknologiske verktøy for å sikre at arbeidsgruppene dine opprettholder en nåværende og synlig statusoppdatering der alle kan se det med et museklikk. Hvis du må møte kuttet den planlagte møtetiden i halv eller bruk agile tilnærminger og kortere "stand-up" økter. Vær drakonisk om degressjonene og distraksjoner som forlenger disse øktene. Fokuser på delingsstatus og krever at folk tar tak i problemer utenfor dette forumet.
3. Ustrukturert brainstorming møter. De fleste brainstorming møter er så dårlig tilrettelagt at vi ender opp med å undertrykke ideer, støtte sjefens ide eller generere gode lister over kule ting på posten som aldri blir hørt eller sett igjen.
I stedet: Arbeid for å definere brainstorming emnet og dele det med inviterte foran sesjonen. Samle innspill og konsolidere og legge inn det eller dele det uten attribusjon til ideene. Bruk live-økten til å hoppe og bygge videre på de innsendte ideene, og legge til i listen.
Motstå trang til å evaluere ideer i denne økten. Innlemme andre teknikker som minimerer sosialiseringstrykk, for eksempel hjerneskriving. Og fremfor alt, konsolidere ideene og lage en prosess for å evaluere dem, så vel som å arkivere dem for enkel gruppereferanse i fremtidige økter og situasjoner.
4. Operations vurderinger som gjør inkvisisjonen ser tamme ut. Hvis du noen gang har lidd gjennom en økt hvor møtelederen - som regel en leder - fokuserer på en eller annen sliterende funksjon eller søker etter det svake stedet i alles presentasjon og så griller sendebudene nådeløst, vet du hvor ødeleggende dette formatet er. Ikke fortsett denne prosessen.
I stedet: Hold de dype funksjonelle dykkene og bedriftens proktologi eksamener private og fokus på å dele viktige driftsindikatorer, problemer og muligheter.
Gruppemøtet er ikke tid eller sted å rive fra hverandre et underpresterende område eller individ. Sett opp et oppfølgingsmøte på stedet, men ikke underkast alle andre på din synlige kryssprøve om dette problemet. Ikke ta tilbake ansvaret for forbedring, men eliminere grusomhet og hva som kommer til offentlig shaming fra møteforvaltningsrepertoaret ditt.
5. Møter som løser problemer krever spontane beslutninger. Det er merkelig eller ironisk at møterommet er et av de verste stedene for raske beslutninger . Å løse et problem for første gang og kaller avgjørelse setter folk på stedet, og de vil fornærme deg for å bruke denne tilnærmingen.
I stedet: Arbeid utilsiktet foran gruppemøter for å engasjere viktige interessenter i problemstillinger og alternativer. Oppfordre deres innspill, gi dine perspektiver og jobbe med meglerens felles interesser. Bruk møteforumet til å validere interessentene til interessentene og identifisere deres anbefalinger. Mens du fortsatt ikke kan få den umiddelbare avgjørelsen uten et eller annet trinn, har du styrket dine arbeidsforhold med ditt pre-sesjonsarbeid.
The Bottom-Line for Now:
Vi er kommunale skapninger av natur og til og med med en rekke tekniske verktøy som gjør at vi kan koble oss uten å være på samme sted, noen ganger hjelper det bare å være ansikt til ansikt. Utnytt denne tiden klokt og vis respekt for deltakerne ved å produsere møter som minimerer investering i tid og maksimere informasjon av høy kvalitet i et ikke-truende miljø.