Forskjellen er at personlige assistenter bare hjelper en enkelt person, og de kan også hjelpe med personlige oppgaver som å handle eller planlegge sosiale engasjementer.
Noen delegerer prosjektarbeid til sine assistenter eller har deres assistenter stå inn for dem i deres fravær.
Jobbkrav for personlige assistenter
Selv om det ikke er satt minimumskrav til personlige assistenter når det gjelder utdanning, hjelper en bakgrunn i næringsliv eller administrativt arbeid. Et annet eller et tredje språk kan også være viktig i noen tilfeller. Generelt er ferdighetene du har, viktigere enn utdanningen din. En diskusjon av noen av disse nødvendige ferdighetene kan hjelpe deg med å avgjøre om denne typen jobb er for deg.
Her er en liste over personlige assistent ferdigheter for CV, deksler, jobbsøknader og intervjuer. Nødvendige ferdigheter vil variere basert på jobben du søker på, så også se vår liste over ferdigheter oppført etter jobb og type ferdighet . Se gjennom denne listen og se om du har brukt disse ferdighetene i tidligere jobber eller har fått dem gjennom trening.
Lag notater om når og hvordan du brukte eller utviklet disse ferdighetene.
Legg deretter dem til din CV og følgebrev eller vær så snill å fylle inn jobbsøknader. Folk som viser applikasjoner vil ofte være på utkikk etter nøkkelferdigheter. Match opp dine ferdigheter med de som er lagt opp som nødvendig for jobben. Så vær sikker på at de er nevnt i ditt følgebrev og oppført på ditt CV.
Du bør også utvikle intervju svar på hvordan du brukte dine ferdigheter i tidligere stillinger. Få et eksempel på hvordan du løste et problem på arbeidsplassen ved hjelp av en eller flere av disse ferdighetene. Vis hvordan du bruker dine ferdigheter som bidro til suksess for et prosjekt.
Eksempler på Personal Assistant Ferdigheter
Denne listen er ikke uttømmende, men inneholder noen av de viktigste, etterspurte ferdighetene til personlige assistenter.
Organisasjon og tidsstyring
Som en personlig assistent vil en stor del av jobben være å holde noen andre organisert og på plan. Du må derfor være godt organisert selv. Heldigvis kan organisasjonen bli lært. Det er spesifikke teknikker du kan tilpasse for å gjøre bruk av tid mer effektiv og ellers holde livet ditt og det som din leder har i orden.
Skriftlig og verbal kommunikasjon
Du må forstå og følge instruksjonene, og du må overføre informasjon tydelig og ærlig. Avhengig av detaljene i posisjonen din, må du kanskje også ønske deg velkommen kunder, svare på korrespondanse eller opprette rapporter og presentasjoner. Alle disse oppgavene krever topp kommunikasjonsferdigheter, blant annet å snakke og skrive, lytte og lese.
Nøyaktighet og oppmerksomhet på detaljer
Oppmerksomhet på detaljer er en kritisk del av både å holde orden og kommunisere godt.
Vaghet eller unøyaktighet skaper ineffektivitet i beste fall, og kan også forårsake alvorlige feil eller fremmedlegge lederens kollegaer.
Kunnskap om relevant programvare
Hvilken programvare du må håndtere, kan variere, men vil trolig inkludere tekstbehandling, regneark, databaser, kalendere, desktop publishing og PowerPoint eller noe tilsvarende. Å være i stand til å gi minst teknisk støtte er et pluss. Det kan hende du må vurdere flere forskjellige programmer og programmer for å velge selv som gir de beste verktøyene for å oppnå lederens mål. Alltid, jobben din er å gjøre sjefen din jobb enklere og enklere, og det kan kreve mye bak-scenen problemløsing.
Takt og skjønn
Som personlig assistent blir du ofte utsatt for følsomt materiale, fra forretningshemmeligheter til svært personlig informasjon som du må beholde konfidensielt.
En relatert ferdighet er takt, evnen til å reagere forsiktig eller ikke i det hele tatt på informasjon som andre mennesker kan finne vanskelig eller pinlig. Du må med andre ord være en trygg person for at sjefen din skal være sårbar med. Tross alt vil du bare vite hvor mye hjelp de trenger.
Personlig assistentfagliste
Administrative ferdigheter
Disse ferdighetene er ofte en del av stillingsbeskrivelsen for en personlig assistent eller er merverdier. Din arbeidsgiver kan trenge noen som kan gjøre disse oppgavene for henne.
- administrative
- avtaler
- Korrespondanse
- Ærend
- arrangementer
- Arrangementsplanlegging
- filing
- Implementeringsprosedyrer
- Opprettholde planer
- møter
- Kontorledelse
- Prosjektledelse
- Forskning
- planlegging
- Tar diktering
- Tar meldinger
- Tar notater
- Reisearrangementer
- Reiseplanlegging
Kommunikasjonsferdigheter
Som personlig assistent er alle aspekter av kommunikasjon viktig for jobben. Vær klar til å vise din erfaring eller opplæring.
- Svar telefonen
- Kommunikasjon
- e-post
- Hilsen Besøkende
- Håndtering Forespørsler
- Nettverk
- Ikke-verbal kommunikasjon
- Screening Calls
- Verbal Communications
- Skriftlig kommunikasjon
Finansiell kompetanse
Har du erfaring eller trening for disse oppgavene?
- regnskap
- budsjettering
- innkjøp
- sourcing
- Shopping
Teknologi Ferdigheter
Kan du bruke forskjellige plattformer og enheter og gjøre grunnleggende feilsøking?
- Datamaskin (PC, Mac, nettbrett)
- Database ledelse
- Microsoft Office
- Presentasjonsforberedelse
- rapporter
- Tekstbehandling
Personlig kompetanse
Disse ferdighetene er ofte en del av din personlighet. Vis hvordan du har brukt dem og utviklet dem.
- konfidensialitet
- Diplomatic
- Diskresjon
- fleksibilitet
- Mellommenneskelige menneskelige~~POS=HEADCOMP
- multitasking
- Organisasjon
- Positiv holdning
- Problemløsning
- Profesjonell Demeanor
- Selvmotivert
- Lagspiller
- Tidsfordriv
- Jobbe selvstendig
Hvis du ikke har brukt disse ferdighetene til en tidligere jobb, se hvordan du har utviklet dem ved frivillig eller ubetalt jobb eller bruk dem i ditt personlige liv. Bruker du disse ferdighetene som en del av et trosfellesskap eller et studentprosjekt i skolen? Har du utviklet ferdigheter som en del av et idrettslag eller individuell sport? Denne erfaringen kan også være verdifull og gjøre deg til en bedre kandidat til stillingen.
Eksempel på personlig assistent CV
I den følgede prøveoppfølgeren som er utformet for en personlig assistent, legg merke til hvordan flere av de ovennevnte ferdighetene er innlemmet i teksten - spesielt i den opprinnelige kvalifikasjonsoversikten.
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobiltelefon: 870.123.4567
Personlig assistent
Detaljorienterte og svært organisert personlig assistent som er velbevandret i å gi sømløs støtte til C-nivå ledere. Feilfri og uavhengig utfører administrasjon, avtale og reiseplanlegging, shopping og hendelsesplanlegging ansvar med enkel effektivitet. Kjernekompetanse:
- Administrativ : Prosessfølsomme data og håndter all korrespondanse og diktat med kompromissløs integritet og konfidensialitet. Sikre stressfri miljø for ledende beslutningsprosesser ved å proaktivt koordinere møter og spesielle hendelser og løse komplikasjoner i formative stadier.
- Kommunikasjon: Bygg enkelt rapport med kunder, leverandører og prosjektinteressenter både personlig og skriftlig. Adept i nettverk diplomatisk mellom partene for å sikre kvalitet gjennomføring av prosjekter og arrangementer.
- Finansiell administrasjon: Kan utnytte utdanning i regnskap for å balansere bøker nøyaktig og utføre budsjetterings- og innkjøpsfunksjoner.
- Nøkkelstyrker: Positiv og fullstendig profesjonell i oppførsel, med evne til å innpode tillit og engasjement fra andre. Tekniske ferdigheter inkluderer Microsoft Office Suite, QuickBooks og Adobe Creative Suite. Flytende på spansk.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Personlig assistent til presidenten (20XX til stede)
Gi omfattende administrativ og personlig støtte til grunnleggeren av boutique finansiell rådgivende firma, med ansvarsområde som inkluderer diktat, korrespondanse, kontorstyring, leverandørforhold, avtaleplanlegging, reisekoordinering og arrangementplanlegging.
- Planlagt alle detaljer for svært vellykkede klientrelaterte hendelser, inkludert golf- og tennissentrehelger, seminarer om finansiell planlegging og stockholder banketter.
- Kjøpt og sikret kostnadseffektive reise- og underholdningsleverandører, og reduserer reiseutgifter med 15%.
- Utnyttet Adobe Creative Suite for å lage visuelt engasjerende nye markedsføringsbrosjyrer og et månedlig nyhetsbrev.
Creekside Regnskap, Columbia, MO
Administrativ assistent (20XX til 20XX)
Betjent som administrativ assistent til gruppe på tre CPAer. Greeted klienter og samlet personlig kontakt og finansiell informasjon; organisert klientfiler. Planlagt og tok notater på møter, håndtert telefonmottak og behandlet korrespondanse.
- Ofte berømt av både klienter og arbeidsgivere for munter oppførsel og sterk oppmerksomhet på detaljer.
- Hjulpet til å trene både kunder og nytt personell i bruk av proprietær skattestyringsprogramvare.
utdanning
BS i bedriftsøkonomi (mindre: regnskap); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Tennis Team, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, år i utlandet i Madrid, Spania