Ansatte må også ofte skrive unnskyldningsbreve for lengre permisjoner eller andre forlengede fridager.
Formelle unnskyldningsbrev brukes også i andre situasjoner, for eksempel fravær fra juryplikt eller fravær fra skolen.
Les nedenfor for tips om å skrive et formelt unnskyldningsbrev, samt to eksemplarer: en prøve for å sende en arbeidsgiver før du savner jobb og en for etterpå.
Tips for å skrive et formelt unnskyldningsbrev
- Følg forretningsbrev format. Bruk det offisielle forretningsbrevformatet når du skriver brevet. Du vil at dette brevet skal være profesjonelt.
- Forstå arbeidsgiverens retningslinjer. Før du går glipp av arbeid, må du forsikre deg om at du vet at politikken for å la sjefen din vite at du vil være fraværende. Vet om du trenger å fortelle sjefen din, og hvordan du bør få den personen den informasjonen (dvs. en telefonsamtale, et brev, en e-post). Se også på hvor langt på forhånd du må fortelle din arbeidsgiver.
- Send brevet så snart som mulig. Send eventuelt unnskyldningsbrevet ditt før du savner arbeid. Du vil gi arbeidsgiveren tid til å overføre noen av oppgavene dine. Hvis du ber om lengre permisjon, send dette brevet så tidlig som mulig. Hvis du ikke har tid til å sende et formelt brev, bør du vurdere å sende en unnskyldnings e-post i stedet.
- Hold det kort. Ikke gå inn i detaljer om hvorfor du mangler arbeid (for eksempel en lang liste over symptomene dine hvis du er syk eller en detaljert historie om et personlig problem). I stedet oppgir du ganske enkelt kort dagen eller dagene du vil være fraværende, og forklar (kort) hvorfor.
- Tilbyr å hjelpe. Du kan vurdere å bidra til å gjøre opp for ditt fravær på en eller annen måte. For eksempel kan du si at du fortsatt vil være på e-post under fravær, eller du kan tilby å jobbe en ekstra time eller to senere for å fullføre noen savnede prosjekter. Hvis du kan forberede fraværet på forhånd, spør en eller to av dine kolleger eller ansatte for å få hjelp til å fullføre oppdrag du vil gå glipp av. Dette vil være spesielt viktig når du ber om lengre permisjon.
Eksempel på formell unnskyldning (før manglende arbeid)
Dato
Ansattes navn
Arbeidsgivertittel
Organisasjon
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer
Kjære Herr / Ms. Etternavn:
Vennligst aksepter dette brevet som formelt beskjed om at jeg ikke kan delta i arbeidet fra 1. september 20XX til 5. september 20XX. Jeg skal delta på konferansen om profesjonell utvikling som jeg snakket med tidligere om uken.
Jeg har arrangert å være på e-post i arbeidstiden, og jeg ringer og sjekker inn på kontoret en gang om dagen for å se hva jeg savnet.
Gi meg beskjed hvis jeg kan gi ytterligere informasjon, eller hvis du trenger noe annet fra meg for å gjøre mitt fravær løp jevnt. Takk for at du tillater meg å ta denne fantastiske muligheten.
Vennlig hilsen,
Din signatur (hard copy letter)
Ditt skrevet navn
Eksempel på formell unnskyldning (etter manglende arbeid)
Dato
Ansattes navn
Arbeidsgivertittel
Organisasjon
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer
Kjære Herr / Ms. Etternavn:
Vennligst godta dette brevet som formelt varsling om at jeg ikke kunne delta i arbeid 1. september 20XX på grunn av sykdom. Jeg har allerede fullført oppgavene for denne uken som jeg savnet under mitt fravær.
Gi meg beskjed hvis jeg kan gi ytterligere informasjon. Takk for forståelsen.
Vennlig hilsen,
Din signatur (hard copy letter)
Ditt skrevet navn
Sende en e-postmelding
Noen ganger er det mer fornuftig å sende en e-postmelding som forklarer fraværet ditt. Hvis du for eksempel vil fortelle sjefen din så snart som mulig at du ikke vil være på jobb, er e-post den raskeste måten å dele denne informasjonen på. Noen arbeidsgivere spør selv om at ansatte varsler dem om fravær via e-post.
Hvis du sender en e-postmelding unnskyld for ditt fravær, må du huske å holde e-postkortet kort, bare angi datoene du vil være fraværende, og gi en kort forklaring på hvorfor du vil være borte.
Sørg også for å inkludere en klar emnelinje. Du kan bare skrive "Fravær fra jobb" i emnelinjen. Dette forklarer klart formålet med e-posten til sjefen din.
Hvis du foretrekker å sende e-posten din unnskyldning, kan du sende en profesjonell e-postmelding .
Tilleggsinformasjon
Unnskyldninger for manglende arbeid
Mer Absence Excuse Letters