Executive Assistant Ferdighetsliste og eksempler

by Alison Doyle

Nøkkelfunksjoner for gjenopptak, omslagstavler og intervjuer

Eksekutivassistenter ligner administrative assistenter eller sekretærer ved at de alle støtter andres arbeid - vanligvis en leder - ved å håndtere eller overvåke arbeidsoppgaver. Forskjellen er at en utøvende assistent er spesielt senior office staff medlem for en toppleder. Det betyr å overvåke og trene andre kontormedarbeidere, og også takle oppgaver som kan ha en dramatisk effekt på selskapets suksess.

Mens mange selskaper forventer at utøvende assistenter har fullført noen relevante høyskolekurs, trenger få en grad. Omfattende relevant arbeidserfaring er viktigere, ideelt flere år som leder eller administrativ assistent.

Executive Assistant Plikter

Ledende assistent oppgaver omfatter de samme oppgaver som en administrativ assistent: å lage og godta telefonsamtaler; sende notater, e-post og brev på vegne av den utøvende mottar besøk og håndtering planlegging. Men de fungerer også som gatekeeper, tar beslutninger om hvem som får tilgang til utøvende og hvilken informasjon utøvende får.

De utfører ofte forskning og utarbeider rapporter som påvirker selskapspolitikken. Disse ansvarene innebærer at utøvende assistenter må forstå arbeidsgiverens arbeid grundig. Som et resultat kan disse arbeidstakere også fungere som en sammenheng mellom ledelsen og resten av kontorpersonalet.

Slik bruker du ferdighetslister

Sørg for å skrive brevbrevet ditt og fortsett for å markere ferdighetene dine potensielle arbeidsgiver ønsker. Du kan bruke følgende liste for å få en ide om hva disse ønskede ferdighetene kan være, men husk å alltid lese over jobbeskrivelsen nøye, fordi ikke alle selskaper ser etter det samme i en executive assistent.

Også, se våre kompilasjoner av ferdigheter oppført etter jobb og typer ferdigheter . Mens du forbereder deg på intervjuet ditt , planlegger å gi eksempler på bestemte tider, har du legemliggjort de ulike ferdighetene dine potensielle arbeidsgiver ønsker.

Eksempler på Executive Assistant Ferdigheter

Følgende liste er ikke uttømmende, og nødvendige ferdigheter kan variere litt fra ett selskap til et annet, eller til og med fra et kontor til et annet i samme selskap. Likevel, de fleste av de viktigste og ettertraktede ferdighetene en prospektiv executive assistent må ha er her.

Skriftlig og muntlig kommunikasjon ferdigheter
En måte å tenke på den ledende assistentrollen er faktisk som en spesialist i kommunikasjon. En betydelig del av jobben inkluderer kommunikasjon og koordinering med mennesker i hele selskapet, og noen ganger også med klienter, avhengig av type virksomhet. Evnen til å være profesjonell, klar, artikulert og nøyaktig, både muntlig og skriftlig, overgår listen over krav til uklanderlige kommunikasjonsevner .

Dataferdigheter
Executive assistenter trenger mer enn enkel ferdighet med tekstbehandling og regnearkprogrammer. Nødvendige databaserte ferdigheter inkluderer også evnen til å sette opp og vedlikeholde e-postsystemer, fildelingssystemer og kalendere, samt ferdigheter med statistisk programvare, publiseringsprogramvare og databaser.

Å være ens egen teknisk support-spesialist er alltid et pluss, spesielt siden utøvende assistenter ofte forventes å gjøre alt fra å fikse skriveren til å foreslå ny programvare.

Mellommenneskelige ferdigheter
Sterke mellommenneskelige ferdigheter er også en nødvendighet for å samhandle med kunder, trene andre administrative ansatte, og jobbe med administrerende direktører og toppledere. Siden utøvende assistenter ofte håndterer sensitiv bedriftsinformasjon, er det viktig å ikke bare kunne opprettholde riktig konfidensialitet, men også å oppføre seg på en måte som tyder på personlig skjønn og integritet. Kort sagt, det er nødvendig å inspirere tillit.

Tidsfordriv
En utøvende assistent trenger ikke bare å håndtere sin egen tid, men også sjefen. Det betyr at koordinering av behov og krav til flere personer for å skape en brukbar tidsplan, og deretter ofte endrer den planen med kort varsel som situasjoner endres.

Jobben kan vel også være taktfull og sørge for at utøvelsen forblir på plan, uten å bli distrahert.

Forskningsferdigheter
Forskning er i seg selv en ferdighet som krever kjennskap til flere søkemotorer, samt informasjonsressursene som er relevante i de aktuelle feltene av interesse for selskapet. Uten disse evner ville en utøvende assistent ikke kunne forberede rapportene de utøvende trenger.