Les nedenfor for tips om hvordan du skriver et referansebrev, samt hvilke materialer du skal spørre kandidaten til, og når skal du si nei (og hvordan du sier nei) å skrive et brev til noen.
Hva er et referansebrev?
Et referansebrev, også kjent som anbefalingsbrev, er et brev som snakker til noens arbeidserfaring, ferdigheter, kompetanse, personlige egenskaper og / eller akademisk ytelse. Det er skrevet av en tidligere arbeidsgiver, kollega, klient, lærer eller noen andre som kan snakke positivt om den personen.
Når du trenger referansebrev
Du trenger referansebrev, vanligvis omtrent tre av dem, når du søker på jobber, praktikplasser, frivillige stillinger, høyskoler og utdannet skoleprogrammer. Et referansebrev er en positiv godkjenning av dine ferdigheter og attributter, skrevet av noen kjent med arbeidet ditt, karakter og prestasjoner.
Referansebrevet forklarer hvorfor leseren skal velge deg, og hva kvalifiserer deg for muligheten du søker om. Brev kan bli bedt om av organisasjonen som vurderer individet for ansettelse eller aksept hos en institusjon, eller de kan bli tilbudt av arbeidssøker eller søker.
Hva er inkludert i et referansebrev
Et referansebrev er en positiv godkjenning av dine ferdigheter og attributter. Det forklarer hvorfor leseren skal velge deg og hva kvalifiserer deg for muligheten du søker om.
Et faglig referansebrev skrives vanligvis av en veileder, kollega, klient, lærer eller professor som er godt kjent med dine prestasjoner i en arbeidsformatinnstilling.
Den inneholder vanligvis en beskrivelse av din posisjon og ansvar, varigheten av din tid hos firmaet, og evner, kvalifikasjoner og bidrag til organisasjonen.
Et tegn eller et personlig referansebrev kan skrives av en familievenn, mentor eller nabo som kan attestere til de trekkene som vil gjøre deg til en god kandidat til stillingen du søker. Det forklarer hvordan forfatteren kjenner deg og diskuterer dine personlige egenskaper som de ville gjelde i en jobbinnstilling.
Hva å gjøre før du skriver et referansebrev
Tenk før du sier "Ja." Før du godtar å skrive brevet, må du sørge for at du kan skrive et positivt referansebrev til denne personen. Hvis du ikke kjenner personen godt, eller tror ikke du kan snakke høyt om personens ferdigheter eller evner, er det greit å skru ned forespørselen om anbefaling . Faktisk er det bedre å si nei til å skrive en anbefaling enn å skrive en negativ henvisning til personen. Du kan være vag når du avslår forespørselen, og sier ganske enkelt "Jeg føler ikke at jeg ville være den beste personen til å skrive deg en anbefaling." Hvis mulig, foreslå noen andre de kanskje spør.
Be om informasjon. Det er en god ide å spørre personen om en kopi av CV eller CV, selv om du har kjent dem lenge.
De kan ha ny akkreditering eller prestasjoner, og du vil gi så mye aktuell informasjon som mulig. Dette vil også bidra til å gi deg retningslinjer som skal brukes når du skriver brevet.
Hvis referansebrevet er for en bestemt ansettelsesmulighet, må du også be om en kopi av stillingen. På samme måte, hvis referansebrevet er for en bestemt skole eller et program, be om noe informasjon om skolen. Jo mer informasjon du har, desto lettere blir det å skrive brevet.
Få alle detaljer. Sammen med å be om informasjon om kandidaten, få all den informasjonen du trenger om hvordan du sender inn brevet. Spør hvem du skal sende brevet til, når fristen er, og hvilket format brevet skal være i. Spør også om det er noen opplysninger som skolen eller arbeidsgiveren ønsker at du skal inkludere i brevet.
Hva skal inkluderes i et referansebrev
Med mindre kandidaten gir deg et skjema for å skrive din anbefaling, bør du skrive referansen som et formelt brev. Et referansebrev skal begynne med både deg og arbeidsgiverens kontaktinformasjon (navn, adresse, telefonnummer, e-post) etterfulgt av datoen. Hvis dette er en e-post i stedet for et faktisk brev, ta med kontaktinformasjonen i slutten av brevet, etter signaturen din .
Kontaktinformasjon og hilsen: Hvis du skriver brevet til en person eller ansettelseskomité, skal du inkludere kontaktinformasjonen øverst på brevet og i hilsen din. Hvis du skriver et generell brev, kan du skrive til " Hvem det kan bekymre seg " eller bare starte brevet med første ledd.
Hilsen: Begynn brevet med "Kjære Herr / Ms. Etternavn." Hvis du ikke kjenner arbeidsgiverens etternavn, skriv bare "Kjære ansattssjef." Hvis kandidaten søker på et akademisk program, kan du skrive "Kjære Opptakskomité."
Innledning: Forklar ditt forhold til personen du skriver brevet til. Du kan inkludere hvor lenge du har kjent personen. Forklar deretter hvorfor du skriver brevet. Pass på å ta med navnet på firmaet, jobben, skolen eller muligheten som personen søker på. For eksempel, "Jeg har vært James Smiths veileder hos XYZ Company de siste fem årene. Jeg er glad for å anbefale ham til stillingen som revisor på ABC Company.
Kroppsoversikt: I brevets form skal du spesifisere informasjon om kandidatens personlige egenskaper (kreativitet, tålmodighet, selvtillit, etc.), spesifikke ferdigheter (utmerket kommunikasjonsferdighet, organisatoriske ferdigheter , etc.). Vær så spesifikk som mulig.
Første ledd: Første ledd i referansebrevet forklarer forbindelsen til personen du anbefaler, inkludert hvordan du kjenner dem, og hvorfor du er kvalifisert til å skrive et referansebrev til å anbefale arbeid eller høyere utdanning. Nevn forholdet (personlig eller profesjonell) du har med personen du anbefaler.
Andre avsnitt (og tredje og fjerde)
Meldingene i referansebrevet inneholder opplysninger om personen du skriver om, blant annet hvorfor de er kvalifiserte, og hva de kan bidra med. Hvis nødvendig, bruk mer enn ett avsnitt for å gi detaljer. Vær spesifikk og del eksempler på hvorfor denne personen er en kvalifisert kandidat. Hvis du kan, relaterer du bestemte tilfeller der du har observert personen med hell, ved å bruke ferdigheter som kreves for stillingen.
Prøv å beskrive kvaliteter og ferdigheter som er relatert til den bestemte jobben , skolen eller muligheten. For eksempel, hvis personen søker en jobb som leder, fokuserer på personens ledelses- og kommunikasjonsferdigheter .
Letter Closing
I avsluttende avsnitt, tilbud om å gi mer informasjon og inkludere kontaktinformasjonen din (telefon og e-post), slik at du er tilgjengelig for å gi en muntlig anbefaling, eller besvare ytterligere spørsmål om nødvendig. Du kan også gjenta at du anbefaler denne personen "helhjertet" eller "uten forbehold".
Signatur: Slutt brevet med signaturen din, håndskrevet, etterfulgt av ditt skrevet navn. Hvis dette er en e-post, bare skriv inn ditt skrevet navn, etterfulgt av din kontaktinformasjon. Slik avslutter du et brev med eksempler på forretningsmessige nedleggelser.
Anbefaling Brevlengde, format og skrift
Før du begynner å skrive brevet: Be kandidaten om å sende deg hans CV, transkripsjon, CV eller andre materialer som vil hjelpe deg med å beskrive personen nøyaktig. Du kan også be om en beskrivelse av stillingen som han søker, og informasjon om selskapet. Jo mer informasjon du har, desto lettere blir det å skrive en sterk anbefaling.
Lengde: Et anbefalingsbrev skal være mer enn ett eller to avsnitt; et brev dette korte antyder at du heller ikke kjenner personen godt, eller ikke fullstendig støtter dem. Men du vil holde brevet konsistent og fokusere på noen få viktige punkter, så unngå å skrive mer enn en side. Tre eller fire avsnitt som forklarer hvordan du kjenner personen og hvorfor du anbefaler dem, er en passende lengde.
Format: Et anbefalingsbrev skal være enkeltavstand med mellomrom mellom hvert avsnitt. Bruk ca. 1 "marginer for toppen, bunnen, venstre og høyre på siden, og juster teksten til venstre (justeringen for de fleste dokumenter).
Font: Bruk en tradisjonell skrifttype som Times New Roman, Arial eller Calibri. Skriftstørrelsen skal være mellom 10 og 12 poeng, så det er lett å lese. Justere skriftstørrelsen er en god måte å holde brevet til en enkelt side.
Rediger: Pass på å lese gjennom brevet ditt før du sender det. Du kan få noen andre til å redigere brevet, men skjul kandidatens navn for å bevare hans personvern.
Se gjennom et eksempel
Kjære Ms Johnson,
Jeg er begeistret for å anbefale Sarah Jones for den digitale markedsføringsposisjonen hos Saber Marketing & PR. Som markedsføringsdirektør ved A & B Media hadde jeg gleden av å jobbe som Sarahs veileder da hun var empyed her som markedsføringsassistent. Ansvarlig, punktlig og ekstremt lys, Sarah var blant de beste talentene hos A & B Media, og jeg støtter absolutt hennes kvalifikasjon og hennes ferdighetssett.
Jeg ble kontinuerlig imponert av kunnskapen hun tok med på bordet og hennes engasjement for å holde seg på toppen av det siste i feltet. Sarah kombinerer skarpe analysevner med sterk intuisjon, og jeg visste alltid at jeg kunne stole på henne for å møte tidsfrister og overgå forventningene våre. I løpet av de to årene med oss oppnådde hun mange prestasjoner, fra å øke vårt sosiale medieoppdrag med 20%, for å senke vår nettsidefrekvens med 10%, for å øke avkastningen på digitale kampanjer med 15%.
Mens Sarahs profesjonelle skikkelse var utrolig verdifull for A & B Media, var hun også en fantastisk lagspiller. Optimistisk, engasjerende og lett å komme sammen med, Sarah var en ekte glede å ha på kontoret og fostret mange positive relasjoner i både avdelingen og hele selskapet.
Med det sagt, er jeg veldig trygg i min anbefaling og tror at Sarah ville være en god passform for Saber Marketing & PR. Hvis du vil snakke mer om min erfaring med å jobbe med Sarah, vennligst send meg en e-post på melissa@abmedia.com eller ring meg på 555-555-5555.
Vennlig hilsen,
Melissa Bradley
Markedsdirektør
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Formater ditt brev
Hvis du sender brev til en arbeidsgiver eller skole, må du følge med på riktig forretningsformat . Dette inkluderer oppføring av kontaktinformasjon, dato og kontaktinformasjon for personen som mottar brevet (vanligvis ansettelseslederen) øverst i brevet. Ta også med håndskrevet signatur nederst på et fysisk brev.
Hvis du imidlertid sender dette brevet, trenger du ikke å inkludere noen kontaktinformasjon eller datoen øverst på brevet. Oppgi i stedet kontaktinformasjonen din etter e-post signaturen din . Sørg også for at du har en klar, kortfattet emnelinje som viser kandidatens navn, jobben de søker om (hvis aktuelt) og formålet med brevet. For eksempel kan en emnelinje lese: "Anbefaling for Fornavn Etternavn - Human Resources Assistant Job."
Bruk en referansebrevsmal
Hvis du ikke er sikker på hva du skal skrive, bruk en referansebrevsmal og personliggjøre den for å inkludere informasjonen din. En mal er en nyttig måte å se hvordan du formaterer brevet, og hva du skal inkludere i brevet.
Du kan også se eksempelreferensbrev for ideer om hva du skal inkludere i ditt eget brev. Husk å endre brevet slik at det gjelder den bestemte personen du skriver brevet til.
Flere eksempler: Referansebreveksempler