Office Assistant Ferdighetsliste og ansvar

by Alison Doyle

Liste over Office Assistant Ferdigheter for CV, Cover Letters og Interviews

Kontorassistenter er noen ganger kjent som sekretærer eller administrative assistenter, men det de gjør er å bistå i et kontor. Hvorvidt kontoret tilhører et advokatfirma, en medisinsk praksis, en utdanningsinstitusjon eller et selskap, er behovene like; noen må arkivere, vedlikeholde tidsplaner, og ta vare på rutinemessig kommunikasjon på vegne av de som bruker kontoret.

At noen kunne være deg.

Kontorassistent Jobbansvar

Mens kontorassistentstillinger generelt sett ligner hverandre, er jobben fortsatt variabel - den varierer bare fra dag til dag, i stedet for fra kontor til kontor. I dag kan du opptre som resepsjonist, i morgen kan det være nødvendig å reparere skriveren, og dagen etter det må du ta med hele arkivskapet inn i det tjueførste århundre. Du trenger en svært bred ferdighet satt til å lykkes.

Kontorassistenter er blant de store usunne helter i bedriftsverdenen, for når du gjør jobben din, vet ingen. Kontoret ser ut til å kjøre seg selv. Men noen mennesker har det rolige, men fleksible arbeidet, følelsen av å være i hjertet av alt. Og en god sekretær kan fortsatt finne arbeid nesten hvor som helst, i enhver form for organisasjon.

Slik bruker du ferdighetslister

Du kan bruke disse ferdighetslister gjennom hele jobbsøkingsprosessen.

For det første fungerer navnene på disse ferdighetene som nøkkelord, så bruk så mange som du kan når du skriver din CV. Ikke stole på å ansette veiledere for å finne ut at du har det de vil ha, fortell dem direkte.

For det andre kan du bruke disse samme søkeordene i ditt følgebrev . Fokuser spesielt på de potensielle arbeidsgiveren bryr seg om de fleste.

Du må gjøre din undersøkelse, fordi selv om kontorassistentjobber ofte er like, varierer ansettelsesledere i sine prioriteringer. Stillingsbeskrivelsen vil trolig inkludere en liste over nødvendige ferdigheter. Vær oppmerksom på det.

Til slutt kan du bruke denne diskusjonen til å planlegge intervjuet ditt . Sørg for at du er klar minst ett eksempel for en gang du demonstrerte hver av de 6 beste ferdighetene som er oppført her.

Det kan også bidra til å gjennomgå våre lister over ferdigheter oppført etter jobb og typer ferdigheter .

Top Six Office Assistant Ferdigheter

Nedenfor er en liste over de seks viktigste ferdighetene til en kontorsassistent, samt en lengre liste over ferdighetene arbeidsgiverne forventer at du skal ha.

Kommunikasjonsferdigheter: Kommunikasjon er en kritisk myk ferdighet for en kontorassistent. Du må samhandle med din veileder, medarbeidere, fagpersoner du bistår, og muligens klienter eller personer i andre kontorer i samme organisasjon. Alle jobber som et lag, og du er dens viktigste kommunikasjonsnav. Du må være munter, nyttig, velinformert, artikulert og en god lytter hver dag.
Skriftlig kommunikasjonsferdighet: De fleste kontorsassistenter skriver mye. De kan skrive notater, fylle ut skjemaer eller utkast brev eller e-post. Noen lager innhold for selskapets nettsider eller rediger tekst for andre. Klar, profesjonell skriftlig kommunikasjon er et must.

Vennlighet: En kontorassistent kan være den første personen en klient ser når han kommer inn på kontoret. Hvis kontorets primære okkupant tilfeldigvis er ute for øyeblikket, kan kontorassistenten være den eneste personen besøkende samhandler med. Du må være klar til å hilse på hver besøkende med et smil og et snill ord og å hjelpe dem med alt de trenger så langt du er i stand til. Så, gode mellommenneskelige ferdigheter er en nødvendighet.
Teknologi Ferdigheter: I gamle dager gjorde sekretærer mye å skrive. Tider har endret seg, og det har teknologi, men kontorassistenter kan fortsatt forvente å tilbringe mye tid foran et tastatur. I stedet for en skrivemaskin må du kjenne deg rundt en rekke programmer. Å vite hvordan du gjør litt lett teknisk støtte og hvordan du fikser en tilbakevendende skriver, gjør ikke vondt heller.

Organisasjon: Kontorassistenter må være ekstremt organisert for effektivt å kunne jonglere sine mange oppgaver. Du må bidra til å holde andre organiserte også, fra å opprettholde kalendere for å holde kontoret ordentlig.
Problemløsende ferdigheter: Problemløsning , eller kritisk tenkning , er viktig for enhver kontorassistent, da du ofte er den personen andre kommer med med spørsmål eller problemer.