Hvordan får ansatte betalt tilbake når de bruker penger på virksomheten?
Reisekostnader kan inkludere overnatting, fly, landtransport, tips til bellhops, måltider og andre tilfeldige utgifter en ansatt kan oppleve mens du er på veien.
Andre virksomhetsutgifter kan inkludere slike ting som å ta kunder eller potensielle ansatte til lunsj, kjøpe bøker eller annet pedagogisk materiale som arbeidsgiver dekker eller kjøre utgifter for å resirkulere bedriftseiendom.
Typer utgifter som en organisasjon vil tilbakebetale, finnes i selskapets forretningsreise, underholdning og generelle refusjonsberettigede utgiftspolitikker i arbeidstakerhåndboken . Bli kjent med selskapets retningslinjer fordi din arbeidsgiver kan dekke utgifter så variert som renseri og treningsmedlemskap på utvidede turer.
Kundeunderholdning på forretningsreiser er en annen refunderbar utgift, men kjenner selskapets retningslinjer slik at du ikke overskrider noen kostnadsgrenser. Du vil demonstrere gjestfrihet og høflighet uten å overskride arbeidsgiverens budsjett for slike utgifter.
Populær nå er selskapskredittkort som er betrodd til personer som er ledende ansatte og til andre ansatte som ofte må reise for virksomhet.
I stedet for å betale for utgifter med egne penger, belaster ansatte alt annet enn tilfeldigheter og tips til firmaets kredittkort.
Dette er en praktisk tilnærming til kostnadsrefusjon for arbeidstakeren, da kredittkortregningene dokumenterer de eksakte utgiftene uten at arbeidstaker må lagre kvitteringer og fylle ut reisekostnadsrapporter.
Fyll ut en kostnadsrefusjonrapport
I både tilfelle av selskapets kredittkort bruk og betalte penger, vil ansatte sannsynligvis måtte fylle ut en kostnad refusjon rapport ved retur fra turen. Med firmaets kredittkort må de forklare mindre enn åpenbare kostnader som vises på kredittkortregningen (mye enklere enn å måtte fylle ut en kostnadsrapport fra grunnen av). De vil også belaste selskapet for de ekstra tilfeldighetene de har betalt for med egne penger eller kredittkort.
Når en ansatt betaler penger, må han eller hun oppgi, og av og til rettferdiggjøre, hver utgift som tilbakebetaling er etterspurt. Disse blir gjennomgått av regnskap, slik som uttalelsene fra kredittkortselskapet. En uberettiget utgift, eller en som er utelukket av selskapets politikk, blir ikke refundert - dermed behovet for å vite bedriftens retningslinjer for forretningsreiser.
De fleste selskaper fastsetter en dato for hvilke kostnadsrevisjonsrapporter må innleveres for å sikre at ansatte blir refundert og for riktig regnskap. Ansatte må følge disse reglene nøye ettersom noen organisasjoner ikke refunderer utgifter som blir slått inn etter fristen. Kjenn selskapets regler.
En annen metode for å betale ansatte forretningsreiser utgifter er med en per diem .
En uvanlig leser spørsmål relatert til kostnad refusjon
En leser spurte: "Våre utenforstående salgsrepresentanter har store territorier (flere stater) og reiser rutinemessig, og krever ofte overnatting. Det ble opplyst gjennom regnskapsavdelingen at en salgsrepresentant hadde tatt et kjæledyr med dem på en slik tur og belastet hotellet kjæledyr gebyr til selskapets kredittkort. Hun hevdet at hotellet ikke ville skille ut avgiften, og hun hadde planlagt å refundere selskapet.
"Jeg er dumbfounded og søker etter forslag til hvordan jeg skal håndtere denne situasjonen. Mine HR-instinkter forteller meg å skrive denne ansatt opp for misbruk av selskapsmidler, men jeg mottar motstand fra salgsadministrasjonen som vil at jeg skal lage en bestemt kjæledyrpolitikk.
"Vår bruk av firmaets kredittkort angir klart, 'Dette kortet skal kun brukes til SELSKAPETS UTGIFTER.
Personlig bruk av kortet kan føre til fortabelse av kortet eller oppsigelsen. I tillegg vil salgsrepresentanter være ansvarlige for uautoriserte kostnader. ' Har du skrevet om et slikt emne tidligere? "
HR-respons: Her er det du må vurdere. Gikk medarbeideren til regnskap og forklare problemet at hotellet ikke klarte å skille ut kjæledyrsavgiftene? Eller ble hun fanget av en nøye gjennomgang av hennes utgifter i regnskapet?
Først er det vanskelig å tro at hotellet ikke var i stand til å skille ut kjæledyrsavgiftene. For det andre, hvis hotellet ikke klarte å skille ut avgiften for kjæledyret, hvordan visste hun hva de skulle betale tilbake til regnskapet?
Hvis hun planla å betale for kjæledyrets ansvar bare hvis hun ble fanget, og ikke frivillig tilbød å betale, forutsatt hun sin politikk, fortjener hun disiplinære tiltak . Dette vil også avhenge av hvordan du har behandlet lignende situasjoner tidligere. Har andre ansatte tilbakebetalt selskapet for ulike utgifter og mottatt ingen disiplinære tiltak?
Ofte når du ser på en situasjon, finner du at det er politikken på den ene siden, og hvordan det er implementert og anvendt på den annen side. Du ønsker ikke å behandle denne personen annerledes enn andre ansatte har blitt behandlet tidligere.
Disciplinær handling er ikke i orden dersom andre ansatte har rett og slett refundert selskapet tidligere for lignende utgifter. Husk at jeg ikke er advokat, så dette er bare en HR-kollegaes oppfatning.
Å gjøre en kjæledyrsreiser er ikke anbefalt fordi det er et eksempel på at virksomheten forstyrrer og overrekker inn i en ansattes personlige liv. Hvis ansatte ønsker å betale for kjæledyret til å reise med dem, er det ikke selskapets bekymring.
Så lenge kjæledyret ikke påvirker kostnadene for hvor de blir eller deres evne til å delta i forretningsformålene for turen, er det ikke arbeidsgiverens virksomhet. Medarbeideren skal selvsagt betale ekstra gebyr som reiser kjæledyret gir.
Din reisepolitikk er litt forvirrende og kan bruke styrking i delen om "ansvarlig for uautoriserte kostnader" når politikken allerede har uttalt at det kun er selskapsutgifter tillatt.
Mer: 10 tips for å redusere kostnadene for forretningsreiser | Skal ansatte dele rom?
Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.