Hva er en I-9 Form?
Arbeidsgivere må verifisere identiteten og kvalifiseringen til arbeid for alle nye ansatte. En sysselsettingskompetanseformular (I-9) er et skjema som er opprettet av USAs statsborgerskaps- og innvandringsservice (USCIS) -sektor i Department of Homeland Security (DHS) som må fylles ut for hver ansatt som er ansatt i USA.
I-9-skjemaet brukes til å verifisere en ansattes identitet og å bestemme at han eller hun er kvalifisert til å begynne å jobbe for selskapet. Pass på at du bruker den nyeste versjonen av I-9, skjemaet ble revidert 17. juli 2017.
Når ansettelsesberettigelsesskjema er fullført
En ny ansettelsesformular (I-9) må fylles ut for alle nye ansettelser . Arbeidsgiveren må verifisere arbeidsberettigelse og identitetsdokumenter forelagt av arbeidstaker og registrere dokumentinformasjonen på I-9-skjemaet innen tre dager etter ansettelsen.
Hvis en arbeidsgiver ikke klarer å fullføre og vedlikeholde I-9 skjemaer for hver ny ansettelse, kan de bli utsatt for bøter eller andre juridiske konsekvenser fra Arbeidsdepartementet. Ansatte må gi dokumentasjon for å støtte deres krav og bevise at de er lovlig berettiget til å jobbe i USA
I tillegg må ansatte presentere originale dokumenter, ikke fotokopier.
Det eneste unntaket er at en ansatt kan presentere en sertifisert kopi av et fødselsattest.
På skjemaet må arbeidsgiveren verifisere arbeidsberettiget og identitetsdokumenter presentert av arbeidstaker og registrere dokumentinformasjonen på I-9-skjemaet.
Bakgrunn om lovverket
I 1986 ble innvandringsreform og kontrollloven (IRCA) ansett amerikanske arbeidsgivere juridisk ansvarlige for bekreftelse av ansettelsesberettigelse som kreves for alle nye ansatte.
Den første delen av I-9-skjemaet skal fylles ut av den ansatte, og arbeidsgiveren må fylle ut den andre delen innen tre dager etter ansattes startdato. Selv om I-9-skjemaet ikke er nødvendig for frivillige eller kontraktsbaserte ansatte, er utenlandske statsborgere på sysselsettingsvisum pålagt å fylle ut skjemaet for å indikere deres juridiske status i USA.
Hvis en ansatt ikke kan lese eller skrive på engelsk, kan skjemaet tillate en oversetter eller juridisk forbereder å fullføre skjemaet på vegne av den ansatte. Fra oktober 2004 kan I-9-verifikasjonsprosessen gjennomføres elektronisk.
Nødvendig dokumentasjon for å bevise at arbeidet skal kunne fungere
I tillegg til din grunnleggende personlige informasjon, når du fyller ut en I-9-formular, må du oppgi et dokument som fastslår din identitet og din kvalifisering til å jobbe i USA . Dokumentasjonen inneholder vanligvis en type bildeidentifikasjon og bekreftelse av juridisk status i landet for å krysse sjekke kvalifiseringen til å jobbe i USA.
Akseptable I-9 Dokumenter
Det er tre kategorier dokumenter du har lov til å sende inn. Ansatte må presentere enten ett av dokumentene fra liste A eller ett av dokumentene fra liste B og ett av dokumentene fra liste C.
Liste A (Dokumenter som etablerer både identitet og sysselsetting)
- USA Pass
- Permanent Resident Card eller Alien Registrering Kvitteringskort (I-551)
- Midlertidig oppholdskort (I-688)
- Dokument for sysselsettingstillatelse (I-766, I-688B, eller I-688A)
- Utenlandspass med midlertidig I-551-stempel
- For utlendinger som er autorisert til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver, utenlandsk pass med skjema I-94 som tillater ansettelse hos denne arbeidsgiveren
Liste B (dokumenter som bare etablerer identitet)
- Førerkort utstedt av en stat eller ekstern besittelse
- ID-kort utstedt av en stat eller ekstern besittelse
- Native American tribal dokument
- Kanadisk førerkort eller ID-kort med et fotografi (for kanadiske romvesener som er autorisert til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver)
- Skole ID-kort med fotografi
- Voterens registreringskort
- US Militærkort eller utkastspost
- Militæravhengighets ID-kort
Liste C (Dokumenter som bare oppretter arbeidsberettigelse)
- Sosialt sikkerhetskortnummer uten ansettelsesbegrensninger
- Original eller sertifisert kopi av et fødselsattest med en offisiell tetning utstedt av en stat eller byrå
- Sertifisering av fødsel i utlandet
- US Citizen ID Card
- Native American tribal dokument
- Skjema I-94 tillatelse til ansettelse hos denne arbeidsgiveren (for utlendinger som er autorisert til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver)
- Konsulær rapport om fødsel i utlandet (Form FS-240)
Når trenger du ikke å fylle ut en I-9-formular
Siden loven ble innført den 6. november 1986, er de fleste betalte arbeidstakere pålagt å sende I-9 skjemaer. Det er imidlertid noen unntak fra regelen. Du trenger ikke en I-9 skjema hvis du:
- Ble ansatt på eller før 6. november 1986, og fortsetter i sin stilling med en forventning om å fortsette med bedriften din i fremtiden.
- Du er ansatt for "uformelt husarbeid," som barnevakt, nannying eller rengjøring, i et privat hjem på en intermittent basis.
- Du er en uavhengig entreprenør.
- Du jobber ikke fysisk i USA.
Nei I-9 Dokumentasjon?
En ansatt som ikke produserer det nødvendige dokumentet eller kvittering for et erstatningsdokument (i tilfelle tapte, stjålne eller ødelagte dokumenter), innen tre virkedager etter det at arbeidet begynner, kan avsluttes . En ansatt som viser kvittering, har nitti dager til å presentere de originale dokumentene.
I-9 Form Reverification Process
USAs statsborgers I-9-skjemaer er gyldige på ubestemt tid, med mindre et arbeidsforhold i over ett år oppstår. Utenlandske statsborgere på arbeidstillatelse eller studenter og bytte besøkende må ha deres I-9 bekreftet med hver forlengelse, eller etter at visumet er utløpt når en ny arbeidstillatelse tillatelse er utstedt.
I-9 skjemaer må oppbevares av arbeidsgiveren for enten tre år etter at en ansattes startdato eller ett år etter at ansettelsen er avsluttet, hvilken som helst senere.
Antidiskrimineringsklausuler
IRCA inneholder også diskrimineringsbestemmelser . Under IRCA, kan amerikanske statsborgere, fastboende og asylsøkere lovlig ha lov til å jobbe i USA, lovlig ikke kan nektes ansettelse eller bli sterkt opphørt basert på opprinnelse eller statsborgerskap. I tillegg må arbeidsgivere godta noen av de nevnte dokumentene for I-9-skjemaet så lenge dokumentene er originaler eller sertifiserte kopier. IRCA kan håndheves for alle arbeidsgivere med tre av flere arbeidere.
Arbeidsgiverbekreftelse av I-9 Informasjon
Arbeidsgivere kan bekrefte en medarbeiders I-9 informasjon online for å unngå bøter eller straffer ved å bruke E-Verify-systemet. Dette er en onlinetjeneste fra den føderale regjeringen som sammenligner informasjon fra en ansattes Form I-9, ansettelsesberettigelsesbekreftelse, til informasjon fra US Department of Homeland Security og Social Security Administration poster for å bekrefte sysselsetting kvalifisering.
Straff for arbeidsgivere som ansetter uautoriserte arbeidstakere
Arbeidsgivere som ansetter uautoriserte arbeidstakere kan bli bøtelagt mellom $ 250 og $ 5.500 per arbeidstaker, avhengig av alvorlighetsgraden av situasjonen. Å akseptere falske dokumenter kan også føre til at et selskap betaler mellom $ 375 og $ 3.200 for den første lovbrudd, og doble sistnevnte per dokument for ytterligere hendelser.
Endelig kan arbeidsgivere bli bøtelagt eller gjenstand for andre konsekvenser for diskriminering basert på statsborgerskap, nasjonal opprinnelse, dokumentsvindel eller avslag eller gjengjeldelse.