Tidsfaktura 101
Etter hvert som juridiske gebyrer øker, har kundene blitt mer kostnadsbevisste og teknologiske kunnskapsrike. Derfor undersøker kundene nærmere lovregninger og ansetter en rekke databaseprogrammer for elektronisk sortering og analyse av faktureringsdata. En økende trend mot e-fakturering (elektroniske fakturaer) har utsatt lovlige fakturaer for økt gransking, forhandling og tvist.
Uansett om du er ny på faktureringstid eller en veteran tid-keeper, kan tipsene nedenfor hjelpe deg med å opprette raske, nøyaktige og presise tidsoppføringer.
Håndverk detaljerte faktureringsbeskrivelser
Detaljert oppgavebeskrivelse er en grunnleggende komponent i en godt utarbeidet faktura. Det er viktig at beskrivelsen av din innsats inneholder tilstrekkelig detalj for å tillate anmelderen å måle arten og verdien av oppgaven.
Å finne den rette balansen mellom korthet og detalj kan være vanskelig. En oppgavebeskrivelse som er for lang og ordlig øker tvetydighet og fortynner forståelsen.
En beskrivelse som er for kort gjør det vanskelig å vurdere hensiktsmessigheten til oppgaven som er utført og tiden som er brukt. For eksempel gjør perfunktory setninger som "fil gjennomgang", "prøve prep" og "dokument gjennomgang" lite å fortelle historien om hva du gjorde og hvorfor du engasjert i en bestemt oppgave.
I stedet for "dokumentrevisjon" er en bedre beskrivelse "Gjennomgang av saksøkerens andre sett av forhør."
Unngå Block Billing
Blokker fakturering er praksis med å oppgi en gruppe oppgaver i en blokkoppsummering under en enkeltoppføring. For eksempel: "Utkast til forespørsler om forespørsler; telefonkonferanse med Dr. Brown re: ekspertrapport; oppsummerer deponering av Mr. Smith; gjennomgå og revidere korrespondanse med opposisjonelle rådgivere. 7,3 timer. "
Klienter gjenkjenner blokkregning som en strategi for å skjule ineffektivitet. Dessuten tillater mange domstoler ikke blokkregning fordi det hindrer effektiv refusjon av advokatkostnader etter en dom. En mer effektiv måte å fakturere på er å spesifisere hver uavhengig aktivitet og tilhørende tid separat.
Ta opp tid med det samme
Ta opp tiden din umiddelbart etter at du har fullført en oppgave, er den beste måten å sikre nøyaktighet på. Forsøk på å rekonstruere en dagers (eller ukes eller måneders) aktiviteter er faktisk vanskelig og oppfordrer tid til "polstring" (oppblåsing av faktisk tid brukt på en oppgave for å fylle inn hull i uberegnet tid).
Det kan hende du ikke finner det praktisk å legge inn hver enkelt oppgave i tidsprosessprogramvaren når du fullfører den. Derfor er det lurt å utvikle et system for opptakstid som oppfordrer til rask tidshåndtering.
Noen tidtakerne dikterer hver oppgave umiddelbart etter at de har utført det og har transkribert på slutten av dagen. Andre finner det lettere å holde en notisbok, ta opp hver enkelt oppgave for hånd og deretter skrive inn den (eller ha en sekretær angi den) på slutten av dagen, uken eller faktureringsperioden.
Husk målgruppen din
Som et hvilket som helst dokument du forbereder på en persons vurdering, er det viktig å holde publikum oppmerksom på når du registrerer tidsoppføringer. Det kan hende du vet at den enkelte gjennomgikk regningene dine - kanskje internrådgiveren tildelt filen. Forstå imidlertid at vurderingen ikke slutter der. I mange tilfeller behandles en faktura av en rekke individer på ulike nivåer innenfor og utenfor selskapet, inkludert juridiske fagfolk, regnskapsførere med klientkorporasjonen og tredjepartsrevisorer.
Når du registrerer din tid, er det best å unngå forkortelser, slang og komplisert sjargong. Bruk kortfattet juridisk terminologi, men husk at tidsplanene dine kan bli vurdert av personer som ikke er opplært i loven.
Bli kjent med kundenes faktureringspolitikk
Hver klient har sine egne faktureringsregler og prosedyrer. Disse retningslinjene finnes ofte i klientens oppbevarings- eller forlovelsesbrev. Disse faktureringspolitikkene kan angi bemanningsbegrensninger, budsjettretningslinjer, utbetalingsregler og bestemte retningslinjer for tidsregning. Ved å bli kjent med grunnreglene i begynnelsen, kan du mer ansvarlig ta hensyn til din tid og møte kundens forventninger.
Bedriftskunder gjør økt bruk av oppgavebasert fakturering. Oppgavebasert fakturering sporer et firmas fakturering ved rettssaken. Hver substantiv aktivitet er tilordnet en datakode som er forhåndsvalgt av klienten. Den kodede fakturaen blir deretter elektronisk sortert og analysert, noe som gjør det mulig å foreta en grundig analyse av en faktura. En del av å gjøre deg kjent med kundenes faktureringspolicyer, er å lære og ordne de myriade av spesialiserte oppgavebaserte faktureringskoder som er unike for hver klient.