Når du ikke har noe positivt å si
Det er faktisk i personens interesse for deg å nekte å avvise et referansebrev hvis du ikke kan gi mer enn en wishy-washy-påtegning.
En mindre enn positiv referanse kan forårsake så mye skade som en negativ referanse. Arbeidsgivere er vanligvis gode til å lese mellom linjene og vil hente opp hva du ikke sier.
Hvis du avslår, kan personen gå videre til en annen referanse som kan gi en glødende anbefaling. En enkel utvei er å si at du ikke er kjent nok med sitt arbeid eller sin bakgrunn for å gi en referanse. På den måten kan du minimere eventuelle potensielle vondt følelser. Slik avviser du en forespørsel om referanse .
Be om informasjon
Hvis du er begeistret for å bli spurt, men ikke sikker på hva du skal si, spør personen om en kopi av deres CV og en liste over resultater. Dette vil gi deg retningslinjer for bruk når du skriver et brev.
Hvis du skriver et anbefalingsbrev for en student som søker jobb eller praktik, kan du også be om en liste over deres relaterte kurs.
Be om informasjon om hva anbefalingen gjelder. Hvis det er for en bestemt jobb, be om jobboppføringen. Hvis det er for en skole, spør om hvilken type program de søker på.
Dette vil hjelpe deg med å fokusere brevet på ferdigheter og kvaliteter knyttet til stillingen eller skolen.
Pass også på å spørre personen du skal sende brevet til, og hvordan du sender det. Noen brev må sendes i hard kopi, og andre sendes via e-post, så det er viktig å følge instruksjonene nøye.
Begynn med det grunnleggende
Begynn med å angi hvor lenge du har kjent personen. Gi en kort beskrivelse av hvordan du kjenner personen (for eksempel hvis personen jobbet for deg, hvis du er naboer hvis personen var studenten din, etc.). Ta også med eventuelle relevante datoer - hvis han eller hun var en ansatt, inkludere arbeidsdager. Hvis han eller hun var student, oppgi når.
Inkluder detaljer
Fortsett ved å beskrive personens ferdigheter og ytelse, og hva som gjør dem til en ideell kandidat for en potensiell ny arbeidsgiver. Inkluder to eller tre fremragende attributter, og prøv å gi et eksempel på en gang personen viste disse egenskapene.
Prøv å velge attributter som kobler til stillingen han eller hun søker. Hvis det er mulig, se på jobben oppføring på forhånd, eller spør personen hvilken type jobber han eller hun søker på. Se på stillingsbeskrivelsen (eller søk på nettet for jobboppføringer for den type jobb personen søker).
Se etter kvaliteter som inngår i stillingsbeskrivelsen som minne deg om personen du skriver anbefalingen til. Slutt med å oppsummere hvorfor du anbefaler denne personen for ansettelse.
Tilbyr å følge opp
På slutten av brevet kan du også gi et telefonnummer eller en e-postadresse. På denne måten kan arbeidsgivere følge opp hvis de har spørsmål eller ønsker mer informasjon.
Her er en liste over opplysninger som skal inkluderes i et anbefalingsbrev , og et brev med anbefalingsmaler som skal brukes til å starte ditt eget brev.
Vær profesjonell
Pass på at du leser og korrekturleser brevet nøye før du sender det, ser etter grammatikk eller stavefeil. Vurder å spørre en venn eller et familiemedlem om å redigere brevet for deg. Skriv brevet ditt i riktig forretningsformat . Velg en klar, lettlest skrifttype som Times New Roman eller Arial.
Følg instruksjonene
Send ditt brev nøyaktig slik personen spør deg om. Hvis de ikke forteller deg hvordan du skal sende brevet (eller til hvem du skal sende brevet), spør.