Hvordan hvert medlem bidrar
Ikke alle er klar over hver rolle og nøyaktig hva de gjør, så vi skisserer dem for deg her.
Prosjektsponsor
Ofte i en stor organisasjon vil en høytstående person, muligens en senior leder eller direktør, fungere som prosjektsponsor.
Denne rollen kan ofte være som arbeidsforholdet som en leder av et selskap ville ta med en administrerende direktør : den av kritisk venn / moralsk støtte / nøkkelkommunikator til en rekke målgrupper (tar den aktuelle rollen avhengig av konteksten). Men rollen er litt mer kompleks enn dette.
Prosjektsponsor er din advokat på høyeste nivå, arbeider med deg nærmere enn noen andre i toppledelsen. De presenterer fremdriften til toppledelsen og er ansvarlige for deg med suksess eller på annen måte av prosjektet.
De har en bredere oversikt over hva som foregår på tvers av organisasjonen som en helhet og kan se hvor prosjektet passer inn i større bilde. De vil være i stand til å styre prosjektet for å oppnå sine mål, slik det er fastsatt av toppledelsen og innenfor rammen av organisasjonsretningen. De kan ordne ytterligere ressurser for å bli gjort tilgjengelig og åpne dører som kan bli lukket for deg som prosjektleder på grunn av din relative mangel på anciennitet.
I hovedsak eksisterer prosjektsponsor for å ta eierskap av forretningsmuligheten eller behovet og ta det fremover for å sikre at problemene håndteres og fordelene realiseres mens man kan løse forhold utenfor prosjektlederens kontroll.
Prosjektleder (det er deg)
Du er midtpunktet i dette prosjektet.
Du trenger å vite hva målene er, hvor dette passer inn i større bilde samtidig som du har et håndtak på mye av detaljene i hvert trinn.
Du er planleggeren (inkludert vedlikehold av Gantt-diagrammet ), arrangøren og implementatøren, og den som må ha prosjektledelsesferdighetene for å sikre alt, inkludert suksess, måles og rapporteres nøyaktig.
Du må være en objektiv dommer av mye av det som foregår mens du samtidig er på det subjektive hjertet av alt som skjer.
Prosjekt Kunde / Klient
Dette er personen som er ansvarlig for å betale for arbeidet. Ofte er dette teamet ansvarlig for problemet eller muligheten prosjektet er etablert for å se på. De er de som har mest å vinne fra prosjektet, derfor er det deres budsjett som er i fare.
leverandører
Når prosjektet krever nisje ferdighetssett, er disse ofte funnet utenfor organisasjonens interne ansatte. Materialer som kreves for et prosjekt kommer ofte også fra din organisasjon - enten papirmasse, asfalt eller luftfotografering droner.
Disse ekstra ferdighetene eller materialene vil ofte være avgjørende for et prosjekts suksess. Å ikke ha riktig profesjonell eller teglsten som kommer for sent (eller tidlig) kan ha en skadelig effekt på prosjektets suksess.
Prosjektstyret
Gruppene ovenfor utgjør vanligvis Prosjektstyret. Styret har vanligvis nøkkelpersoner som kan sees for å representere de ulike interessene i prosjektet. Disse blir ofte sett i grupper som består av:
- Leverandørgrupper (se ovenfor)
- Brukergrupper (klienten, se ovenfor)
Styret er vanligvis ledet av prosjektsponsor og er forum der prosjektet drives videre til en konklusjon. Prosjektlederen er en del av denne gruppen og bruker den til å kommunisere med disse sentrale interessentene, rapportere tilbake og ta veiledning om hvordan prosjektet må utvikle seg.
Prosjektkoordinator
Store prosjekter kan også ha nytte av en prosjektkoordinator for å hjelpe med administrasjonen. Dette sikrer de verdslige, men vitale oppgavene blir gjort. Dette kan dekke minutter av møter (det er noen tips for å skrive minutter her, fakturering eller ordrebekreftelsen.
Prosjektledere kan noen ganger fristes til å bare utføre oppgavene selv, men disse oppgavene er enkle, men hver kan være en avløp i tide. Du bør administrere prosjektet, ikke administrere admin-det er et viktig ferdighetssett, men prosjektledere bør vite når de skal delegere.