Det er her en prosjektkoordinator kommer inn. En prosjektkoordinator er medlem av et prosjektledelse ansvarlig for å holde prosjektet organisert og løpende.
Prosjektkoordinatoren jobber sammen med prosjektlederen for å spore og dispensere all informasjon de ulike gruppemedlemmene trenger for å gjøre jobben sin effektivt. Prosjektkoordinator er ansvarlig for å holde hele prosjektet jevnt.
Hvordan en prosjektkoordinator er forskjellig fra en prosjektleder
Selv om prosjektledere og prosjektkoordinatorer ofte arbeider sammen hverandre i komplementære roller, er de faktiske jobben beskrivelsene unike. Prosjektkoordinatorer samler og leverer nødvendig informasjon og oppdateringer og koordinerer arbeidet gjennom hele prosjektets livssyklus . Når prosjektet er samordnet, er det opp til prosjektlederen å se prosjektet gjennom til ferdigstillelse.
Prosjektlederen utnevner prosjektkoordinatoren og de to personene jobber side om side gjennom hele prosessen, men koordinatoren er for det meste involvert i prosjektinformasjon, mens prosjektleder sørger for at prosjektet blir gjort.
Hvilke typer oppgaver en prosjektkoordinator gjør
Prosjektkoordinatorer må være fleksible og dygtige til multi-tasking, da de vanligvis er pålagt å utføre et stort antall oppgaver daglig, noen ganger samtidig. Selv om prosjektkoordinatorens spesifikke rolle vil variere noe fra bedrift til selskap, er det følgende oppgaver som prosjektkoordinatorer vanligvis forventes å oppnå.
- Organiser møter, team feiringer
- Arranger for møter mellom lagmedlemmer, og mellom lagmedlemmer og klienter
- Noter minutter på møter
- Hold detaljert prosjektnotater og -oppføringer
- Utvikle prosjektstrategier
- Opprett prosjektplaner
- Opprett oppgavelister for lagmedlemmer
- Overvåk prosjektets fremgang, budsjett, timer, osv
- Spor og administrer innkommende papirarbeid
- Hold alle medlemmer av teamet oppdatert med dagens informasjon og papirarbeid
- Kommuniser med lagmedlemmer for å sikre optimal strategi og maksimal effektivitet
Jobbkravene til en prosjektkoordinator
Fordi suksess for et prosjekt avhenger av prosjektkoordinatorens evne til å gjøre sin jobb bra, er selskaper som ønsker å ansette prosjektkoordinatorer generelt ganske selektive om hvem de skal ansette. Selv om en formell grad i prosjektledelse ikke er nødvendig, vil din potensielle arbeidsgiver trolig forvente at du har noen års erfaring i bransjen du skal jobbe for, som kan inneholde en grad i feltet.
I tillegg til opplæring og erfaring, kan det hende du trenger erfaring i ulike prosjektledelsesteknikker eller programvarepakker, for eksempel PRINCE2 , Microsoft Office eller Primavera. Du vil definitivt trenge gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsferdigheter, organisatoriske ferdigheter og muligheten til multitasking effektivt i et raske miljø.
Hva det er å være en prosjektkoordinator
Jobben til en prosjektkoordinator er opptatt, rask, interessant og utfordrende. Prosjektkoordinatorer forventes å gjennomføre en rekke forskjellige oppgaver, hvorav mange vil variere på en daglig basis.
Mens prosjektkoordinatorer vanligvis jobber med andre i prosjektgruppen i løpet av dagen, kan deler av jobben muligens gjøres hjemmefra eller på annen ekstern plassering hvis selskapet tillater det. Noen selskaper kan kreve at prosjektkoordinatører jobber overtid og / eller utenfor normale åpningstider, noe som kan forstyrre familieliv og ansvar.
Hva er neste for en prosjektkoordinator
Vellykkede prosjektkoordinatorer kan gå på mange forskjellige roller. Din eksponering mot prosjekter innebærer at du over tid vil få opp kompetansen til å håndtere mindre prosjekter.
Du kan da flytte inn i en rolle som prosjektleder. Alternativt kan du flytte inn på prosjektledelsen og ta stilling i en mer sentral ledelsesfunksjon. Du har også fortsatt muligheten til å flytte tilbake til en avdelings- eller linjerolle, kanskje som gruppeleder, eller å drive et administrasjonslag. Du vil definitivt ha erfaring med å gjøre det.
Mange bruker prosjektkoordinering for å teste ut om de ønsker å bli prosjektleder, og det kan fungere som en skritt for å ta på seg mer ansvar (og bli betalt mer). Hvis du vil sjekke ut prosjektledelsen og utforske hva som kan være åpen for deg, er dette et godt utgangspunkt for din karriere.
Prosjektkoordinator er en viktig rolle. Hvis du er organisert, effektiv, god til multi-tasking, en utmerket kommunikator og kjører for å lykkes, kan prosjektkoordinator være akkurat den rette jobben for deg.