Hold prosjektet Flytt fremover
Vi vil også se på noen av verktøyene for endringsadministrasjon som du kan bruke og hvordan prosjektstyringsadministrasjon kommer inn i spill.
Før vi snakker om prosesser eller verktøy, vil jeg diskutere utsikterna dine for å endre.
Godta endringer skjer
Endringer kan skje når som helst i prosjektledelsens livssyklus .
Den enkleste måten å gjøre endring på prosjekter mindre av hodepine er å vite at det kommer til å skje og å planlegge for det.
Å ha strategier på plass for å håndtere endringer før de skjer, er den raskeste måten å få alle ombord med det som skal være annerledes.
En definert, strukturert endringshåndteringsprosess er det beste stedet å starte. Det er din playbook for hva som skal skje hvis noen foreslår at prosjektet skal gjøre noe annerledes enn det som er planlagt og en god måte å unngå prosjektfeil.
The Change Management Process
Forandringsledelsesprosessen ser slik ut:
- Motta informasjon om endringen
- Vurder endringen, inkludert planlegging hvor mye arbeid det skal være
- Lag en anbefaling om hvorvidt det er verdt å gå fremover.
- Deretter får du en beslutning fra prosjektsponsor om du bør inkorporere endringen eller ikke.
La oss se på hver av disse trinnene i sin tur.
Motta informasjon om endringen
Du vil motta en forespørsel om å endre prosjektet. Du kan motta informasjon på hundrevis av forskjellige måter: i et møte, på e-post, på telefonen, i korridoren mens du haster ut av kontoret om kvelden. Ideelt sett vil du få informasjonen på et forandringsskjema, men du bør vite at i virkeligheten tror mange viktige interessenter at gjennomføringen av denne typen papirarbeid er prosjektlederens jobb. Og i ditt firma kan det være.
Bruk skjemaet for endring av prosjektforandring (mer om det på et minutt) for å fange opp alle detaljene i forespørselen, men uformelt kommer de med deg. Kjør deretter skjemaet forbi initiatoren slik at du vet at du har nøyaktig reflektert hva det er som de vil.
Husk at endringer kanskje også handler om å ta trening. Ikke alltid anta at endringer kommer til å forholde seg til å sette inn arbeid. Prosessen er den samme uansett om du øker eller reduserer prosjektets omfang.
Utfør endringsvurdering
Se på endringsanmodningen i detalj. Du vil vurdere effekten på:
- Rute
- dokumentasjon
- Arbeid gjort til dato og jobber fortsatt å gjøre
- Budsjett
- Kvalitetstiltak
- omfang
- Ressurs tilgjengelighet.
For eksempel kan en programvareendring anslås til 5 dager.
Dette vil ikke bare legge til 5 dager i timeplanen fordi det ville presse ut en annen oppgave og flytte det i en tidsramme hvor nøkkelressursen er på ferie. Denne oppgaven vil også måtte flyttes, så samlet sett vil denne endringen legge til 8 dager i timeplanen. Det ville koste $ 5k å gjøre, og de ekstra 8 dagene presser oss inn i en annen måned med leverandørkontrakten, så det er kostnader å vurdere det også. Kvaliteten forblir den samme, men omfanget endres for å innlemme den nye forandringen. All relevant dokumentasjon vil måtte oppdateres, inkludert prosjektplanen og opplæringshåndbøkene, som allerede er startet.
Som du kan se, kan en enkel 5-dagers endring ha omfattende effekter. Det er viktig å vite alt om disse før du bestemmer deg for å gjøre endringen eller ikke, fordi å ha hele bildet kan endre utfallet.
Klargjøre og presentere en anbefaling
Nå vet du den fullstendige virkningen av endringen du kan gjøre en anbefaling om hvorvidt det er verdt å gå videre med det.
I noen tilfeller vil det ikke være fordi den oppfattede fordelen blir mindre enn kostnaden. I andre tilfeller kan det være nok nytte for å kompensere for kostnadene ved å gjøre det ekstra arbeidet. I andre tilfeller kan det hende du finner at endringen vil ha en negativ effekt på kostnadene, men det er ingenting du kan gjøre med det fordi det er et regulerings- eller samsvarsproblem, eller for en annen intern grunn som en organisatorisk omstrukturering.
Få avgjørelsen
For små endringer som faller innenfor din autorisasjonsgrense, kan du ta beslutningen om å godta endringen eller ikke selv (med riktig innspill fra laget). Alt større bør godkjennes av prosjektsponsor eller prosjektstyret.
Husk å gå tilbake og fortelle noen om endringen er avvist. Du vil unngå å irritere prosjektets interessenter hvis du kan!
Endre styringsverktøy
Det finnes en rekke verktøy for endringsadministrasjon som du kan bruke til å gjøre denne prosessen enklere og mer strømlinjeformet. Jeg vil anbefale:
- En sjekkliste eller prosesskart som går folk gjennom nøyaktig hva de må gjøre for å skape en endring i prosjektets omfang.
- En forespørsel om skjema for malendring. Dette kan være online via en automatisert arbeidsflyt.
La oss se på hva som går inn i en prosjektforandringsforespørsel neste.
Hva går inn i en prosjektforandringsforespørsel
Prosjektforandringsskjemaet skal inneholde:
- Navnet på personen som ber om endringen ("forespørselen").
- En unik identifikator, som et endringsnummer (du kan legge til dette selv senere, da det ikke er sannsynlig at noen av de som reiser forespørselen og bruker skjemaet, vet hva de skal sette i boksen).
- En beskrivelse av den foreslåtte forandringen, med så mye detaljer som de kan klare.
- Kategorien av endringen. Ideelt sett vil du prepopulere denne delen slik at de bare må krysse boksen. Dette er et bra sted å merke seg om en endring er å gjøre med regulering eller intern overholdelse som om det er (virkelig), da kan du omgå mange planleggings- og vurderingssteg og bare fortsette med det.
- "Hvorfor" av forandringen. Hva er begrunnelsen for å gjøre det? Hvorfor ønsker forespøreren det?
- Virkningen av endringen til ulike elementer i prosjektet, inkludert tid, kostnad, kvalitet, omfang. De har kanskje ikke alle detaljene, så du må kanskje jobbe med dem i løpet av endringsvurderingstrinnet for å fylle ut emnene. De bør fullføre så mye som mulig. Det minste du leter etter på dette tidspunktet er for dem å bekrefte om det vil øke, redusere eller endre eksisterende prosjektparametere.
På bunnen av endringsforespørselsskjemaet vil det være noen detaljer for deg å fylle ut, da endringen er nærmere omtalt. Malen din bør også inneholde plass til:
- Endre avgjørelse: Godta, avvise eller utsette
- Navn på person som fattet avgjørelsen (eller gruppen) pluss datoen vedtaket ble truffet og eventuelle ytterligere kommentarer.
Personen som gjør forespørselen vil ikke vite utfallet ennå - ingen vil - så disse boksene vil forbli tomme til den rette gruppen har møtt for å diskutere din anbefaling og ta en avgjørelse.
Endringer og Prosjektområdeforvaltning
Prosjektomfangsstyring er den viktigste måten at du kontrollerer hva som er i prosjektet og hva som ikke er. Når du mottar en endring i prosjektets omfang, må du tenke på hvordan det påvirker prosjektet generelt. Din endringshåndteringsprosess hjelper deg med å gjøre dette, og for å angi det i kontekst, er administrering av endring en liten del av å håndtere omfang.
Det er verdt å snakke om hvordan en veiledning til prosjektledelsen av kunnskap (PMBOK® Guide) - femte utgave dekker prosjektendringsledelse fordi den ikke er så intuitiv som du kanskje tror. PMBOK® Guide inneholder en prosess som heter 'Control Scope' i Project Scope Management-delen, og dette er et flott sted å starte. Forandringsstyringsprosessen på prosjekter må imidlertid håndteres på en mer integrert måte, og det gjenspeiles i teksten. PMBOK® Guide- brukere bør også referere til Utfør Integrated Change Control-prosessen, fordi dette angir hvordan alt kobles sammen.
For å bli en PMP må du forstå hvordan PMBOK® Guide dekker endringsledelse som det er det du vil bli undersøkt på. Du bør imidlertid huske på at forandringsstyringsprosessen du faktisk bruker på prosjektene dine, må integreres, være enkel å følge og praktisk.
5 måter å hjelpe ditt team gjennom endringsprosessen
Prosjektteamet ditt er kritisk for prosjektets suksess, så det hjelper å få dem til side når du forvalter endringer på prosjektet ditt.
Her er 5 måter som du kan hjelpe dem med å komme raskt til rette med prosjektforandringsprosessen.
1. Snakk om endringer. Gi dem beskjed om at endring på prosjekter er normal og at de bør forvente det.
2. Del prosessen. Ovenfor har vi snakket om forandringsstyringsprosessen, men dette kommer ikke naturlig for alle. Dine lagmedlemmer vet ikke hva de skal gjøre og hva som forventes av dem, med mindre du forteller dem. Sett opp en orientering for å gå gjennom prosessen med dem, og la dem få vite hva deres rolle i det vil være.
3. Gjør det enkelt. Når et prosjekt går gjennom en endring i omfang, kan det være ganske disorienterende. Tidsplanen er feil, budsjettet kan være annerledes, kravene er absolutt forskjellige. Teamet kan finne en forandring, spesielt en stor eller en som reverserer en beslutning de tidligere hadde trodd ble satt i stein (ja det skjer). Gjør prosessen så enkelt som mulig for dem.
4. Vær der for å hjelpe. En ny arbeidsform tar litt tid å ligge i. Hvis du tidligere har klart prosjektforandring på en uformell måte (eller ikke i det hele tatt), kan en endring i en formell prosess ta en stund for å bli "måten vi gjør ting rundt her '. Fortell teamet du er der for å hjelpe dem hvis de vil kjøre noe forbi deg.
5. Ikke vær redd for å si nei. Ikke alle endringer er fornuftige forslag. La teamet ditt vite at hvis de føler seg sterkt om at en endring ikke er den rette for prosjektet på dette tidspunktet, vil du stå ved dem i den samtalen med endringsanmodningen.
Ikke å håndtere forandring effektivt er en av måtene du kan spore prosjektet på , så pass opp. Bevæpnet med denne informasjonen kan du nå begynne å håndtere prosjektendringer på en kontrollert måte.