Effektive veiledere og ledere arbeider hardt for å dyrke sine ferdigheter ved å gi veibeskrivelse til sine lagmedlemmer. Dette innlegget gir veiledning for effektiv retning og delegering i en veiledningsinnstilling.
7 Positive kommunikasjonspraksis for å tilby oppgaveveiledning
- Alltid gi sammenheng for at oppgaven skal fullføres. Folk gjør sitt beste arbeid når de forstår viktigheten av oppgaven til den større operasjonen. Når du tar deg tid til å forklare forretningsmessig betydning av oppgaven du ber om å være ferdig, underviser du og du viser respekt for den enkelte du bedt om å fullføre arbeidet.
- Vær spesifikk, redegjør når oppgaven skal fullføres og dele kvalitetsstandarder.
- Be respektfullt mot å utstede en streng kommando. Velg en respektfull tone i stemmen, høflige ord og leverer meldingen med riktig volum. Kontrast: "Hei, du må gå av lastebilen," sa i en streng tone til, "John, forsendelsen på den lastebilen er nødvendig på produksjonslinjen. Vil du vær så snill å hjelpe og løse lastebilen før klokken 12.00." Det er liten tvil om at sistnevnte tilnærming vil bli oppfattet som positiv og førstnevnte som negativ.
- Tilbyr den enkelte som blir bedt om å fullføre oppgaven, muligheten til å stille klare spørsmål. Dette trinnet bidrar til å styrke kommunikasjonen mellom medarbeider og veileder og forbedrer sannsynligheten for et vellykket resultat. Medarbeider har mulighet til å bekrefte at han eller hun virkelig forstår hva som blir bedt om dem.
- Motstå trang til å overvåke eller mikse håndtere arbeidstakerens gjennomføring av den forespurte oppgaven. En del av å lære å gi veibeskrivelser effektivt, er å lære å stole på enkeltpersonene du ber om hjelp.
- Tilbyr passende takk og positiv tilbakemelding for jobber som er fullført riktig.
- Tilbyr tydelig, atferdsmessig, fokusert tilbakemelding for alle oppgaver som er utført feil.
Understreke undervisning sammen med å gi veibeskrivelse
En sommer jobbet jeg som assistent for en erfaren handelsmann. Jeg lærte meg mye ved å se på ham, men da han ga meg en oppgave å fullføre at jeg ikke var kjent med, ville han se på meg i noen få sekunder og deretter fullføre oppgaven selv. Dette ble frustrerende for meg. Mens det var interessant å se på ham, da jeg en gang hadde fått muligheten til å fullføre oppgaven, ønsket jeg virkelig å lære å gjøre det.
Hvis han hadde tatt seg tid til å gi litt grunnleggende opplæring og litt veiledning mine første gang å fullføre oppgaven, ville jeg ha klart å fullføre dette arbeidet for ham resten av sommeren. Hans micromanaging tilnærming mislyktes i å undervise og oppmuntre meg. Det skapte mer arbeid for ham og reduserte sin generelle effektivitet.
- Vurder om oppgaven er ny eller komplisert og fortjener trening.
- Gi opplæring og gi deretter muligheten for den enkelte til å praktisere oppgaven med ditt nyttige tilsyn.
- Når individet har utviklet tillit til oppgaven, la dem få fullført arbeidet uten tilsyn. Sjekk tilbake på et senere tidspunkt for å validere ferdigstillelse, aktualitet og kvalitet.
- Tilbyr positiv tilbakemelding for jobber som er fullført.
- Tilbyr remedial trening når den enkelte kjemper for å fullføre oppgaven i tide eller på riktig kvalitetsnivå.
Pass på disse fallgruvene når du gir anvisninger
- Utsteder ordrer i en aggressiv tone. Selv om visse omstendigheter, herunder nødsituasjoner eller livs- og dødsforhold, kan kreve bestillinger, med mindre du er i militæret, motstår denne trangen.
- Å svare på "Hvorfor?" med "Fordi jeg sa det." Dette er en dårlig tilnærming til foreldre og en dårligere tilnærming på arbeidsplassen.
- Spør på en vag måte.
- Be om flere personer for å fullføre den samme oppgaven.
- Unnlater å gjenkjenne når en instruksjon er nødvendig før den enkelte fullfører oppgaven.
- Unnlater å gjenkjenne at enkeltpersoner kan ha motstridende prioriteringer og tidsfrister.
- Unnlatelse av å gi takk og positiv tilbakemelding for en godt utført jobb.
Oppdatert av Art Petty