Multitasking virker ikke
For eksempel, tenk at når du børster tennene om morgenen, begynner du å tenke på dagsordenen for et stort møte senere på dagen.
Det tar ikke mye av hjernens prosessorkraft for å pusse tennene dine, og du kan faktisk konsentrere seg om dagsordenen mens du mekanisk håndterer oppgaver i morgentennene.
Men hva med to oppgaver som krever mer av hjernens kapasitet? Du kan snakke på telefonen mens du forbereder frokost. Du kan få begge oppgavene gjort riktig, men muligheten for feil på grunn av bortfall i oppmerksomhet er stor. Og som vi alle vet, blander
Chunking fungerer bedre
Chunking "beskriver hvordan menneskelig minneutnyttelse virker. Det er viktig å huske dette konseptet når vi ser på å fullføre flere oppgaver samtidig. Vi skifter faktisk mellom dem i stedet for å gjøre dem samtidig (selv om du børsterer tennene i det, kan virke som om de er samtidige).
Tenk deg at du er på telefonen når noen går inn på kontoret. De ber om råd eller en rask beslutning om et problem.
Du slutter å lytte til personen på telefonen, skanne notatet foran deg, skrive et svar og gå tilbake til telefonsamtalen. Du gjorde ikke de to aktivitetene (telefonsamtale og personlig samtale) på samme tid.
Du har faktisk gjort tre oppgaver i rekkefølge; startet telefonsamtalen, hadde den personlige samtalen, og deretter gjenopptatt telefonsamtalen.
På samme måte som i frokosteksemplet ovenfor, kan du ha fått dem begge til å bli bedre, og på mindre tid, hvis du hadde gjort dem en etter hverandre i stedet for samtidig. Årsaken er at når du starter hver oppgave må du fokusere på det og komme i gang.
Start-up Time Kills Multitasking
Når du startet telefonsamtalen, måtte du tenke på det, finne telefonnummeret og ringe. Når du ble avbrutt, måtte du finne ut hva personen ønsket fra deg for å kunne gi dem en avgjørelse. Til slutt, når du fortsatte telefonsamtalen, måtte du huske hvor du sluttet. Du har kanskje til og med måtte si, "Ups, beklager, noen gikk inn. Hva sa du?"
Jo flere starter og stopper du gjør i løpet av dagen, desto flere tidskrevende oppstartsmomenter har du. Disse øyeblikkene er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport å forberede, er oppstartsmøtet sannsynligvis ganske kort sammenlignet med det for rapporten du bare gjør kvartalsvis. Likevel, hvis du forbereder den rapporten og du blir avbrutt, har du nesten samme tid for oppstart hver gang.
Jeg kan skrive min ukentlig rapport om 30 minutter uten avbrudd. Jeg har hatt det ta flere timer å fullføre bare fordi jobben min er i drift og krever at jeg behandler uplanlagte oppgaver mye.
(Det er kode for at jeg har mange forstyrrelser i min tid.) Men den skyldige var ikke folkene som forstyrret meg. Den skyldige var tiden som var nødvendig for oppstartsmomenter hver gang jeg startet rapporten på nytt.
Noen ganger må du ha flere oppgaver
Ok, noen ganger må du multitask. Din jobb kan være operativ som min. Så hva er bedre enn multitasking? Chunking er bedre.
Chunking er konseptet om å bryte opp dagen til større biter i stedet for å reagere på konstante forstyrrelser. Jo flere tidspunkter du kan bruke til bestemte oppgaver, jo færre oppstartsmomenter du vil ha, og effektiviteten din forbedres på riktig måte. Siden du ikke vil bruke så mye tid i oppstartsmomenter, vil du ha mer tid og du vil bli mer ferdig. Som en bonus, siden du vil kunne fokusere på den enkelte oppgaven ved hånden, vil du gjøre det bedre.
Som en sidebar har prosjektleder for lenge siden funnet ut kraften i denne teknikken og opprettet sin egen versjon av "chunking" via arbeidsoppdelingenes strukturprosess .
Komme i gang med Chunking
Så hvordan kan du begynne å chunking?
- Start små til du får følelsen av det. Velg en enkelt oppgave, kanskje din ukentlige rapport.
- Sett til side de 30 minuttene du vet at det vil ta.
- Lukk døren eller legg opp et skilt som leser "Geni på jobben" eller noe sånt, og konsentrerer deg deretter om rapporten og ingenting annet enn rapporten.
- Ignorer telefonen.
- Ikke sjekk e-post.
- Bare skriv rapporten.
Forsøk det samme med telefonsamtaler, ansattes møter og andre vanlige aktiviteter. Fokusere, kutte dine dager ut og etter noen uker med praksis, vil du føle deg og være mer effektiv.
Bunnlinjen
Ikke kast bort så mye av tiden du prøver å multi-oppgave. I stedet gjør deg mer effektiv og mer produktiv ved chunking. Mens begrepet er vanskelig, er konseptet effektivt!
-
Oppdatert av Art Petty