For å spore fremgang underveis og sikre at nøkkelleveransen blir oppnådd i henhold til tidslinjen, bruker prosjektledere milepæler.
Definisjonen av et prosjektmål er en oppgave med en varighet på null som betyr en prestasjon i prosjektet.
De brukes som en måte som viser fremdriftsbevegelse og fremgang og viser folk hva som skjer, selv om de ikke har detaljert kunnskap om oppgavene som er involvert for å komme seg dit. I den forbindelse er de veldig nyttige for interessentkommunikasjon og innstilling av forventninger.
Når du skal bruke prosjektmiljøer
Milepæler i prosjektledelse brukes til å markere:
- Begynnelsen av betydelige faser av arbeidet
- Slutten på betydelige faser av arbeidet
- Å markere fristen for noe
- Å vise når en viktig beslutning blir gjort.
Og andre faste punkter i tid som trenger å ringe ut spesielt fordi milepæler er en fin måte å spore prosjektet på.
Hvor ofte å sette milepæler i planen din
Jeg ble informert om et kurs for å sette milepæler i planen en gang i måneden. Dette er greit og en god tommelfingerregel, men du må bruke din faglige vurdering. Noen måneder kan ha mye aktivitet med viktige møter som merket som milepæler, beslutninger blir tatt og lukning av en fase og starten på en annen.
I andre måneder kan du være fokusert på utførelse og det er svært lite, om noe, at du kan henge en milepæl på.
Når det gjelder rapporteringsformål, er det nyttig å skape en grunn til å ha en milepæl minst én gang i hver rapporteringsperiode, og vi vil snakke mer om milepæler og kommunikasjon i litt.
Hvordan milepæler er representert på ditt Gantt-diagram
Milepæler er en av komponentene i et Gantt-diagram og vises på diagrammet som en diamant. De vises ikke som en vanlig oppgave fordi de har en varighet på null: Med andre ord tar de ikke opp noen gang. Med det formål å planlegge på et Gantt-diagram, skjer de bare!
Hvis du ikke bruker Gantt-diagrammer, kan du fortsatt bruke milepæler. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer : Du kan fortsatt inkludere milepæler i planen din ved å bruke disse.
Hvis du vil holde deg personlig organisert og prosjektstyringsprogramvaren ikke er fullt integrert i kalenderen din, kan du kopiere og lime inn nøkkeldatoer i dagboken din. Avhengig av hvordan du liker å jobbe kan dette være et nyttig tips for å minne deg på hva som skal komme opp!
Hvordan nevner milepæler
Milepæler bør ha en klar beskrivelse av prosjektplanen, men ikke en som innebærer at de er en oppgave. Så de burde ikke bli kalt 'Få enighet om å gå inn i fase 2', men 'fase 2 starter'. Hvis du vil gjenspeile innsatsen for å få avtale om å gå inn i fase 2, legg til en oppgave i like før som sier det.
Milepæler bør beskrive tidspunktet de representerer slik:
- Testfase fullført
- PID godkjent
- Kontrakt signert
- Rådhusets stabsmøte
Mange prosjektledere velger å nummerere sine milepæler for enkel referanse. Hvis du bruker en arbeidsoppdelingsstruktur, kan du bruke nummereringen fra det. Ellers er det greit å bruke M1, M2 og så videre for å gjøre det klart hva du refererer til. En klar navngivningsstruktur blir viktigere, desto flere milepæler du har, så tenk på hvordan du skal gjøre dette hvis prosjektet ditt går over flere måneder.
Hvordan få milepæler signert av
Milepæler er en del av prosjektplanen din, så når planen din er basert, bør du vurdere dine milepæler som er signert av.
Hvis du må endre datoene for dine milepæler, bør du bruke standard endringskontrollprosedyre for å gjøre justeringer til planen din. Dette kan være like enkelt som å chatte med prosjektsponsor og la dem få vite hvorfor datoene må endres, eller så formell som å sette sammen en ny anbefalt tidsplan og ta det til en planleggingskomité som har ratifisert.
Det er best å utarbeide hva din milepælmeldingsprosess vil være, om noen, før du trenger å bruke den, slik at du ikke kaster bort tid når du må gjøre en endring.
Bruke milepæler for kommunikasjon
Milepæler er nyttige for kommunikasjon og rapportering fordi de representerer minimumspunkene for kontroll i planen. Med andre ord, hvis du tok ut alle de andre oppgavene, kunne du fortsatt se hva som skjedde og holde prosjektet fremover med bare milepæler.
Du bør kunne trekke ut milepæler og sette dem i et dashbord eller en prosjektrapport . De bør fortell historien om prosjektet i nok detalj for å tilfredsstille de personene du rapporterer til, normalt prosjektsponsor eller annen ledergruppe som styringsgruppen (eller prosjektstyret ). Hver måned, eller ved rapporteringsfrekvensen du bruker, kan du vise hvilke milepæler som er oppnådd.
Rapportering mot milepæler er ganske grei og gjøres ofte som et bord. Du angir milepælbeskrivelsen, datoen den var på grunn av og den nye forventede datoen. Når milepælen oppnås og kan merkes som fullført, legger du til datoen også. Forhåpentligvis vil det være det samme som forventet dato, men prosjekter trener ikke alltid slik ut.
Et bord som dette gjør det klart hva som har blitt fullført og hva som er enestående. Du kan planlegge svaret på spørsmålet "Hvorfor har vi ikke truffet den milepælen?" Før du går og møter med din sponsor eller sender rapporten!
Når prosjektplanen din er veldig lang og du har mange milepæler, vil du finne det lettere å slippe ferdige milepæler hver rapporteringsperiode. Bare rapporter milepæler som er kommende eller fullført den måneden: Neste måned tar av alt som ble fullført i forrige måned, slik at du ikke hele tiden legger til lengden på rapporten ved å fortelle folk om arbeid som de allerede vet er ferdig.
Milepæler er et veldig nyttig prosjektstyringsverktøy for planlegging, planlegging og rapportering, og de er enkle å bruke. Sett litt i din neste prosjektplan, følg mot dem, og du vil finne deg selv å lære om hvilken frekvens som passer best for deg.
Som med alt i prosjektledelse, bruk dem fleksibelt for å levere resultatet du vil ha, ved hjelp av disse tipsene og retningslinjene for å informere dine egne beslutninger.