Hva du trenger å vite for å få prosjektet til å starte en suksess
1. Prosjektimplementering starter med en plan
Uansett hva du implementerer, trenger du en plan for å overføre prosjektet fra "prosjekt" til " virksomhet som vanlig" . Forhåpentligvis er dette allerede dokumentert, eller i det minste skissert.
Det er delen av prosjektet som faller mellom prosjektleveranse og prosjektlukking på prosjektets livssyklus .
Hvis du ikke har en detaljert plan, er det nå på tide å finne ut nøyaktig hvordan denne delen av prosjektet skal gå ned. Resten av denne artikkelen vil hjelpe deg.
2. Involver operasjonsteamet
Hvis du ikke har virksomheten som vanlig eller operasjonelle team involvert fullt ut, start det engasjementet nå. De skal eie produksjonen fremover. Hvis du har bygget et kontor, skal de jobbe i den. Hvis du har laget en smartphone-app, skal de selge den og håndtere kundeklager.
De må være klare til å motta hva det er som prosjektet ditt gir dem.
Bonus Tips: Bygg tillit med de riktige menneskene tidlig i prosjektet, og det vil betale tilbake på dette tidspunktet.
3. Forbered dine treningsmateriell
Det ville være flott hvis prosjektet ditt var å levere noe så intuitivt at ingen trenger trening i hvordan man bruker den, men det er sjelden tilfelle med de komplekse prosjektene vi jobber med i dag.
Hvis det er en liten forbedring til et eksisterende system, kan du komme unna med en kort epost til brukere og et skjermbilde av hva som skal se annerledes ut når de logger på i morgen.
Alt mer enn det, og du kommer til å trenge å sette sammen noe seriøst treningsmateriell for å hjelpe dem med å ta tak i det.
Bonus Tips: Pass på at du har folk lined opp for å levere treningen . Hvis du går ned i ruten for "live" trening (eller til og med på nettet selvstudent trening - du trenger fortsatt noen til å ta opp materialene), bør du sjekke tilgjengeligheten. Ideelt sett bør du ikke levere opplæring selv som prosjektleder.
4. Planlegg nok tid til opplæring
Trening, det er en ettermiddag, ikke sant? Vi kan passe helse- og sikkerhetsopplæring for den nye staben i en lunsjpause, OK?
Nei! Snakk med noen i HR-teamene dine og finn ut hvor lang tid det egentlig tar å levere kvalitetstrening. Legg til det faktum at du kanskje må løse ansikt-til-ansiktskurs flere ganger for at folk skal være på forskjellige skift eller av arbeid eller være involvert i noe så viktig at de ikke kan delta på trening på den dagen, og du kan se hvor raskt treningstiden utvides.
Du trenger imidlertid lenge du trenger. Skimp på trening og du vil ikke få avkastningen på investeringen fra bruken i sluttresultatet ditt. Enkel.
5. Kommunisere, kommunisere, kommunisere
Vet alle hva som skal skje på dagtid? Om nødvendig, utarbeide en nedtellingsplan som dokumenterer hvem som gjør hva for hver time. Vi har brukt disse med hell på store programvareimplementeringer der det er flere trinn og lag som er involvert i å få den nye teknologien oppe.
For eksempel trenger infrastrukturlaget å sikre at maskinvaren er klar og har gått gjennom den endelige kontrollen. Deretter forbereder plattformlaget miljøet og tar nødvendige sikkerhetskopier. Et applikasjonslag gjør installasjonen og så er det dataoverføring som krever at brukeren logger seg av. Du kan se hvordan så mange bevegelige deler kan forårsake problemer hvis det ikke er en klar trinnvis tilnærming til å kjøre den store dagen.
6. Rydd opp dokumentasjonen
Prosjektdokumenter skal danne grunnlag for hva folk ser på i fremtiden for å finne ut hva de trenger å vite om hva som skjedde.
Pass på at du arkiverer og rydder opp prosjektrelatert dokumentasjon, inkludert prosjektloggene, og eventuelle prosjektrapporter som viser historikk og nøkkelbeslutninger. Folk må kanskje henvise til disse i fremtiden.
7. Gjør Change Management
Eller jobbe med noen som skal gjøre det, hvis du har dyktige avdelingsledere eller en forretningsendringsleder på ansatte.
Å håndtere forandring på prosjekter er en sentral faktor for å sikre at du får de forretningsmessige fordelene du forventer. Det kan bidra til å legge inn de nye prosessene eller produktene og stoppe folk fra å gå tilbake til de gamle måtene å jobbe på.
8. Kontroller Kunnskapsoverføringen
OK, så du vil ikke få IT Service Desk til å sette eksamen på prosjektet ditt eller noe, men legg litt tid og krefter til side for å kontrollere at de virkelig har tatt ombord den kunnskapen du har overført til dem.
Du kan gjøre dette ved å stikke rundt for den første uken av å gå live, eller få dem involvert i å håndtere prosjekter, eller til og med la dem kjøre hele implementeringen.
Vær der hvis de trenger deg, og snakk med ledelsen av de lagene for å sjekke at alle føler seg trygg før du beveger deg unna.
9. Ikke glem dataene
Enten du implementerer noe nytt eller oppgraderer noe, vil det være organisasjonsdata involvert på en eller annen måte. Hvis du må flytte data fra ett sted eller system til et annet, planlegg for det (og hvordan du skal sjekke at det hele har gjort det OK). Hvis du oppretter nye datakilder, være det et nytt kontorsted eller et programvareprodukt - sørg for at det kan matche data tilbake i selskapets hovedsystemer som planlagt.
I mange tilfeller er den endelige testen i levende miljø. Har teknisk team og dataanalytikere på standby i tilfelle ting ikke trener ganske som du hadde håpet.
10. Planlegg din avslutning
Du vil ikke være en del av dette prosjektet for alltid, så du må vite at du kan gå grasiøst ut. Tanken er å gjøre dispensable, slik at du enkelt kan overgå til et nytt prosjekt. Når bedriften som vanlig kan stå alene, bør du ikke lenger være nødvendig. Planlegg å få det til å skje så fort som mulig!